Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak: Contoh, Bentuk dan Penggunaannya pada e-Faktur

Spesimen tanda tangan Faktur Pajak adalah hal yang krusial dalam proses membuat dan melaporkan Faktur Pajak. Ketahui contoh, bentuk dan penggunaannya pada e-Faktur.

Ketentuan mengenai hal ini diatur Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan RI dalam Peraturan PER-13/PJ/2010, yang diubah menjadi PER-65/PJ/2010 dan akhirnya PER-24/PJ/2012. 

Dalam beleid itu dinyatakan bahwa Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis nama pejabat yang berhak menandatangani Faktur Pajak disertai dengan contoh tanda tangannya.

Contoh tanda tangan di sini merujuk pada spesimen tanda tangan di Faktur Pajak. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), spesimen artinya contoh atau sampel.

Penjelasan lengkap mengenai spesimen tanda tangan Faktur Pajak dan penggunaannya pada e-Faktur, berikut ulasan dari Klikpajak by Mekari.

Apa itu Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak?

Spesimen tanda tangan dalam hal ini berguna sebagai bukti dalam mengurus perpajakan suatu perusahaan, yang dipegang oleh pejabat yang ditunjuk

Siapa orang yang berhak ditunjuk itu?

Orang tersebut rupanya tidak harus selalu Direktur atau Wakil Direktur. 

Dalam PER-24/PJ/2012 Pasal 13 Ayat (2) disebutkan bahwa PKP wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis identitasnya atau pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak dilampirkan dengan contoh tanda tangannya dan fotokopi KTP pejabat atau pegawai itu. 

Pemberitahuan tersebut harus dinyatakan dalam bentuk:

“Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak” dan diserahkan pada petugas berwenang di Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) untuk disahkan.

Pada ayat selanjutnya di PER-24/PJ/2012 Pasal 13 disebutkan bahwa seorang PKP bisa menunjuk lebih dari satu orang untuk menandatangani Faktur Pajak.

Dengan begitu, pihak yang menandatangani Faktur Pajak ini bisa siapa saja dalam lingkup perusahaan, bahkan pegawai administrasi pun boleh, selama sudah memberitahukan ke KPP dan melampirkan spesimen tanda tangannya.

Apabila PKP hendak mengganti atau terjadi perubahan pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani Faktur Pajak, maka PKP harus kembali mengirimkan surat pemberitahuan ke KPP.

Ini adalah hal penting karena jika tidak, Faktur Pajak yang dibuat akan masuk kategori Faktur Pajak tidak lengkap.

Spesimen Tanda Tangan di Aplikasi e-Faktur

Seperti Faktur Pajak manual, Faktur Pajak elektronik atau e-Faktur juga harus disertakan tanda tangan.

Maka saat menggunakan aplikasi e-Faktur, PKP juga harus menyertakan spesimen tanda tangan pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak.

Hal ini diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak PER-16/PJ/2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pelaporan Faktur Pajak Elektronik.

Untuk prosedur legalitas penyampaian penandatangan Faktur Pajak, baik itu Faktur Pajak manual maupun e-Faktur, hampir sama.

Keduanya sama-sama harus melampirkan spesimen tanda tangan Faktur Pajak dan harus menyampaikan surat pemberitahuan penunjukan pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak.

Prosedur yang sama jika ada perubahan orang yang menandatangani Faktur Pajak itu.

Sedangkan yang sedikit berbeda, dalam e-Faktur tidak ada tanda tangan basah sehingga gantinya adalah kode QR (Quick Response).

Untuk penggunaan aplikasi e-Faktur, disyaratkan pula mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik oleh pegawai atau pejabat yang ditunjuk PKP.

Hal lain yang perlu diketahui soal Faktur Pajak adalah WNA (orang asing) boleh menandatangani Faktur Pajak dengan ketentuan telah melapor ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP itu terdaftar.

Syarat lain adalah menyerahkan fotokopi paspor yang sudah dilegalisasi dari kedutaan besar negara yang bersangkutan di Indonesia.

Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak: Penggunaannya pada e-FakturIlustrasi spesimen tanda tangan Faktur Pajak

Contoh Kasus

Kasus 1:

Dalam invoice sebuah transaksi ada persyaratan untuk memberikan spesimen tanda tangan Faktur Pajak.

Seperti apa contoh atau bentuk spesimennya?

Untuk permasalahan seperti tersebut, Faktur Pajak sendiri saat ini sudah tidak dibubuhkan tanda tangan karena sudah divalidasi dengan barcode pada setiap Faktur Pajak.

Kasus 2:

PT AAA berdiri sejak 1996 dan sudah mendapatkan pengukuhan Pengusaha Kena Pajak pada 1997.

Akan tetapi, tidak ada penyerahan specimen tanda tangan untuk Faktur Pajak karena penandatangannya termasuk pemimpin PT AAA yang mengajukan Pengukuhan PKP.

Apabila sampai sekarang tidak juga memberikan specimen penandatangan karena tidak ada perubahan pimpinan, apakah semua Faktur Pajak yang sudah diterbitkan sampai sekarang menjadi cacat?

Untuk kasus tersebut bisa merujuk pada Pasal 10 ayat (5) PER 13 tahun 2010. Itu artinya, faktur pajak yang diterbitkan PT tersebut, cacat.

Sedangkan untuk Faktur Pajak yang diterbitkan sebelum PER 159 tahun 2006 berlaku, maka Faktur Pajak dikategorikan tidak cacat.

Note: Cara ‘Install’ Sertifikat Elektronik Pajak

Kasus 3: 

Apakah specimen tanda tangan faktur pajak setelah beralih ke e-faktur masih diperlukan? Jawabnya, masih.

Sebab jika terjadi pemeriksaan dan nama penanda-tangan faktur tidak terdapat di spesimen, maka ini bisa dianggap faktur cacat dan bisa kena sanksi.

Jika petugas pajak sangat jeli, maka tanggal pembuatan faktur pun akan ikut diperiksa, termasuk benar-tidaknya penandatangan berada di indonesia saat faktur tersebut ditandatangani.

Kasus 4: 

Saat mendaftar sebagai administrasi e-Faktur, direktur A yang didaftarkan menjadi petugas administrasi itu.

Nama penandatangan di profil Pengusaha Kena Pajak juga direktur A.

Ketika dilakukan penggantian menjadi direktur B, muncul kendala database e-Faktur dengan user admin direktur B dan data Faktur Pajak PPN menjadi kosong, padahal database yang dibuka sama, hanya user login saja yang berbeda.

Bagaimana ini?

Untuk permasalahan itu harus dilakukan penggantian nama penandatangan Faktur Pajak di aplikasi e-Faktur, di mana dokumen pengajuan pergantian pejabat penandatangan Faktur Pajak ini harus diajukan ke KPP. Hal ini sesuai pula dengan Peraturan PER-24/PJ/2012.

Note: Contoh Faktur Pajak Uang Muka dan Pengertian Faktur Uang Muka.

Kasus 5: 

Secara legalitas akta perusahaan PT AAA pada Juni 2018 terjadi perubahan kepengurusan, dimana direktur A yang selaku penandatangan SPT dan faktur pajak, digantikan oleh direktur B.

Namun pihak perusahaan belum melakukan perubahan pada administrasi perpajakan, seperti melaporkan perubahan data wajib pajak, melaporkan spesimen penandatangan Faktur Pajak.

Apakah ada sanksi jika perusahaan terlambat melaporkan perubahan data?

Untuk kasus seperti itu, kembali ke Pasal 13 ayat (4) dan (6) PER-24/PJ/2012 stdtd. PER-17/PJ/2014.

Pasal itu berbunyi, jika terjadi perubahan pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak, maka PKP wajib menyampaikan;

Pemberitahuan secara tertulis atas perubahan tersebut kepada Kepala KPP paling lambat pada akhir bulan berikutnya sejak bulan pejabat/pegawai pengganti mulai menandatangani Faktur Pajak.

Sedangkan ayat 6 menyebut jika PKP tidak memberi tahu atau terlambat menyampaikan pemberitahuan ke Kepala KPP tempat Pengusaha itu dikukuhkan, maka Faktur Pajak yang diterbitkan oleh PKP sampai dengan diterimanya pemberitahuan merupakan Faktur Pajak Tidak Lengkap.

Pengusaha atau PKP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d, huruf e, atau huruf f masing-masing, selain wajib menyetor pajak yang terutang, dikenai sanksi administrasi berupa denda sebesar 2%dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP).

Faktur Pajak yang ditandatangani oleh pejabat/pegawai yang tidak berhak menandatangani Faktur Pajak dianggap tidak lengkap sehingga dapat dikenakan sanksi sanksi administrasi berupa denda sebesar 2% dari DPP.

Berikut ini contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak, yang bisa dijadikan referensi.

Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak: Penggunaannya pada e-Faktur

Agar lebih mudah membuat dan mengelola e-Faktur serta perlaporan Surat Pemberitahuan (SPT) Masa Pajak Pertambahan Nilai (PPN), gunakan aplikasi pajak online Klikpajak.id.

Klikpajak.id adalah Penyedia Jasa Apikasi Perpajakan (PJAP) atau Application Service Provider (ASP) mitra resmi DJP yang disahkan dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-169/PJ/2018.

Ingat, sebelum membuat Faktur Pajak elektronik, harus memiliki NSFP yang diajukan melalui e Nofa Pajak.

Membuat e-Faktur Tanpa ‘Instal’ Aplikasi e-Faktur 3.0

Seperti diketahui, per 1 Oktober 2020, DJP telah mewajibkan pengguna e-Faktur client desktop harus update e-Faktur 3.0 karena e-Faktur 2.2 telah ditutup.

Perbedaan e-Faktur 3.0 dan e-Faktur 2.2.

Tahukah, Anda dapat lebih mudah dan praktis menggunakan e-Faktur Klikpajak karena Anda tidak perlu ribet harus menginstall aplikasi maupun backup data e-Faktur ke komputer lain terlebih dahulu.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda tidak perlu repot-repot download patch terbaru e-Faktur ini karena Anda bisa langsung menggunakannya dan memanfaatkan fitur prepopulated e-Faktur.

“Gunakan aplikasnya, biar Klikpajak yang mengurus sistemnya untuk mempermudah pembuatan e-Faktur hingga pelaporan SPT Masa PPN Anda.”

Sebab aplikasi e-Faktur online Klikpajak mengadopsi sistem berbasis web dengan teknologi cloud. Memudahkan Anda dalam mengakses data dan informasi melalui internet kapan pun dan di mana saja.

Cloud computing atau komputasi awan adalah teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan juga aplikasi pengguna.

Melalui teknologi cloud, Anda bisa menggunakan aplikasi tanpa harus mengunduh (download) dan memasang (install) aplikasi terlebih dahulu.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda dapat mengelola Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) dan memperoleh Surat Pemberitahuan PPN sesuai data yang diunggah ke DJP.

Bahkan pembuatan dan pengelolaan e-Faktur Anda semakin cepat karena salah satu kelebihan Klikpajak adalah terintegrasi dengan aplikasi akuntansi online Jurnal by Mekari – Simple Online Accounting Software.

Ini adalah teknologi canggih berbasis API integration yang membuat proses pengelolaan data pajak dari bagian keuangan (accounting) lebih cepat dan mudah.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda bisa menarik data langsung dari pembukuan atau laporan keuangan Jurnal.id tanpa harus keluar masuk platform lagi.

Tentu saja, hal ini semakin menghemat waktu Anda, bukan?

Cara Membuat e-Faktur dan Pelaporan SPT Masa PPN

Jadi, kemudahan berlipat Anda dapatkan dengan menggunakan e-Faktur Klikpajak adalah:

  • Langsung menggunakan aplikasi e-Faktur tanpainstall terlebih dahulu
  • Tidak perluinput data satu per satu secara manual saat membuat e-Faktur karena bisa langsung menarik data transaksi dari laporan keuangan ‘online’
  • Membuat e-Faktur dan menyampaikan SPT Masa PPN lebih praktis dengan sistem yang terintegrasi dengan Jurnal.id

Lebih jelasnya bagaimana cara membuat:

  • Cara membuat Faktur Keluaran
  • Membuat Faktur Pengganti
  • Cara membuat Faktur Pajak Pembatalan
  • Membuat Faktur Pajak Retur
  • Cara menghapus ‘Draft’ Faktur Pajak

Selengkapnya, lihat di sini Panduan Lengkap Membuat Faktur Pajak Elektronik di e-Faktur

 

Kategori : Perencanaan Pajak

PUBLISHED19 Oct 2020
Fitriya
Fitriya

SHARE THIS ARTICLE: