Siapa Saja Penandatangan e-Faktur? Ketahui di Sini

Siapa Saja Penandatangan e-Faktur? Cek di Sini

Mungkin bagi sebagian wajib pajak terutama Pengusaha Kena Pajak (PKP), ada yang belum memahami prinsip penandatanganan e-Faktur dalam aplikasi e-Faktur. Siapa saja yang bisa menandatangani atau penandatangan e-Faktur?

Tentu saja, tidak bisa sembarang orang untuk dapat membubuhkan tanda tangan pada e-Faktur. Ada ketentuan yang berlaku mengenai siapa saja yang boleh menandatanganinya.

Ingin mengetahui siapa saja penandatangan e-Faktur ini, berikuk ulasan dari Klikpajak by Mekari.

Orang yang Boleh Menandatangani e-Faktur

Seperti diatur dalam pasal 4 Ayat (1) Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2014, yang bisa menandatangani Faktur Pajak di aplikasi e-Faktur adalah pejabat atau staf administrasi (tidak harus direktur) yang akan mengupload e-Faktur.

Dengan begitu staf administrasi, yang namanya tercantum dalam Faktur Pajak, harus didaftarkan ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) sebagai Penandatangan Faktur Pajak.

Faktur Pajak adalah bukti pemungutan pajak pada PKP, yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP). 

Ketika PKP menjual suatu barang atau jasa kena pajak, ia harus menerbitkan Faktur Pajak sebagai tanda bukti dirinya telah memungut pajak dari orang yang telah membeli barang atau jasa kena pajak tersebut. 

Kendati sekarang sudah ada Faktur Pajak elektronik atau e-Faktur, penandatangan e-Faktur tetap diperlukan.

Sama halnya dengan Faktur Pajak manual, dalam Faktur Pajak elektronik atau e-Faktur juga diharuskan menyertakan nama penandatangan.

Nama penandatangan e-Faktur ini diperlukan untuk menunjukan pejabat atau staf administrasi yang ditunjuk oleh PKP sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pelaporan e-Faktur.

Pada dasarnya, prosedur dan legalitas antara Faktur Pajak manual dan e-Faktur, sama. Dengan begitu, aturan mengenai penandatangan Faktur Pajak dan penandatangan e-Faktur juga sama.

Bedanya, jika tanda tangan pada Faktur Pajak manual adalah tanda tangan basah, maka tanda tangan pada e-Faktur adalah tanda tangan elektronik atau tanda tangan digital.

Ilustrasi tanda tangan elektronik oleh penandatangan e-Faktur

Syarat dan Tata Cara Penandatangan e-Faktur

Aturan soal penandatangan e-Faktur ini mengacu pada Perdirjen Pajak Nomor PER-24/PJ/2014 Pasal 4 Ayat (1) huruf g.

Dalam aturan itu disebutkan e-Faktur harus mencantumkan keterangan nama dan tanda tangan yang berhak menandatangani Faktur Pajak.

Poin lain yang tercantum dalam PER-24/PJ/2014 seperti berikut:

  1. Penandatangan e-Faktur harus sesuai dengan nama di kartu identitas yang sah, yakni KTP, SIM atau paspor, yang berlaku.
  2. PKP harus menyampaikan pemberitahuan kepada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP dikukuhkan terkait nama penandatangan e-Faktur, disertai contoh tanda tangan. Penyampaian surat pemberitahuan ini juga disertai dengan fotokopi kartu identitas pejabat atau staf administrasi yang ditunjuk sebagai penandatangan e-Faktur.
  3. Terkait penandatangan e-Faktur, PKP berhak menunjuk lebih dari 1 orang pejabat atau staf administrasi sebagai penandatangan e-Faktur.
  4. Jika penandatangan e-Faktur mengalami perubahan, maka PKP harus menyampaikan pemberitahuan kepada KPP.

Note: Cara Mendapatkan Sertifikat Elektronik dan Syarat Pengajuannya

Tanda Tangan Digital

Dari aspek legalitas tanda tangan e-Faktur sama dengan tanda tangan pada Faktur Pajak manual.

Tanda tangan pada e-Faktur juga harus disertakan dalam pembuatan dan pelaporan e-Faktur.

Tanda tangan pada e-Faktur adalah tanda tangan digital.

Bentuk tanda tangan e-Faktur ini tersimpan dalam QR code, yang juga menyimpan informasi terkait alamat situs untuk memvalidasi data yang ada pada Faktur Pajak.

Penggunaan QR code sebagai tanda tangan e-Faktur ini, cukup dengan pemindaian lewat aplikasi scan barcode.

Setelah kode dipindai, akan muncul link situs untuk melakukan validasi keabsahan data dengan server e-Faktur Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Pada situs yang dimasuki, nantinya akan tertera data-data, seperti identitas penjual, pembeli, nomor faktur, nilai barang dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

Penerima faktur bisa melakukan pengecekan dan mengkonfirmasi e-Faktur yang disampaikan.

Penggunaan QR code sebagai tanda tangan e-Faktur juga membuat PKP pembeli terlindungi dari praktik-praktik curang.

