Penandatanganan e-Faktur adalah salah satu elemen penting dalam pengelolaan pajak bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP). Meski sudah menggunakan sistem elektronik, penandatangan e-Faktur tetap diperlukan sebagai tanda bukti pemungutan PPN secara sah.
Mekari Klikpajak akan menguraikan siapa saja yang berwenang untuk menandatangani e-Faktur, syarat dan ketentuan yang berlaku, serta prosedur terbaru yang diatur dalam peraturan terkini Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
Siapa saja yang Berwenang Menandatangani e-Faktur?
Sesuai Pasal 4 Ayat (1) Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2014, yang berhak menandatangani Faktur Pajak di aplikasi e-Faktur bukan hanya direktur, tetapi juga pejabat atau staf administrasi yang telah didaftarkan di Kantor Pelayanan Pajak (KPP).
Pejabat atau staf yang bertanggung jawab sebagai penandatangan ini akan terta namanya dalam e-Faktur.
Baca Juga: Cara Mendapatkan Sertifikat Elektronik dan Syarat Pengajuannya
Ketentuan Penandatanganan e-Faktur
Faktur Pajak adalah dokumen penting bagi PKP sebagai bukti pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP) yang dijual.
Pada faktur pajak elektronik atau e-Faktur, prosedur dan legalitas penandatanganannya diatur sama seperti Faktur Pajak manual, namun tanda tangan pada e-Faktur menggunakan tanda tangan digital atau elektronik.
Syarat dan Tata Cara Penandatangan e-Faktur
Berdasarkan Perdirjen Pajak Nomor PER-24/PJ/2014 Pasal 4 Ayat (1) huruf g, beberapa persyaratan dalam penandatanganan e-Faktur adalah:
- Nama penandatangan harus sesuai dengan kartu identitas resmi (KTP, SIM, atau paspor).
- PKP wajib memberitahukan nama penandatangan e-Faktur kepada KPP dan melampirkan contoh tanda tangan serta fotokopi identitas.
- PKP dapat menunjuk lebih dari satu penandatangan.
- Jika penandatangan e-Faktur mengalami perubahan, maka PKP harus menyampaikan pemberitahuan ke KPP.
Baca Juga: Contoh Faktur Pajak Uang Muka dan Pengertian Faktur Uang Muka
Penggunaan Tanda Tangan Digital dalam e-Faktur
Tanda tangan pada e-Faktur adalah tanda tangan digital yang tersimpan dalam QR code.
QR code ini memuat informasi yang dapat divalidasi melalui pemindaian menggunakan aplikasi eFaktur lewat aplikasi scan barcode eFaktur.
Hasil pemindaian akan menunjukkan data penjual, pembeli, nomor faktur, nilai transaksi, dan PPN yang dipungut.
Dengan metode ini, PKP pembeli dapat memeriksa keabsahan e-Faktur dan memastikan bahwa PPN yang dibayarkan disetorkan ke kas negara.
Sudah tahu? Begini cara mudah download dan update Sertifikat Elektronik eFaktur.
Mengganti Penandatangan e-Faktur
Apabila PKP ingin mengganti pejabat atau staf yang bertanggung jawab sebagai penandatangan e-Faktur, prosedurnya cukup sederhana.
PKP cukup mengirim surat pemberitahuan perubahan nama penandatangan ke KPP.
Setelah data baru disetujui, PKP perlu memperbarui aplikasi e-Faktur melalui dua langkah:
- Mengubah nama user pada menu “Referensi” dan pilih “Administrasi User”, lalu ubah nama user dengan nama orang yang ditunjuk menggantikan penandatangan faktur sebelumnya. Setelah nama user dirubah, klik “Daftarkan User”.
- Setelah mendaftarkan user baru, menyesuaikan profil PKP di menu “Management Upload” ke “Profil PKP” dan masuk “Penandatanganan”.
Setelah dua langkah ini dilakukan, maka penandatangan e-Faktur resmi berubah dan bisa digunakan.
Namun apabila PKP mempreview faktur tersebut dan yang keluar tetap nama penandatanganan yang lama, tidak perlu khawatir.
Sebab hal tersebut akan langsung berubah begitu faktur diunggah dan di-approve, di mana nama penandatangan e-Faktur yang baru akan langsung muncul.
Pastikan Data Lengkap dan Sesuai
Setelah penandatanganan e-Faktur berhasil dibuat, selanjutnya PKP dapat membuat Faktur Pajak dan harus memastikan data yang masukkan sudah lengkap dan sesuai.
Hal ini untuk menghindari sanksi administrasi atau bahkan menyebabkan PKP pembeli tidak dapat mengkreditkan PPN.
Pastikan semua data transaksi lengkap, termasuk detail BKP/JKP, data pembeli, jenis barang/jasa, harga jual, PPN, kode seri, dan tanggal faktur.
Kriteria Faktur Pajak Tidak Sah
DJP menjelaskan ada lima kriteria sebuah Faktur Pajak dinyatakan tidak lengkap, di antaranya:
- Faktur pajak tidak diisi lengkap, jelas dan benar.
- Faktur pajak tidak ditandatangani oleh PKP atau pegawai yang ditunjuk PKP untuk menandatangani sesuai dengan prosedur.
- PKP membuat faktur pajak menggunakan Nomor Seri Faktur Pajak (NFSP) ganda/nomor seri yang sama dalam tahun pajak yang sama.
- Kode dan NSFP yang diisi PKP tidak sesuai dengan ketentan yang diatur dalam PER-24/PJ/2012.
- Faktur pajak terlambat dilaporkan kepada kepala KPP tempat PKP dikukuhkan. Keterlambatan pelaporan Faktur pajak ini menyebabkan faktur pajak dianggap tidak lengkap sampai diterimanya pemberitahuan. Aturan mengenai ini termaktub dalam PER-24/PJ/2012.
Faktur pajak tidak lengkap sama artinya dengan faktur pajak cacat, yang yang tercantum dalam PER-13/PJ/2010.
Hanya saja, istilah faktur pajak cacat tidak lagi dipakai karena dianggap tidak sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam UU KUP.
Baca Juga: Persyaratan Mengurus e Faktur untuk Badan
Kesimpulan
Penandatanganan e-Faktur adalah proses penting yang harus dilakukan sesuai ketentuan DJP agar transaksi berjalan lancar dan menghindari sanksi.
PKP memiliki opsi untuk menunjuk staf administrasi sebagai penandatangan, selama mengikuti prosedur yang berlaku.
Dengan teknologi digital dan QR code, e-Faktur kini lebih mudah divalidasi, meningkatkan keamanan transaksi dan kepercayaan PKP pembeli terhadap pengelolaan PPN.
Aplikasi pajak online Mekari Klikpajak dapat membantu memudahkan pengelolaan e-Faktur Anda, memastikan semua proses, dari pembuatan hingga pelaporan, berjalan efektif.
Pengelolaan faktur pajak juga semakin cepat karena terintegrasi dengan akuntansi online Mekari Jurnal.
Referensi
Pajak.go.id. “Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. PE-16/PJ/2018 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pelaporan Faktur Pajak Berbentuk Elektronik“
Pajak.go.id. “Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-13/PJ/2010“
