Cara Mendapatkan Sertifikat Elektronik dan Syarat Pengajuannya

Cara Mendapatkan Sertifikat Elektronik dan Syarat Pengajuannya

Masih bingung bagaimana cara mendapatkan Sertifikat Elektronik (Digital Certificate)? Ketahui syarat pengajuannya dan langkah mudah untuk mendapatkannya di sini.

Bagi para Pengusaha Kena Pajak atau PKP, memiliki sertifikat elektronik adalah sebuah keharusan.

Sebab sertifikat elektronik ini dibutuhkan para PKP dalam mengakses layanan pajak seperti e-Faktur dan permintaan Nomor Seri Faktur Pajak (e-Nofa).

Sertifikat Elektronik merupakan otentikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Dengan begitu, Sertifikat Elektronik pajak berisi tanda tangan elektronik dan identitas si Wajib Pajak (WP) atau PKP.

Sertifikat Elektronik ini digunakan untuk membuat e-Faktur maupun e-Bupot. Bagaimana cara mendapatkan dan syarat pengajuannya, berikut ulasan dari Klikpajak by Mekari.

Pengertian Sertifikat Elektronik

Menurut Pasal 1 Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-04/PJ/2017, Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh DJP atau penyelenggara sertifikat elektronik.

Sementara itu, Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Syarat Mengajukan Sertifikat Elektronik

Untuk mendapatkan Sertifikat Elektronik pajak, seorang PKP harus melayangkan surat permohonan ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat si PKP itu dikukuhkan.

Tidak diperkenankan pengurusan ini dikuasakan ke pihak lain. Adapun dokumen yang harus dilampirkan sebagai berikut:

  1. Memperlihatkan e-KTP/Paspor/KITAS/KITAP asli pengurus kepada petugas
  2. Melampirkan fotocopy e-KTP/Paspor/KITAS/KITAP)
  3. Memperlihatkan Kartu Keluarga asli pengurus kepada petugas dan memberikan salinannya
  4. Pas foto terbaru yang disimpan dalam compact disc (CD) 

Seluruh berkas persyaratan di atas disampaikan ke petugas khusus yang bertugas di Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) di KPP tempat PKP dikukuhkan.

Data-data yang diajukan tersebut haruslah data PKP atau staf perusahaan yang diberikan kewenangan menentukan kebijaksanaan atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan.

Nama staf tersebut juga harus tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik.

Ilustrasi e-KTP untuk mengajukan Sertifikat Elektronik

Dokumen Lain untuk Mengajukan Sertifikat Elektronik

Tak hanya itu, staf atau orang yang dipercaya si PKP itu juga harus menunjukkan surat asli pengangkatan pengurus.

Juga menunjukkan akta asli pendirian perusahaan atau surat asli penunjukan sebagai Badan Usaha Tetap (BUT/permanent establishment) dari perusahaan induk di luar negeri dan menyerahkan fotokopi dokumen tersebut.

a. Jika Berstatus PKP Pusat

Selain persyaratan tersebut, bagi PKP yang berstatus PKP pusat ada persyaratan tambahan, yakni:

  1. Dokumen asli SPT Tahunan PPh Badan
  2. Dokumen asli bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT Tahunan PPh Badan
  3. Nama Pengurus tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan

Note: Segera Lapor SPT Tahunan ‘Online’, Nikmati Penurunan PPh Badan 22% dan 17%

b. Jika Berstatus PKP Tunggal

Bagi PKP dengan status PKP tunggal, dalam arti tidak memiliki cabang, persyaratan tambahan untuk mengajukan surat permintaan sertifikat elektronik antara lain:

  1. Asli Surat Pengangkatan Pengurus
  2. Asli Akta Pendirian Perusahaan
  3. Asli Penunjukan sebagai Bentuk Usaha Tetap (BUT) dari perusahaan induk di luar negeri.
  4. Fotocopy Surat Pengangkatan Pengurus
  5. Fotocopy Akta Pendirian Perusahaan
  6. Fotocopy Penunjukan sebagai BUT dari perusahaan induk di luar negeri

Ilustrasi pengusaha kena pajak yang mengajukan Sertifikat Elektronik

c. Jika Berstatus PKP Cabang

Jika PKP yang mengajukan surat permintaan merupakan PKP cabang, persyaratan tambahan yang harus disertakan antara lain:

  1. Fotocopy SPT Tahunan PPh Badan pusat
  2. Asli penunjukan dari pengurus pusat untuk PKP cabang
  3. Fotocopy penunjukan dari pengurus pusat untuk PKP cabang

Note: Ketentuan Pengusaha Kena Pajak atas Pengukuhan dan Pencabutan Status

d. Jika Berstatus PKP Kerja Sama Operasional 

Bagi PKP yang berstatus kerja sama operasi, berikut persyaratan tambahan yang harus disertakan dalam surat permintaan sertifikat elektronik :

  1. Fotocopy SPT Tahunan PPh seluruh anggota bentuk kerja sama operasi
  2. Asli akta kerja sama operasi
  3. Fotocopy akta kerja sama operasi

e. Instansi Pemerintah

Direktur Jenderal Pajak juga dapat memberikan Sertifikat Elektronik kepada kepada WP instansi pemerintah sepanjang WP telah dikukuhkan sebagai PKP dan memiliki akun Pengusaha Kena Pajak yang telah diaktivasi.

yang berfungsi sebagai otentikasi pengguna layanan perpajakan secara elektronik yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak.

Ilustrasi antrean pengajuan Sertifikat Elektronik secara offline di KPP

Layanan Elektronik yang Disediakan DJP

DJP menyediakan layanan perpajakan secara elektronik yang berfungsi sebagai otentikasi pengguna.

Layanan perpajakan secara elektronik yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak diantaranya berupa:

  1. Permintaan nomor seri Faktur Pajak
  2. Pembuatan Faktur Pajak berbentuk elektronik (e-faktur)
  3. Pembuatan bukti pemotongan atau pemungutan berbentuk elektronik, pembuatan dan pelaporan SPT Masa Pajak Penghasilan (e-bupot)
  4. Pengajuan surat keberatan secara elektronik
  5. Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran pengisian SPT oleh Wajib Pajak secara elektronik
  6. Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran perbuatan Wajib Pajak secara elektronik

Ilustrasi masa berlaku Sertifikat Elektronik

Masa Berlaku Sertifikat Elektronik Hanya 2 Tahun

Masa berlaku Sertifikat Elektronik pajak yang didapat oleh PKP ini berlaku dua tahun dan harus diperpanjang.

Masa berlakunya dihitung per tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh DJP. 

Jika Sertifikat Elektronik pajak tidak diperbarui setelah masa berlaku yang ditentukan, maka autentifikasi Sertifikat Elektronik di aplikasi e-Faktur tidak bisa berjalan dan user atau PKP tidak akan bisa mengunggah Faktur Pajak.

Ilustrasi Sertifikat Elektronik yang kadaluarsa

Cara Memperbarui Sertifikat Elektronik yang Kadaluarsa

Cara memperbarui Sertifikat Elektronik pajak ini sama dengan cara mengajukan pertama kali mengajukan Sertifikat Elektronik.

Caranya, PKP harus kembali mengajukan surat permohonan disertai beberapa persyaratan perpanjangan Sertifikat Elektronik seperti berikut:

  1. Surat permintaan perpanjang Sertifikat Elektronik yang sudah ditandatangani.
  2. Surat pernyataan berisi persetujuan penggunaan surat elektronik DJP yang dilengkapi dengan meterai.
  3. SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir (asli dan fotokopi).
  4. Bukti tanda terima pelaporan SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir (asli dan fotokopi).
  5. Menyertakan kartu identitas seperti KTP/Paspor/KITAS/KITAP pengurus PKP (asli dan fotokopi).
  6. Kartu Keluarga (KK) pengurus PKP (asli dan fotokopi).
  7. Lampirkan pula softcopy foto terbaru dari pengurus PKP.
  8. Siapkan password untuk permintaan nomor seri faktur pajak.

Ilustrasi mengajukan perpanjangan Sertifikat Elektronik

Siapa yang Boleh Mengajukan Perpanjangan Sertifikat Elektronik?

Seluruh proses pengajuan perpanjangan Sertifikat Elektronik harus dilakukan sendiri oleh PKP atau orang yang berwenang menentukan kebijakan perusahaan.

PKP atau staf yang dimaksud adalah yang namanya tertera pada SPT Tahunan PPh badan tahun terakhir.

Dalam memperpanjang sertifikat elektronik, PKP boleh memasukan passphrase yang baru atau berbeda dengan passphrase lama.

Setelah memperpanjang Sertifikat Elektronik, pengurus PKP tidak perlu melakukan registrasi ulang pada aplikasi e-Faktur.