Karena dengan melakukan pemindaian QR code, PKP pembeli bisa yakin bahwa PPN yang ia bayarkan benar-benar disetorkan kepada negara.

Ilustrasi mengganti penandatangan e-Faktur

Bagaimana jika Mau Mengganti Penandatangan e-Faktur?

Untuk mengubah pejabat atau staf administarasi penandatangan e-Faktur tidak rumit.

Caranya, PKP harus mengirimkan surat pemberitahuan perubahan nama pejabat atau pegawai yang bertugas sebagai penandatangan e-Faktur kepada KPP tempat PKP tersebut dikukuhkan.

Setelah surat pemberitahuan tersebut diterima dan nama pejabat atau pegawai yang bertugas sebagai penandatangan e-Faktur, resmi terdaftar di DJP, maka PKP harus melakukan perubahan dalam aplikasi e-Faktur, supaya aplikasi bisa dipergunakan oleh orang yang ditunjuk.

Note: Kelebihan e-Faktur 3.0 Dibanding e-Faktur 2.2: Update e-Faktur

Tata cara mengubah penandatangan e-Faktur dalam aplikasi e-Faktur ada dua langkah, yaitu:

  • Pertama, masuk ke menu “Referensi” dan ke “Administrasi User”. Dalam menu “Administrasi User ” ini, ubah nama user dengan nama orang yang ditunjuk menggantikan penandatangan faktur sebelumnya. Setelah nama user dirubah, klik “Daftarkan User”.
  • Kedua, setelah mendaftarkan user baru, yang harus dilakukan adalah mengubah profil PKP di menu “Management Upload” ke “Profil PKP” dan masuk “Penandatanganan”.

Setelah dua langkah ini dilakukan, maka penandatangan e-Faktur resmi berubah dan bisa digunakan.

Namun apabila PKP mempreview faktur tersebut dan yang keluar tetap nama penandatanganan yang lama, tidak perlu khawatir.

Sebab hal tersebut akan langsung berubah begitu faktur diunggah dan di-approve, di mana nama penandatangan e-Faktur yang baru akan langsung muncul.

Ilustrasi memastikan data dalam penandatangan e-Faktur benar dan sesuai

Pastikan Data Benar

Ketika hendak mengunggah Faktur Pajak melalui aplikasi e-Faktur, pastikan pula data yang diisi sudah benar dan lengkap.

Dalam pasal 5 PER 24/PJ/2012, sebuah Faktur Pajak dikatakan lengkap apabila memuat keterangan mengenai:

  • Penyerahan Barang Kena Pajak atau Penyerahan Jasa Kena Pajak (BKP/JKP)
  • Mencantumkan data yang menyerahkan BKP/JKP, data pembeli, jenis barang atau jasa, harga jual, jumlah PPN dan PPnBM (Pajak Penjualan Atas Barang Merah) yang dipungut, kode nomor seri serta tanggal pembuatan Faktur Pajak.

Faktur pajak yang tidak lengkap bisa membuat PKP terkena sanksi administrasi dari DJP berupa denda sebesar 2% dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP).

Selain itu, Faktur Pajak tidak lengkap juga membuat PKP pembeli tidak dapat mengkreditkan PPN yang tercantum di dalam Faktur Pajak, di mana hal ini tertuang dalam pasal 9 ayat 2b dan ayat 8(8) huruf f UU PPN.

Faktur pajak tetap tidak dapat dikreditkan meski kesalahan berada di luar kekuasaan dan kehendak pembeli seperti kesalahan pengisian nomor seri dan tanda tangan pejabat.

Kriteria Faktur Pajak Tidak Sah

DJP menjelaskan ada lima kriteria sebuah Faktur Pajak dinyatakan tidak lengkap, diantaranya:

  1. Faktur pajak tidak diisi lengkap, jelas dan benar.
  2. Faktur pajak tidak ditandatangani oleh PKP atau pegawai yang ditunjuk PKP untuk menandatangani sesuai dengan prosedur.
  3. PKP membuat faktur pajak menggunakan Nomor Seri Faktur Pajak (NFSP) ganda/nomor seri yang sama dalam tahun pajak yang sama.
  4. Kode dan NSFP yang diisi PKP tidak sesuai dengan ketentan yang diatur oleh PER-24/PJ/2012.
  5. Faktur pajak terlambat dilaporkan kepada kepala KPP tempat PKP dikukuhkan. Keterlambatan pelaporan Faktur pajak ini menyebabkan faktur pajak dianggap tidak lengkap sampai diterimanya pemberitahuan. Aturan mengenai ini termaktub dalam PER-24/PJ/2012.

Note: Contoh Faktur Pajak Uang Muka dan Pengertian Faktur Uang Muka

Faktur pajak tidak lengkap sama artinya dengan faktur pajak cacat, yang yang tercantum dalam PER-13/PJ/2010.

Hanya saja, istilah faktur pajak cacat tidak lagi dipakai karena dianggap tidak sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam UU KUP.

Jika sudah memahami bagaimana ketentuan penandatanganan e-Faktur ini, kini saatnya Anda membuat Faktur Pajaknya dengan cara yang praktis.

Anda bisa membuat e-Faktur dengan mudah dan cepat di Klikpajak.id.

Klikpajak adalah Penyedia Jasa Apikasi Perpajakan (PJAP) atau Application Service Provider (ASP) mitra resmi DJP yang disahkan dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-169/PJ/2018.

Contoh fitur e-Faktur Klikpajak

Kenapa Membuat e-Faktur di Klikpajak Sangat Mudah dan Praktis?

Anda dapat membuat Faktur Pajak dengan cara yang sangat praktis, karena fitur e-Faktur Klikpajak terintegrasi dalam satu platform.

Sehingga Anda dapat mengelola Faktur Pajak Masukan, Pajak Keluaran, Pajak retur dan lainnya dengan sangat mudah.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda dapat mengelola Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) dan memperoleh Surat Pemberitahuan PPN sesuai data yang diunggah ke DJP.

Bahkan pembuatan dan pengelolaan e-Faktur Anda semakin cepat karena salah satu kelebihan Klikpajak adalah terintegrasi dengan aplikasi akuntansi online Jurnal by Mekari – Simple Online Accounting Software.

Ini adalah teknologi canggih berbasis API integration yang membuat proses pengelolaan data pajak dari bagian keuangan (accounting) lebih cepat dan mudah.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda bisa menarik data langsung dari pembukuan atau laporan keuangan Jurnal.id tanpa harus keluar masuk platform lagi.

Tentu saja, hal ini semakin menghemat waktu Anda, bukan?

Bukan hanya itu, melalui Klikpajak Anda juga langsung dapat memanfaatkan fitur prepopulated e-Faktur 3.0 tanpa install sendiri pada perangkat komputer Anda.

Karena Klikpajak merupakan aplikasi pajak online berbasis web (web-based) sehingga update sistem e-Faktur terbaru dari DJP sudah otomatis dilakukan oleh PJAP.

“Gunakan aplikasinya, biar Klikpajakyang mengurus sistemnya untuk memudahkan pembuatan e-Faktur dan pelaporan SPT Masa PPN Anda!”

Ingin mengetahui bagaimana Anda semakin dimudahkan dengan integrasi e-Faktur Klikpajak dengan Jurnal.id, selengkapnya baca di SINI.

Ilustrasi sistem e-Faktur 3.0

Data Anda Terlindungi

Tenang, Anda dapat menyimpan berbagai riwayat permbayaran atau bukti pelaporan pajak maupun aktivitas pajak lainnya dengan aman, karena keamanan dan kerahasiaan data terjamin.

Sebab Klikpajak sudah bersertifikat ISO 27001 dari Badan Standar Internasional ISO yang menjamin standar keamanan sistem teknologi informasi.

Sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan bukti bayar atau lapor pajak hilang jika terjadi kerusakan atau kehilangan komputer maupun laptop.

Contoh fitur e-Bupot Klikpajak

Fitur Lengkap Klikpajak

Bukan hanya memudahkan Anda membuat Faktur Pajak di e-Faktur, Klikpajak juga dilengkapi dengan fitur lainnya, seperti:

  • Aplikasi e-Bupot untuk membuat Bukti Potong PPh Pasal 23/26
  • Aplikasi e-Billing untuk memudahkan Anda membuat kode Billing dan membayar kewajiban pajak Anda
  • Aplikasi e-Filing yang memudahkan Anda melaporkan Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan/Masa PPh maupun PPN

Dengan aplikasi Klikpajak pula, Anda tidak perlu khawatir kelupaan dan telat bayar atau lapor pajak. Karena Anda bisa menghindari sanksi atau denda dengan melihat semua jadwal pembayaran dan pelaporan pajak pada kalender saku di Kalender Pajak Klikpajak.

Tim Support Klikpajak Selalu Siap Membantu Anda!

“Fitur lengkap Klikpajak membantu mempermudah urusan perpajakan bagi Anda para pelaku usaha, konsultan pajak, maupun bagi Anda yang berprofesi pada bagian keuangan atau sebagai tax officer di perusahaan.”

Sebagai mitra resmi DJP, Klikpajak akan membantu Anda dalam menghitung, membayar hingga melaporkan kegiatan perpajakan Anda. Tinggal klik, semua urusan pajak Anda beres, selesai dalam sekejap.

Ingin melihat bagaimana Klikpajak dapat membantu bisnis atau aktivitas Anda dalam membuat Faktur Pajak, Bukti Pemotongan pajak, penyampaian SPT Tahunan/Masa PPh dan PPN, serta berbagai aktivitas perpajakan lainnya secara efektif yang dapat menghemat banyak waktu Anda?

“Jangan segan menghubungi kami, karena kami senang berbicara dengan Anda. Jadwalkan demo dan kami dapat menunjukkan caranya. Klikpajak mengerti yang Anda butuhkan.”

Cukup daftarkan email Anda di www.klikpajak.id dan temukan bagaimana Anda bisa melakukan urusan pajak dengan sangat menyenangkan. Lebih mudah dari sekadar yang Anda bayangkan.


PUBLISHED09 Oct 2020
Fitriya
Fitriya

SHARE THIS ARTICLE: