Cara Perpanjang Sertifikat Elektronik dan Cek Masa Berlaku

perpanjangan sertifikat elektronik — Cara Perpanjang Sertifikat Elektronik dan Cek Masa Berlaku

Masa berlaku sertifikat elektronik ada batasnya. Wajib pajak dapat cek expired digital certificate pajak ini dan melakukan cara perpanjang Sertifikat Elektronik secara online dengan mudah.

Pahami berapa lama masa berlaku sertifikat elektronik pajak agar pengelolaan administrasi perpajakan Anda lancar. Mekari Klikpajak akan mengulas seputar kapan sertifikat elektronik kedaluwarsa, cara cek expired, dan cara memperpanjangnya untuk Anda.

Masa Berlaku Sertifikat Elektronik

Sertifikat Elektronik diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) Kementerian Keuangan RI atau penyelenggara Sertifikat Elektronik.

Ketentuan mengenai masa berlaku sertifikat elektronik diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. PER-28/PJ/2015 tentang Tata Cara Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik.

Merujuk Pasal 6 ayat 2 PER-28/PJ/2015 yang sudah diperbarui dengan PER-04/PJ/2020, masa berlaku Sertifikat Elektronik 2 tahun terhitung sejak tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh DJP.

Menjelang masa berlaku Sertifikat Elektronik habis, wajib pajak harus mulai mengurus perpanjangan Sertifikat Elektronik yang baru.

Cara Cek Masa Berlaku Sertifikat Elektronik

Terdapat tiga cara cara cek expired sertifikat elektronik yang bisa menjadi pilihan wajib pajak.

Berikut beberapa pilihan cara mengetahui masa berlaku sertifikat elektronik:

A. Cek pada Browser

1. Menggunakan ‘Google Chrome’

Berikut cara mengecek masa berlaku Sertifikat Elektronik eFaktur apakah sudah kedaluwarsa (expired) atau belum:

Klik menu di pojok kanan atas (titik 3 ke bawah).
Selanjutnya, pilih menu ‘Setting’ dan klik menu ‘Show Advanced Setting’.
Setelah itu, pilih HTTPS/SSL dan klik ‘Manage Certificate’.
Selanjutnya, klik tombol ‘Certificate’, dan Sertifikat Elektronik akan muncul dan Anda bisa melihat ‘Expiration Date’.

2. Jika Menggunakan ‘Mozilla Firefox’

Berikut cara mengetahui masa berlaku sertifikat elektronik e Faktur melalui Mozilla Firefox, ikuti langkah berikut ini:

Pilih menu ‘Option’ pada ujung kanan atas.
Selanjutnya pilih menu ‘Advance’ dan klik menu ‘View Certificate’.
Kemudian, pilih ‘Your Certificate’, dan Anda bisa langsung melihat masa kadaluarsa pada ‘Expired On’.

3. Menggunakan ‘Internet Explorer’

Berikut cara mengecek masa berlaku Sertifikat Elektronik eFaktur melalui Internet Explorer:

Pilih menu ‘Internet Option’, kemudian klik menu ‘Content’.
Selanjutnya klik tombol ‘Certificate’, dan lihat masa berlaku Sertifikat Elektronik e-Faktur Anda pada ‘Expiration Date’.

B. Cek otomatis di Digital Certificate Expiry Notification e-Faktur

Cara cek expired sertifikat elektronik eFaktur secara otomatis dapat melalui aplikasi e-Faktur Mekari Klikpajak.

Sebab e-Faktur Mekari Klikpajak dilengkapi dengan digital certificate expiry notification.

Sehingga Anda dapat mengetahui lebih awal masa berlakunya untuk mempersiapkan perpanjang sertifikat elektronik pajak.

C. Cek pada akun PKP Anda

Berikut cara mengetahui masa berlaku sertifikat elektronik pada akun Pengusaha Kena Pajak (PKP) Anda:

Masuk ke halaman efaktur.pajak.go.id
Kemudian login dengan NPWP dan password Anda
Setelah masuk ke halaman eFaktur, klik menu “DOWNLOAD SERTIFIKAT DIGITAL”
Lalu klik “Unduh”.
Setelah itu akan muncul notifikasi ( digital certificate expiry notification ) atau masa berlaku sertifikat elektronik Anda.

Ketentuan Perpanjangan Sertifikat Elektronik Kedaluwarsa (Expired)

Terkait Sertifikat Elektronik kadaluarsa atau sudah habis masa berlakunya, mengingat proses perpanjangannya sama dengan pengajuan baru, maka permohonan harus memenuhi ketentuan dan syarat yang berlaku.

Perpanjangan Sertifikat Elektronik kedaluwarsa ini harus diurus langsung oleh PKP atau staf yang ditunjuk oleh PKP, seperti direktur atau staf yang namanya tercantum dalam akta PKP.

Proses ini tidak bisa diwakilkan atau dikuasakan pada pihak lain kecuali pengurus (staf perusahaan tersebut).

Pengajuan permintaan sertifikat elektronik baru setidaknya harus memenuhi salah satu alasan berikut ini:

Masa berlaku sertifikat elektronik akan berakhir atau sudah habis
Ada penyalahgunaan pada sertifikat elektronik
Ada potensi terjadinya penyalahgunaan sertifikat elektronik
Lupa frasa sandi atau passphrase sertifikat elektronik atau tidak diketahui
Penyebab lainnya yang membuat wajib pajak harus mengajukan permintaan sertifikat elektronik lagi

Berikut ketentuan perpanjangan Sertifikat Elektronik:

Buat surat permohonan Sertifikat Elektronik yang ditandatangani oleh PKP atau pengurus. Serahkan surat itu secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain.
Pengurus sebagaimana dimaksud adalah:
- Orang yang nyata-nyata mempunyai wewenang ikut menentukan kebijaksanaan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan sebagaimana di maksud dalam UU KUP; dan
- Namanya tercantum dalam SPT tahunan PPh Badan tahun pajak sebelum tahun diajukannya surat permintaan Sertifikat Elektronik.
Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan PPh Badan yang telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik harus sudah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan asli SPT Tahunan PPh Badan beserta bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
Jika pengurus namanya tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan, maka pengurus tersebut harus menunjukkan asli surat pengangkatan pengurus yang bersangkutan dan menunjukkan asli akta pendirian perusahaan atau asli penunjukan sebagai BUT/permanent establishment dari perusahaan induk di luar negeri dan menyerahkan fotokopi dokumen tersebut.
Pengurus harus menunjukkan asli kartu identitas berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan asli Kartu Keluarga (KK), serta menyerahkan fotokopi dokumen tersebut.
Dalam hal pengurus merupakan Warga Negara Asing (WNA) harus menunjukkan asli paspor, asli Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS), atau asli Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP), dan menyerahkan fotokopi dokumen tersebut.
Menyerahkan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam compact disc (CD) sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik.
Seluruh berkas persyaratan di atas disampaikan ke Petugas Khusus yang bertugas di Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) di KPP tempat PKP dikukuhkan.

Syarat Perpanjangan Sertifikat Elektronik

Pihak yang dapat mengajukan perpanjangan sertifikat elektronik yakni wajib pajak yang bersangkutan atau pengurus PKP terkait.

PKP terkait bisa direktur atau orang yang namanya tercantum dalam akta pendirian usaha atau akta PKP.

Pengajuan permintaan sertifikat elektronik tidak dapat diwakilkan, kecuali pihak yang bersangkutan mengalami kondisi tertentu, seperti:

Sakit yang mengharuskan dilakukan perawatan inap.
Sedang menjalani masa hukuman pidana.
Terjadi situasi yang bersifat mendesak, misalnya bencana alam.

Persyaratan perpanjangan sertifikat elektronik pajak secara umum:

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan
NPWP pengurus
Kartu Tanda Penduduk elektronik (e-KTP)/KITA/KITAP dan KK salah satu pengurus
Scan akta pendirian atau akta perubahan terakhir (apabila terdapat perubahan)
Surat atau formulir permohonan sertifikat elektronik melalui e-mail
Surat pernyataan persetujuan penggunaan sertifikat elektronik (bermeterai)
Foto diri dalam bentuk swafoto memegang KTP, NPWP, dan Formulir
Surat Pemberitahuan (SPT) pajak tahunan badan
Nama pengurus harus tercantum dalam SPT Tahunan Badan
Bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT Tahunan Badan

Syarat tambahan bagi pemohon PKP Cabang:

SPT Tahunan PPh Badan pusat
Asli dan fotokopi surat penunjukan dari pengurus pusat untuk PKP cabang

Syarat tambahan bagi pemohon PKP bentuk kerja sama operasi:

SPT Tahunan PPh seluruh anggota bentuk kerja sama operasi
Asli dan fotokopi akta kerja sama operasi

Cara Perpanjang Sertifikat Elektronik Online

Berikut langkah-langkah cara memperpanjang Sertifikat Elektronik secara online melalui laman DJP:

Pengajuan permohonan perpanjangan sertifikat elektronik melalui pada laman e-Nofa (efaktur.pajak.go.id).
Masukkan “passphrase” pada laman e-Nofa.
Kemudian isi data penanggung jawab perusahaan sesuai petunjuk pengisian, lalu klik “proses”.

Cara Perpanjang Sertifikat Elektronik Melalui e-Mail

Berikut langkah-langkah cara perpanjang sertifikat elektronik online melalui email yang ditujukan pada kantor pajak:

Pengajuan perpanjangan sertifikat elektronik melalui email yang dikirim ke KPP tempat wajib pajak terdaftar. Cek alamat email kantor pelayanan pajak pada Daftar Kantor Pelayanan Pajak di Indonesia.
Siapkan dokumen persyaratan perpanjangan sertifikat elektronik yang diperlukan.
Buka email, pada subjek tulis: Permohonan Sertifikat Elektronik (nama wajib pajak).
Pada badan email tuliskan permohonana perpanjangan dengan keterangan tanggal masa berlaku atau expired sertifikat elektronik dan detail pemohonan seperti: Nama PKP, NPWP PKP, Nama Direktur, NPWP Direktur, NIK Direktur, Nomor HP Direktur.
Tuliskan juga dokumen persyaratan perpanjangan yang harus dilampirkan, seperti: Formulir Permohonan Sertifikat Elektronik, softcopy akta pendirian dan/atau akta perubahan. softcopy KTP dan NPWP direktur, softcopy/foto direktur, swafoto KTP dan NPWP yang dipegang oleh direktur, SPT Tahunan yang telah jatuh tempo.
Petugas khusus nantinya akan melakukan validasi identitas PKP tersebut sebagai berikut:
- NPWP, nama, dan alamat tempat tinggal/kedudukan;
- NIP (bagi PKP OP) atau NIK yang mengajukan (bagi PKP Badan);
- Nomor telepon/HP yang terdaftar di akun pajak; dan
- Alamat pos elektronik (email) yang terdaftar di akun pajak.
Jika data-data tersebut sudah terkonfirmasi kebenarannya oleh petugas khusus, maka petugas pajak tersebut akan menerbitkan Sertifikat Elektronik.
Pengusaha Kena Pajak tinggal mengunduh Sertifikat Elektronik itu pada laman e-Nofa.

Cara Perpanjang Sertifikat Elektronik Manual ke KPP

Bagi yang ingin mengajukan perpanjang digital certificate expired secara manual, dapat melakukan langkah-langkah berikut:

Pengurus pajak atau PKP membuat surat permintaan sertifikat elektronik yang sudah ditandatangani
Menyertakan surat pernyataan persetujuan penggunaan surat elektronik Ditjen Pajak
Menyertakan SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir dan salinannya
Melampirkan bukti penerimaan tanda terima pelaporan SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir beserta salinannya
Melampirkan KTP/Paspor/KITAS/KITAP pengurus PKP dan salinannya
Menyertakan Kartu Keluarga (KK) pengurus dan salinannya
Melampirkan softcopy foto terbaru pengurus PKP

Tips Perpanjangan Sertifikat Elektronik Pajak

Perlu diperhatikan, pengurus yang mengajukan perpanjang digital certificate harus orang atau pihak yang memiliki kewenangan dalam penentuan kebijakan perusahaan.

Selain itu, nama pengurus tersebut juga harus tertera pada SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir.

Ketika melakukan pembaruan digital certificate tersebut, PKP atau pengurus juga dapat menggunakan passphrase baru atau berbeda dengan passphrase sebelumnya.

Setelah perpanjangan digital certificate berhasil, WP tidak perlu melakukan registrasi ulang pada aplikasi e-Faktur apabila menggunakan eFaktur desktop DJP, tinggal menggabungkan patch sertifikat elektronik yang sudah diperbarui dengan aplikasi e-Faktur.

Bagaimana jika belum ter-install?

Selain disebabkan karena kedaluwarsa, jika Anda menemukan Sertifikat Elektroniknya tidak dapat digunakan pada aplikasi pajaknya, padahal masih berlaku, bisa jadi karena belum ter-install dengan baik saat melakukan login.

Untuk mengatasi hal ini, cek browser.

Jika memang belum ter-install, maka lakukan instalasi Sertifikat Elektronik tidak valid seperti langkah berikut:

Masuk ke “Setting” pada browser
Masuk ke pilihan “Advance”, pilih “Certificates”
Atau bisa masuk ke “Setting”, lalu cari pada bar pencarian
Setelah itu cari tombol “import” pada Form “Certificates manager”
Cari file Sertifikat Elektronik Anda, tekan tombol “Open”
Instalasi akan berjalan.

Kesimpulan

Masa berlaku Sertifikat Elektronik pajak hanya dua tahun saja. Apabila sudah kedaluwarsa atau expired, maka wajib pajak tidak dapat menggunakan sertifikat digital pajak tersebut untuk melakukan administrasi perpajakan, seperti membuat e-Faktur, e-Bupot, dan lainnya.

Sebelum kedaluwarsa, wajib pajak capat cek masa berlaku sertifikat elektronik dan dapat memperpanjangnya secara online melalui efaktur.pajak.go.id.

Syaratnya, melampirkan akta pendirian dan/atau akta perubahan, melampirkan softcopy KTP dan NPWP pengurus/direktur, softcopy foto direktur, melampirkan swafoto KTP dan NPWP yang dipegang direktur, SPT Tahunan jatuh tempo.

Perpanjangan sertifikat elektronik juga dapat dilakukan melalui email yang ditujukan pada KPP tempat wajib pajak terdaftar.

Perpanjangan sertifikat elektronik hanya membutuhkan waktu sebentar. Pengajuan perpanjangan sertifikat elektronik cuma satu hari langsung jadi.