Data-data yang dimiliki PKP juga tidak akan hilang ketika sertifikat elektronik diperbaharui.

Dengan begitu, PKP hanya perlu menghubungkan patch Sertifikat Elektronik baru yang sudah diperpanjang dengan aplikasi e-Faktur.

Ilustrasi mengajukan Sertifikat Elektronik online

Permohonan Sertifikat Elektronik secara ‘Online’

Informasi terbaru, selama masa pencegahan penyebaran Virus Corona atau Covid-19, permohonan Sertifikat Elektronik bisa dilakukan secara online.

Sebab saat ini, layanan di Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) dihentikan sementara. 

Seperti dijelaskan dalam situs resmi DJP, pengajuan Sertifikat Elektronik oleh PKP, yang masa berlaku sertifikat elektroniknya akan habis atau bahkan sudah habis dalam periode pencegahan penyebaran Covid-19, dapat diajukan secara daring (online).

Untuk mengurus Sertifikat Elektronik pajak secara online, PKP atau staf pengambil keputusan di sebuah perusahaan bisa ke situs e-Nofa, lalu input passphrase pada laman e-Nofa.

Selanjutnya, PKP menghubungi KPP terdaftar melalui saluran telepon, e-mail, atau pesan singkat untuk mendapatkan pengesahan dari petugas khusus.

Data yang Harus Disiapkan

Petugas khusus yang bertugas memvalidasi identitas PKP membutuhkan beberapa data, seperti:

  • NPWP, nama, dan alamat, NIP (bagi PKP OP) atau NIK yang mengajukan (bagi PKP badan)
  • Nomor telepon yang terdaftar di akun pajak dan alamat email yang terdaftar di akun pajak

Jika petugas khusus telah meyakini kebenaran identitas PKP, petugas khusus itu baru memberikan persetujuan penerbitan Sertifikat Elektronik.

Berdasarkan Surat Edaran (SE) Dirjen Pajak No.SE-13/PJ/2020, DJP menghentikan sementara layanan tatap muka selama periode pencegahan penyebaran Virus Corona.

Aturan ini berlaku mulai 16 Maret 2020. Layanan perpajakan bagi para wajib pajak bisa dioptimalkan melalui sarana digital yang ada.

Buat Faktur Pajak dengan Cara yang Mudah

Setelah mendapatkan Sertifikat Elektronik, kini saatnya membuat Faktur Pajak elektronik. Pastikan Anda membuat e-Faktur dengan cara mudah.

Caranya, gunakan aplikasi e-Faktur Klikpajak. Karena Anda bisa membuat dan mengelola e-Faktur dalam satu platform saja.

Bahkan, Anda juga bisa menarik data pembukuan perusahaan dari aplikasi akuntansi online Jurnal.id. Tentu saja ini akan semakin mempermudah dan cepat dalam membuat e-Faktur.

Klikpajak.id adalah Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan (PJAP) atau Application Service Provider (ASP) mitra resmi DJP yang disahkan dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-169/PJ/2018.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda dapat mengelola administrasi perpajakan mulai dari:

  • Faktur Pajak Masukan
  • Faktur Pajak Keluaran
  • Membuat Faktur Pajak Retur
  • Mengelola Faktur Pajak Masukan, Keluaran, dan Retur

Anda akan dipandu dengan langkah-langkah penggunaan fitur e-Faktur yang mudah dan sederhana.

Fitur e-Faktur Klikpajak juga memudahkan Anda mengelola Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) dan memperoleh Surat Pemberitahuan PPN sesuai data yang diunggah ke DJP.

Ilustrasi menggunakan fitur e-Faktur 3.0 dengan mekanisme prepopulated

Bisa Gunakan e-Faktur 3.0 Tanpa ‘Install’ Aplikasi Sendiri

Menggunakan e-Faktur Klikpajak, Anda pun bisa memanfaatkan fitur pengisian otomatis atau prepopulated Pajak Masukan, baik dalam bentuk Pemberitahuan Impor Barang (PIB) maupun e-Faktur hingga prepopulated pelaporan SPT Masa Pajak Pertambahan Nilai (PPN) tanpa install sendiri update aplikasi e-Faktur 3.0 pada perangkat komputer.

Gunakan aplikasinya, biar Klikpajak yang mengurus sistemnya untuk mempermudah pembuatan e-Faktur dan pelaporan SPT Masa PPN Anda.

Sebab Klikpajak merupakan aplikasi pajak online berbasis web (web-base) yang didukung dengan teknologi cloud.

Cloud computing atau komputasi awan adalah teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan juga aplikasi pengguna.

Melalui teknologi cloud, Anda bisa menggunakan aplikasi tanpa harus mengunduh (download) dan memasang (install) aplikasi terlebih dahulu.

Sebab sistem cloud yang berbasis web ini memudahkan Anda dalam mengakses data dan informasi melalui internet secara cepat.

Note: Kelebihan e-Faktur 3.0 Dibanding e-Faktur 2.2 dan Cara Lapor SPT Masa PPN dengan Fitur ‘Prepopulated’

Ilustrasi teknologi cloud

Mudah Membuat Bukti Potong di e-Bupot Klikpajak

Bukan hanya mudah mengelola e-Faktur, melalui Klikpajak Anda juga akan dimudahkan dalam pembuatan Bukti Pemotongan PPh Pasal 23/26 melalui e-Bupot.

Seperti diketahui, melalui Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-269/PJ/2020, mulai 1 Agustus 2020 setiap PKP yang terdaftar di KPP Pratama seluruh Indonesia harus membuat bukti potong dan melaporkan SPT masa PPh Pasal 23/26 secara elektronik melalui aplikasi e-Bupot.

Kini, penerapan wajib e-Bupot secara nasional berlaku mulai 1 September 2020 bagi semua wajib pajak yang telah memenuhi ketentuan Pasal 6 dari PER-04/PJ/2017, melalui KEP-368/PJ/2020. Artinya, baik PKP maupun Non PKP harus membuat bukti potong PPh 23/26 di e-Bupot.

Keunggulan e-Bupot Klikpajak

e-Bupot Klikpajak memiliki keunggulan yang bisa Anda manfaatkan untuk membantu bisnis perusahaan, di antaranya:

  • Pengelolaan bukti pemotongan dalam jumlah banyak lebih mudah karena alur pembuatan yang efisien dan ramah penggunaan (user friendly).
  • Penghitungan pajak otomatis pada SPT Masa PPh 23/26.
  • Pengiriman bukti pemotongan pajak langsung ke lawan transaksi.
  • Bukti pemotongan serta pelaporan SPT Masa PPh 23/26 tidak perlu ditandatangani dengan tanda tangan basah.
  • e-Bupot Klikpajak juga memiliki performa yang dapat di-scale upsesuai kebutuhan.
  • Layanansupport pajak yang dapat diandalkan dan tutorial dalam penggunaan aplikasi yang terus diperbarui.
  • Fitur e-Bupot Klikpajak juga menyediakan data untuk kebutuhan rekapitulasi dan rekonsiliasi data Faktur Pajak atas transaksi yang dilakukan.

Note: Pentingnya Bukti Potong dan Panduan Lengkap Penggunaan e-Bupot

Contoh fitur membuat bukti potong PPh 23/26 di e-Bupot Klikpajak

Membuat Kode Billing

Sebelum membayar atau menyetor pajak, Anda perlu mendapatkan Kode Billing atau ID Billing terlebih dahulu dari DJP melalui e-Billing.

Anda bisa menggunakan e-Billing Klikpajak untuk melakukan proses pembayaran pajak tersebut dengan mudah dan cepat.

Sistem e-Billing Klikpajak akan membimbing Anda mengisi Surat Setoran Pajak (SSP) elektronik dengan benar sesuai transaksi.

Anda bisa membuat ID Billing untuk semua jenis Kode Akun Pajak (KAP) dan Kode Jenis Setoran (KJS) dengan mudah dan gratis.

Semua riwayat ID Billing dan SSP akan tersimpan dengan aman sesuai jenis dan masa pajak yang diinginkan.

Begitu juga Nomor Transaksi Penerimaan Negara (NTPN) juga akan disimpan dengan rapi dan aman pada Arsip Pajak di Klikpajak.

Contoh BPE yang diterbitkan Klikpajak resmi dari DJP

Lapor SPT dengan e-Filing Gratis!

Anda dapat memanfaatkan fitur e-Filing Klikpajak untuk melaporkan berbagai jenis Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan/Masa dengan langkah-langkah yang mudah.

Lapor SPT juga gratis selamanya melalui e-Filing Klikpajak. Anda bisa melaporkan semua jenis SPT mulai dari SPT Tahunan Pajak Badan, SPT Masa (Bulanan) Pajak, dan SPT Tahunan Pajak Pribadi.

Setelah menyampaikan SPT Pajak, Anda akan peroleh bukti lapor dalam bentuk elektronik, yakni Bukti Penerimaan Elektronik (BPE) dari DJP, yang berisi:

  • Informasi Nama Wajib Pajak (WP)
  • Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
  • Tanggal pembuatan BPE
  • Jam pembuatan BPE
  • Nomor Tanda Terima Elektronik (NTTE)

Melalui Klikpajak, Anda juga akan mendapatkan NTTE resmi dari DJP sebagai bukti lapor.

Note: Selengkapnya cara mudah membuat Kode Billing dan menyampaikan SPT online lewat e-Filing Klikpajak, lihat langkah-langkahnya di SINI.

Ketahui Batas Waktu Bayar dan Lapor SPT Pajak

Tak perlu bingung kapan waktunya harus bayar lapor pajak untuk menghindari sanksi atau denda telat bayar dan lapor pajak.

Lebih mudah lihat semua jadwal pembayaran dan pelaporan pajak pada kalender saku di Kalender Pajak Klikpajak.

Anda pun tidak perlu keluar masuk aplikasi dari berbagai perangkat komputer Anda, karena fitur Klikpajak terintegrasi yang memudahkan Anda melakukan pembayaran hingga pelaporan pajak hanya dalam satu platform.

Contoh integrasi pembukuan dan akuntansi online Jurnal.id dengan aplikasi pajak online Klikpajak.id

Terintegrasi dengan Aplikasi Akuntansi ‘Online’

Kelebihan lain Klikpajak adalah bisa menarik data langsung dari laporan keuangan pengguna aplikasi akuntansi online Jurnal.id.

Anda semakin mudah dalam membuat dan mengelola e-Faktur serta e-Bupot karena Klikpajak bisa menarik data langsung dari laporan keuangan pengguna aplikasi akuntansi online seperti Jurnal by Mekari – Simple Online Accounting Software.

Ini adalah teknologi canggih berbasis API integration yang membuat proses pengolahan data pajak dari bagian accounting (keuangan) lebih cepat dan mudah.

Sehingga proses pengelolaan pajak jadi makin gampang dan tepat hanya dengan Klikpajak.

Note: Temukan bagaimana integrasi akuntani online Jurnal.id dengan aplikasi pajak online Klikpajak.id semakin memudahkan urusan perpajakan Anda, di SINI.

Data Terlindungi

Tenang, Anda dapat menyimpan berbagai riwayat permbayaran atau bukti pelaporan pajak maupun aktivitas pajak lainnya dengan aman, karena keamanan dan kerahasiaan data terjamin.

Sebab Klikpajak sudah bersertifikat ISO 27001 dari Badan Standar Internasional ISO yang menjamin standar keamanan sistem teknologi informasi.

Sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan bukti bayar atau lapor pajak hilang jika terjadi kerusakan atau kehilangan komputer maupun laptop.

Ilustrasi sistem keamanan teknologi cloud

Tim ‘Support’ Klikpajak Siap Membantu Anda!

“Fitur lengkap Klikpajak membantu mempermudah urusan perpajakan bagi Anda para pelaku usaha, konsultan pajak, maupun bagi Anda yang bekerja pada bagian keuangan atau sebagai tax officer di perusahaan.”

Sebagai mitra resmi DJP, Klikpajak akan membantu Anda dalam menghitung, membayar hingga melaporkan kegiatan perpajakan. Tinggal klik, semua urusan pajak Anda selesai dalam sekejap!

Ingin melihat bagaimana Klikpajak dapat membantu bisnis Anda dalam membuat Faktur Pajak, Bukti Pemotongan Pajak, penyampaian SPT Masa PPN dan aktivitas perpajakan lainnya secara efektif yang dapat menghemat banyak waktu Anda?

“Kami senang berbicara dengan Anda. Jadwalkan demo dan kami dapat menunjukkan caranya. Klikpajak mengerti yang Anda butuhkan.”

Cukup daftarkan email Anda di www.klikpajak.id dan manfaatkan kemudahan dalam mengurus perpajakan Anda mulai dari menghitung, membayar hingga melaporkan pajak hanya dalam satu platform.


PUBLISHED05 Oct 2020
Fitriya
Fitriya

SHARE THIS ARTICLE: