Sertifikat Elektronik Pajak untuk PKP dan Non PKP

Sertifikat Elektronik pajak wajib dimiliki oleh WP yang berstatus Pengusaha Kena Pajak maupun Non-PKP.

Namun tidak semua wajib pajak Non-PKP, melainkan hanya WP NonPKP yang melakukan aktivitas perpajakan tertentu saja yang diwajibkan mempunya Sertifikat Digital pajak.

Mungkin yang jadi pertanyaan adalah jika sudah ada EFIN, kenapa harus memiliki Sertifikat Elektronik? Bukankah keberadaan e-FIN juga untuk mengakses layanan perpajakan online?

Untuk jawab pertanyaan ini, simak penjelasan dan perbedaan keduanya di bawah ini, Mekari Klikpajak akan mengulasnya untuk Anda.

Apa Perbedaan Surat Elektronik Pajak dan EFIN?

Serupa tapi tak sama. Kendati sama-sama digunakan untuk mengakses layanan perpajakan elektronik, namun ada sejumlah perbedaan antara Sertifikat Elektronik Pajak dengan EFIN yang diatur dalam peraturan perpajakan yang berlaku.

Perbedaan antara Sertifikat Digital Pajak dan eFIN terutama terletak pada subjek pajak / kategori / status wajib pajaknya.

Berikut tabel perbedaan antara Sertifikat Elektronik pajak dan EFIN:

Sehingga wajib pajak pribadi maupun badan di luar yang melakukan aktivitas perpajakan tertentu tersebut hanya membutuhkan e-FIN untuk mengakses aplikasi pelaporan pajak di e-Filing dan bayar pajak melalui aplikasi e-Billing.

Selebihnya, jika ingin membuat e-Faktur, meminta NSFP, dan membuat bukti potong pajak, WP PKP maupun Non-PKP harus memiliki Sertifikat Elektronik pajak terlebih dahulu untuk mengakses layanan perpajakan elektronik tersebut.

Pengertian Sertifikat Digital Pajak

Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh DJP atau penyelenggara sertifikat elektronik.

Hal ini sebagaimana tertuang dalam Pasal 1 Peraturan Direktur Pajak No. PER-04/PJ/2020. tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Administrasi Nomor Pokok Wajib Pajak, Sertifikat Elektronik, dan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak.

Sedangkan yang dimaksud Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Jadi, pengertian Sertifikat Digital Pajak atau Sertifikat Elektronik Pajak adalah otentikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik, yang berisi tanda tangan elektronik dan identitas Wajib Pajak (WP).

Sertifikat Elektronik pajak digunakan untuk Layanan Perpajakan secara Elektronik.

Layanan Perpajakan Elektronik adalah layanan melalui sistem elektronik yang ditentukan dan/atau disediakan oleh DJP atau disediakan oleh pihak lain yang ditunjuk Ditjen Pajak yang digunakan oleh WP untuk melakukan transaksi elektronik dengan DJP.

Mengingat pentingnya Sertifikat Digital pajak bagi Wajib Pajak Badan (WP Badan) maupun Wajib Pajak Pribadi (WP Pribadi) yang sudah dikukuhkan sebagai PKP maupun Non-PKP yang melakukan transaksi perpajakan tertentu, maka memahami administrasi Sertifikat Elektronik pajak ini sangatlah penting.

Dasar Hukum Wajib Sertifikat Elektronik

Awalnya, kewajiban memiliki Sertifikat Elektronik pajak ini hanya diharuskan bagi WP Badan maupun WP Pribadi yang sudah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak atau PKP saja.

Berikut tahapan perubahan regulasi yang mengatur tentang kewajiban memiliki Sertifikat Elektronik pajak dari sebelumnya hanya untuk PKP hingga Non-PKP akhirnya harus memilikinya:

1. Ketentuan memiliki Sertifikat Elektronik dalam PER-28/PJ/2015

Melalui PER-28/PJ/2015, kewajiban memiliki Sertifikat Elektronik pajak hanya untuk PKP.

Dalam Pasal 1 ayat (1) beleid ini disebutkan, Direktorat Jenderal Pajak dapat memberikan Sertifikat Elektronik kepada Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai otentifikasi pengguna layanan perpajakan secara elektronik yang disediakan oleh Direktorat Jendaral Pajak.

2. Ketentuan wajib punya Sertifikat Digital Pajak dalam PER-04/PJ/2020

Melalui PER-04/PJ/2020, WP Non-PKP yang melakukan kewajiban perpajakan tertentu juga diwajibkan memiliki Sertifikat Elektronik pajak untuk dapat mengakses layanan perpajakan elektronik.

Ketentuan yang mengharuskan Non-PKP memiliki Sertifikati Elektronik ini tertuang dalam BAB III tentang Administrasi Sertifikat Elektronik, Bagian Kesatu tentang Pemberian Sertifikat Elektronik, Pasal 40 ayat (4) yang menyebutkan:

Setiap Wajib Pajak yang telah diberikan Sertifikat Elektronik dapat menggunakan Layanan Perpajakan Secara Elektronik sebagai dimaksud pada ayat (2), kecuali Layanan Perpajakan Secara Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dan huruf b.

Bunyi Pasal 40 ayat (2) tersebut adalah Layanan Perpajakan Secara Elektronik dapat berupa:

a. permintaan nomor seri Faktur Pajak;

b. pembuatan Faktur Pajak berbentuk elektronik (e-faktur);

c. pembuatan bukti pemotongan atau pemungutan berbentuk elektronik, pembuatan dan pelaporan SPT Masa Pajak Penghasilan (e-bupot);

d. pengajuan surat keberatan secara elektronik;

e. pengajuan pengungkapan ketidakbenaran pengisian SPI’ oleh Wajib Pajak secara elektronik;

f. pengajuan pengungkapan ketidakbenaran perbuatan Wajib Pajak secara elektronik; dan/atau

g. Layanan Perpajakan Secara Elektronik lainnya yang ditentukan dan/ atau disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak.

Sedangkan Pasal 40 ayat (5) menyebutkan, Wajib Pajak yang telah diberikan Sertifikat Elektronik dapat menggunakan Layanan Perpajakan secara Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dan huruf b, sepanjang Wajib Pajak:

telah dikukuhkan sebagai PKP; dan
memiliki akun PKP yang telah diaktivasi.

Artinya, Pasal 40 ayat (2) dan (4) PER-04/PJ/2020 menegaskan bahwa wajib pajak dalam hal ini Non-PKP dapat diberikan Sertifikat Elektronik selama ia melakukan transaksi yang mengharuskan membuat bukti potong atau melakukan pemungutan dan pelaporan SPT Masa PPh melalui e-Bupot.

Seperti diketahui, pembuatan bukti potong PPh Pasal 4 ayat (2), PPh 15, PPh 22, PPh 23, PPh 26 dan pelaporan SPT Masa PPh Unifikasi wajib melalui aplikasi e-Bupot Unifikasi (diatur dalam PER-23/PJ/2020).

Kemudian pada Pasal 40 ayat (5) tertulis jelas bahwa pemberian Sertifikat Elektronik bagi wajib pajak yang dapat mengelola Faktur Pajak elektronik (e-Faktur) adalah meraka yang telah dikukuhkan sebagai PKP dan akun PKP-nya sudah diaktivasi.

Wajib Pajak Pengguna Sertifikat Elektronik

Dari penjelasan ayat pada pasal PER-04/PJ/2020 tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa WP yang diharuskan memiliki Sertifikat Elektronik pajak adalah sebagai berikut:

1. PKP

Menjadi pengusaha kena pajak atau PKP otomatis wajib punya Sertifikat Elektronik karena melakukan transaksi barang/jasa kena pajak yang hanya diperbolehkan bagi WP PKP saja.

Berikut kriteria wajib pajak PKP yang otomatis harus punya Sertifikat Elektronik:

Wajib Pajak Pribadi (WP pribadi) dan WP Badan
Sudah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP)
PKP membuat Faktur Pajak elektronik dan melaporkan SPT Masa PPN di e-Faktur
Melakukan transaksi yang mengharuskan membuat bukti potong PPh 4 (2), 15, bukti potong PPh 22, 23, 26 dan lapor SPT Masa PPh unifikasi di e-Bupot

2. Non-PKP

Sedangkan wajib pajak yang tidak berstatus pengusaha kena pajak ataupun Non-PKP diwajibkan memiliki Sertifikat Elektronik selama melakukan transaksi perpajakan yang seperti ditetapkan dalam PER-04/PJ/2020 yakni:

WP Pribadi dan WP Badan
Belum dikukuhkan sebagai PKP
Tidak membuat Faktur Pajak
Membuat bukti potong PPh 4 (2), 15, 22, 23, 26 dan lapor SPT Masa PPh unifikasi di e-Bupot

Jadi, kewajiban memiliki Sertifikat Digital pajak atau Sertifikat Elektronik pajak ini bukan hanya bagi PKP yang membuat e-Faktur saja, tapi juga Non-PKP yang telah memiliki kewajiban membuat bukti potong dan melaporkan SPT Masa PPh di e-Bupot.

Fungsi Sertifikat Elektronik Pajak

Seperti yang sudah disinggung di atas, bagi para Pengusaha Kena Pajak atau PKP, memiliki sertifikat elektronik merupakan sebuah keharusan.

Sebab Sertifikat Elektronik pajak ini dibutuhkan untuk mengakses layanan perpajakan elektronik DJP

Adapun layanan perpajakan elektronik sebagaimana disebutkan dalam Pasal 40 BAB III tentang Administrasi Sertifikat Elektronik, Bagian Kesatu tentang Pemberian Sertifikat Elektronik pada PER-04/PJ/2020 tersebut, layanan perpajakan secara elektronik atau Sertifikat Digital Pajak digunakan untuk:

Permintaan NSFP (Nomor Seri Faktur Pajak)
Pembuatan e-Faktur ( Faktur Pajak elektronik )
Pembuatan bukti pemotongan atau pemungutan berbentuk elektronik ( Bukti Potong Pajak elektronik ), pembuatan dan pelaporan SPT Masa Pajak Penghasilan (e-Bupot)
Pengajuan surat keberatan secara elektronik
Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran pengisian SPT Tahunan oleh WP secara elektronik maupun SPT Masa pajak
Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran perbuatan WP secara elektronik
Layanan perpajakan secara elektronik lainnya yang ditentukan dan/atau disediakan oleh DJP.

Syarat Pengajuan

Untuk mendapatkan Sertifikat Elektronik pajak, Anda harus memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Sesuai Pasal 42 ayat (2) huruf d, berikut adalah syarat mengajukan permohonan Sertifikat Elektronik:

1. Menunjukkan asli dan menyerahkan fotokopi dokumen identitas diri berupa:

KTP (Kartu Tanda Penduduk), bagi WNI (Warga Negara Indonesia)
Paspor dan KITAS (Kartu Izin Tinggal Terbatas) atau KITAP (Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP), bagi WNA (Warga Negara Asing)
Kartu NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) atau SKT (Surat Keterangan Terdaftar)

2. Menyerahkan asli Surat Penunjukan dari WP Orang Pribadi jika diwakilkan oleh pihak lain.

Jika Pengajuan Sertifikat Digital Diwakilkan

Apabila pengajuan Sertifikat Elektronik pajak diwakilkan, maka pengurus harus menunjukkan asli dan penyerahkan fotokopi dokumen berupa:

1). Dokumen identitas diri salah satu pengurus, yakni:

Fotokopi KTP dan NPWP, bagi WNI
Fotokopi paspor bagi WNA & fotokopi NPWP jika telah terdaftar sebagai WP

2). Dokumen pendirian Badan Usaha, meliputi:

Akta pendirian atau dokumen pendirian perubahannya, bagi WP Badan selain BUT (Bentuk Usaha tetap)
Surat Keterangan penunjukan dari kantor pusat, bagi BUT

3). SPT Tahunan PPh seluruh anggota Kerja Sama Operasi (Joint Operation) untuk tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan permintaan Sertifikat Elektronik, bagi WP Badan bentuk Kerja Sama Operasi (Joint Operation).

4). Pengurus harus melakukan verifikasi dan autentikasi identitas.

Pengurus dalam hal ini adalah:

Orang yang punya wewenang menentukan kebijakan/mengambil keputusan perusahaan
Namanya tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan Tahun Pajak terakhir, yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan permintaan Sertifikat Elektronik, kecuali untuk cabang
Jika pengurus namanya tidak tercantum dalam SPT tahunan PPh Badan atau akta pendirian atau dokumen pendirian dan perubahannya, pengurus harus menyerahkan fotokopi surat pengangkatan pengurus yang bersangkutan/surat keterangan dari pengurus/pimpinan yang tercantum dalam akta pendirian/dokumen pendirian dan perubahannya dari WP badan yang menjelaskan kedudukan yang bersangkutan sebagai orang yang mempunyai wewenang dalam menentukan kebijakan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan kegiatan perusahaan.

Jika Permintaan Sertifikat Digital oleh Instansi Pemerintah

Apabika permintaah Sertifikat Elektronik pajak secara tertulis oleh Instansi pemerintah, maka ketentuannya sebagai berikut:

1. Permintaan Sertifikat Elektronik diajukan dengan mengisi, menandatangani, dan menyampaikan Formulir Permintaan Sertifikat Elektronik pajak oleh:

Kepala Instansi pemerintah Pusat, kuasa anggaran, atau pejabat yang melaksanakan fungsi tata usaha keuangan pada Instansi Pemerintah Pusat, untuk Instansi Pemerintah Pusat.
Kepala Instansi Pemerintah Daerah/pejabat yang melaksanakan fungsi tata usaha keuangan pada satuan kerja perangkat daerah, untuk Instansi Pemerintah Daerah.
Kepala Desa atau perangkat desa yang melaksanakan pengelolaan keuangan desa berdasarkan keputusan kepala desa, untuk Instansi pemerintah Desa.

2. Pejabat yang mengajukan permohonan Sertifikat Elektronik harus menunjukkan asli dan fotokopi dokumen berupa:

Penunjukan sebagai kepala Instansi Pemerintah Pusat/daerah/desa, kuasa anggaran, atau pejabat yang melaksanakan fungsi atat usaha keuangan pada instani pemerintah pusat/daerah/desa, untuk instansi pemerintah pusat/daerah/desa.

3. Dokumen identitas diri orang pribadi yang ditunjuk

Fotokopi NPWP orang pribadi yang ditunjuk.

5). Pejabat melakukan verifikasi dan autentikasi identitas.

Masa Berlaku Sertifikat Elektronik Hanya 2 Tahun!

Masa berlaku Sertifikat Elektronik pajak hanya berlaku dua tahun dan harus diperpanjang.

Masa berlakunya dihitung per tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh DJP.

Jika Sertifikat Elektronik pajak tidak diperbarui setelah masa berlaku yang ditentukan, maka autentifikasi Sertifikat Elektronik di aplikasi e-Faktur dan tidak bisa berjalan dan wajib pajak tidak akan bisa mengunggah Faktur Pajak.

A. Cara Memperbarui Sertifikat Elektronik yang Kedaluwarsa

Cara memperbarui Sertifikat Elektronik pajak ini sama dengan cara mengajukan pertama kali mengajukan Sertifikat Elektronik.

Caranya, Anda harus kembali mengajukan surat permohonan disertai beberapa persyaratan perpanjangan Sertifikat Elektronik seperti berikut:

Surat permintaan perpanjang Sertifikat Elektronik yang sudah ditandatangani
Surat pernyataan berisi persetujuan penggunaan surat elektronik DJP yang dilengkapi dengan meterai
SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir (asli dan fotokopi).
Bukti tanda terima pelaporan SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir (asli dan fotokopi)
Menyertakan kartu identitas seperti KTP/Paspor/KITAS/KITAP pengurus (asli dan fotokopi)
Kartu Keluarga (KK) pengurus PKP (asli dan fotokopi)
Lampirkan pula softcopy foto terbaru dari pengurus
Siapkan password untuk permintaan nomor seri faktur pajak

B. Siapa yang Boleh Mengajukan Perpanjangan Sertifikat Digital Pajak?

Seluruh proses pengajuan perpanjangan Sertifikat Elektronik harus dilakukan sendiri oleh Wajib Pajak yang bersangkutan atau PKP maupun orang yang berwenang menentukan kebijakan perusahaan.

PKP atau staf yang dimaksud adalah yang namanya tertera pada SPT Tahunan PPh badan tahun terakhir.

Dalam memperpanjang sertifikat elektronik, Wajib Pajak boleh memasukan passphrase yang baru atau berbeda dengan passphrase lama.

Sertifikat Elektronik untuk membuat e-Faktur dan kelola e-Bupot

Setelah memperpanjang Sertifikat Elektronik, wajib pajak atau pengurus tidak perlu melakukan registrasi ulang pada aplikasi e-Faktur maupun e-Bupot.

Data-data yang dimiliki wajib pajak juga tidak akan hilang ketika Sertifikat Elektronik diperbaharui.

Dengan begitu, untuk e-Faktur, Anda hanya perlu menghubungkan patch Sertifikat Elektronik baru yang sudah diperpanjang dengan aplikasi e-Faktur.

C. Permohonan Sertifikat Digital secara Online

Untuk mengurus Sertifikat Elektronik pajak secara online, Wajib Pajak atau WP PKP / Non-PKP ataupun staf pengambil keputusan di sebuah perusahaan bisa membuka situs e-Nofa, lalu input passphrase pada laman e-Nofa.

Selanjutnya, Anda dapat menghubungi KPP terdaftar melalui saluran telepon, e-mail, atau pesan singkat untuk mendapatkan pengesahan dari petugas khusus.

Data yang Harus Disiapkan

Petugas khusus yang bertugas memvalidasi identitas Wajib Pajak atau WP PKP membutuhkan beberapa data, seperti:

NPWP, nama, dan alamat, NIP (bagi PKP OP) atau NIK yang mengajukan (bagi PKP badan)
Nomor telepon yang terdaftar di akun pajak dan alamat email yang terdaftar di akun pajak

Jika petugas khusus telah meyakini kebenaran identitas PKP maupun Non-PKP, petugas khusus itu baru memberikan persetujuan penerbitan Sertifikat Elektronik.

Setelah mengajukan Sertifikat Elektronik, berikutnya yang harus Anda lakukan adalah mengunduh Digital Certificate pajak ini. Berikut Cara Download dan Update Sertifikat Elektronik.

Kesimpulan

Sertifikat Elektronik pajak merupakan identitas wajib pajak yang dikeluarkan oleh DJP untuk mengakses layanan pajak elektronik, namun berbeda dengan EFIN.

Jika Sertifikat Elektronik pajak digunakan oleh wajib pajak badan maupun wajib pajak pribadi yang sudah dikukuhkan sebagai PKP serta Non-PKP yang melakukan kewajiban perpajakan tertentu.

Sedangkan EFIN hanya diperlukan oleh wajib pajak pribadi karyawan / pekerja bebas / pengusaha yang tidak melakukan aktivitas perpajakan tertentu maupun belum dikukuhkan sebagai PKP.

Regulasi yang mewajibkan Non-PKP harus memiliki Sertifikat Elektronik pajak diatur dalam PER-04/PJ/2020.

Setelah memiliki Sertifikat Elektronik pajak, PKP maupun Non-PKP dapat menggunakan fitur e-Faktur untuk kelola Faktur Pajak PPN elektronik dan mengelola PPh Unifikasi di e-Bupot.

Referensi

JDIH Kemenkeu. “Peraturan Dirjen Pajak PER-04/PJ/2020“

JDIH Kemenkeu. “Peraturan Dirjen Pajak PER-23/PJ/2020“

Pajak.gp.od. “Peraturan Dirjen Pajak PER-28/PJ/2015“