Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak: Penggunaannya pada e-Faktur

Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak: Contoh, Bentuk dan Penggunaannya pada e-Faktur

Spesimen tanda tangan Faktur Pajak adalah hal yang krusial dalam proses membuat dan melaporkan Faktur Pajak. Ketahui contoh, bentuk dan penggunaannya pada e-Faktur.

Ketentuan mengenai hal ini diatur Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan RI dalam Peraturan PER-13/PJ/2010, yang diubah menjadi PER-65/PJ/2010 dan akhirnya PER-24/PJ/2012. 

Dalam beleid itu dinyatakan bahwa Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis nama pejabat yang berhak menandatangani Faktur Pajak disertai dengan contoh tanda tangannya.

Contoh tanda tangan di sini merujuk pada spesimen tanda tangan di Faktur Pajak. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), spesimen artinya contoh atau sampel.

Penjelasan lengkap mengenai spesimen tanda tangan Faktur Pajak dan penggunaannya pada e-Faktur, berikut ulasan dari Klikpajak by Mekari.

Apa itu Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak?

Spesimen tanda tangan dalam hal ini berguna sebagai bukti dalam mengurus perpajakan suatu perusahaan, yang dipegang oleh pejabat yang ditunjuk

Siapa orang yang berhak ditunjuk itu?

Orang tersebut rupanya tidak harus selalu Direktur atau Wakil Direktur. 

Dalam PER-24/PJ/2012 Pasal 13 Ayat (2) disebutkan bahwa PKP wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis identitasnya atau pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak dilampirkan dengan contoh tanda tangannya dan fotokopi KTP pejabat atau pegawai itu. 

Pemberitahuan tersebut harus dinyatakan dalam bentuk:

“Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak” dan diserahkan pada petugas berwenang di Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) untuk disahkan.

Pada ayat selanjutnya di PER-24/PJ/2012 Pasal 13 disebutkan bahwa seorang PKP bisa menunjuk lebih dari satu orang untuk menandatangani Faktur Pajak.

Dengan begitu, pihak yang menandatangani Faktur Pajak ini bisa siapa saja dalam lingkup perusahaan, bahkan pegawai administrasi pun boleh, selama sudah memberitahukan ke KPP dan melampirkan spesimen tanda tangannya.

Apabila PKP hendak mengganti atau terjadi perubahan pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani Faktur Pajak, maka PKP harus kembali mengirimkan surat pemberitahuan ke KPP.

Ini adalah hal penting karena jika tidak, Faktur Pajak yang dibuat akan masuk kategori Faktur Pajak tidak lengkap.

Ilustrasi contoh spesimen tanda tangan Faktur Pajak

Spesimen Tanda Tangan di Aplikasi e-Faktur

Seperti Faktur Pajak manual, Faktur Pajak elektronik atau e-Faktur juga harus disertakan tanda tangan.

Maka saat menggunakan aplikasi e-Faktur, PKP juga harus menyertakan spesimen tanda tangan pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak.

Hal ini diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak PER-16/PJ/2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pelaporan Faktur Pajak Elektronik.

Untuk prosedur legalitas penyampaian penandatangan Faktur Pajak, baik itu Faktur Pajak manual maupun e-Faktur, hampir sama.

Keduanya sama-sama harus melampirkan spesimen tanda tangan Faktur Pajak dan harus menyampaikan surat pemberitahuan penunjukan pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak.

Prosedur yang sama jika ada perubahan orang yang menandatangani Faktur Pajak itu.

Sedangkan yang sedikit berbeda, dalam e-Faktur tidak ada tanda tangan basah sehingga gantinya adalah kode QR (Quick Response).

Untuk penggunaan aplikasi e-Faktur, disyaratkan pula mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik oleh pegawai atau pejabat yang ditunjuk PKP.

Hal lain yang perlu diketahui soal Faktur Pajak adalah WNA (orang asing) boleh menandatangani Faktur Pajak dengan ketentuan telah melapor ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP itu terdaftar.

Syarat lain adalah menyerahkan fotokopi paspor yang sudah dilegalisasi dari kedutaan besar negara yang bersangkutan di Indonesia.

Ilustrasi spesimen tanda tangan Faktur Pajak

Contoh Kasus

Kasus 1:

Dalam invoice sebuah transaksi ada persyaratan untuk memberikan spesimen tanda tangan Faktur Pajak.

Seperti apa contoh atau bentuk spesimennya?

Untuk permasalahan seperti tersebut, Faktur Pajak sendiri saat ini sudah tidak dibubuhkan tanda tangan karena sudah divalidasi dengan barcode pada setiap Faktur Pajak.

Kasus 2:

PT AAA berdiri sejak 1996 dan sudah mendapatkan pengukuhan Pengusaha Kena Pajak pada 1997.

Akan tetapi, tidak ada penyerahan specimen tanda tangan untuk Faktur Pajak karena penandatangannya termasuk pemimpin PT AAA yang mengajukan Pengukuhan PKP.

Apabila sampai sekarang tidak juga memberikan specimen penandatangan karena tidak ada perubahan pimpinan, apakah semua Faktur Pajak yang sudah diterbitkan sampai sekarang menjadi cacat?

Untuk kasus tersebut bisa merujuk pada Pasal 10 ayat (5) PER 13 tahun 2010. Itu artinya, faktur pajak yang diterbitkan PT tersebut, cacat.

Sedangkan untuk Faktur Pajak yang diterbitkan sebelum PER 159 tahun 2006 berlaku, maka Faktur Pajak dikategorikan tidak cacat.

Note: Cara ‘Install’ Sertifikat Elektronik Pajak

Kasus 3: 

Apakah specimen tanda tangan faktur pajak setelah beralih ke e-faktur masih diperlukan? Jawabnya, masih.

Sebab jika terjadi pemeriksaan dan nama penanda-tangan faktur tidak terdapat di spesimen, maka ini bisa dianggap faktur cacat dan bisa kena sanksi.

Jika petugas pajak sangat jeli, maka tanggal pembuatan faktur pun akan ikut diperiksa, termasuk benar-tidaknya penandatangan berada di indonesia saat faktur tersebut ditandatangani.

Kasus 4: 

Saat mendaftar sebagai administrasi e-Faktur, direktur A yang didaftarkan menjadi petugas administrasi itu.

Nama penandatangan di profil Pengusaha Kena Pajak juga direktur A.

Ketika dilakukan penggantian menjadi direktur B, muncul kendala database e-Faktur dengan user admin direktur B dan data Faktur Pajak PPN menjadi kosong, padahal database yang dibuka sama, hanya user login saja yang berbeda.

Bagaimana ini?

Untuk permasalahan itu harus dilakukan penggantian nama penandatangan Faktur Pajak di aplikasi e-Faktur, di mana dokumen pengajuan pergantian pejabat penandatangan Faktur Pajak ini harus diajukan ke KPP. Hal ini sesuai pula dengan Peraturan PER-24/PJ/2012.

Note: Contoh Faktur Pajak Uang Muka dan Pengertian Faktur Uang Muka.

Kasus 5: 

Secara legalitas akta perusahaan PT AAA pada Juni 2018 terjadi perubahan kepengurusan, dimana direktur A yang selaku penandatangan SPT dan faktur pajak, digantikan oleh direktur B.

Namun pihak perusahaan belum melakukan perubahan pada administrasi perpajakan, seperti melaporkan perubahan data wajib pajak, melaporkan spesimen penandatangan Faktur Pajak.

Apakah ada sanksi jika perusahaan terlambat melaporkan perubahan data?

Untuk kasus seperti itu, kembali ke Pasal 13 ayat (4) dan (6) PER-24/PJ/2012 stdtd. PER-17/PJ/2014.

Pasal itu berbunyi, jika terjadi perubahan pejabat/pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak, maka PKP wajib menyampaikan;

Pemberitahuan secara tertulis atas perubahan tersebut kepada Kepala KPP paling lambat pada akhir bulan berikutnya sejak bulan pejabat/pegawai pengganti mulai menandatangani Faktur Pajak.

Sedangkan ayat 6 menyebut jika PKP tidak memberi tahu atau terlambat menyampaikan pemberitahuan ke Kepala KPP tempat Pengusaha itu dikukuhkan, maka Faktur Pajak yang diterbitkan oleh PKP sampai dengan diterimanya pemberitahuan merupakan Faktur Pajak Tidak Lengkap.

Pengusaha atau PKP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d, huruf e, atau huruf f masing-masing, selain wajib menyetor pajak yang terutang, dikenai sanksi administrasi berupa denda sebesar 2%dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP).

Faktur Pajak yang ditandatangani oleh pejabat/pegawai yang tidak berhak menandatangani Faktur Pajak dianggap tidak lengkap sehingga dapat dikenakan sanksi sanksi administrasi berupa denda sebesar 2% dari DPP.

Berikut ini contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak, yang bisa dijadikan referensi.

Agar lebih mudah membuat dan mengelola e-Faktur serta perlaporan Surat Pemberitahuan (SPT) Masa Pajak Pertambahan Nilai (PPN), gunakan aplikasi pajak online Klikpajak.id.

Klikpajak.id adalah Penyedia Jasa Apikasi Perpajakan (PJAP) atau Application Service Provider (ASP) mitra resmi DJP yang disahkan dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-169/PJ/2018.

Membuat e-Faktur Tanpa ‘Instal’ Aplikasi e-Faktur 3.0

Seperti diketahui, per 1 Oktober 2020, DJP telah mewajibkan pengguna e-Faktur client desktop harus update e-Faktur 3.0 karena e-Faktur 2.2 telah ditutup.

Perbedaan e-Faktur 3.0 dan e-Faktur 2.2.

Tahukah, Anda dapat lebih mudah dan praktis menggunakan e-Faktur Klikpajak karena Anda tidak perlu ribet harus menginstall aplikasi maupun backup data e-Faktur ke komputer lain terlebih dahulu.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda tidak perlu repot-repot download patch terbaru e-Faktur ini karena Anda bisa langsung menggunakannya dan memanfaatkan fitur prepopulated e-Faktur.

“Gunakan aplikasnya, biar Klikpajak yang mengurus sistemnya untuk mempermudah pembuatan e-Faktur hingga pelaporan SPT Masa PPN Anda.”

Sebab aplikasi e-Faktur online Klikpajak mengadopsi sistem berbasis web dengan teknologi cloud. Memudahkan Anda dalam mengakses data dan informasi melalui internet kapan pun dan di mana saja.

Cloud computing atau komputasi awan adalah teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan juga aplikasi pengguna.

Melalui teknologi cloud, Anda bisa menggunakan aplikasi tanpa harus mengunduh (download) dan memasang (install) aplikasi terlebih dahulu.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda dapat mengelola Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) dan memperoleh Surat Pemberitahuan PPN sesuai data yang diunggah ke DJP.

Bahkan pembuatan dan pengelolaan e-Faktur Anda semakin cepat karena salah satu kelebihan Klikpajak adalah terintegrasi dengan aplikasi akuntansi online Jurnal by Mekari – Simple Online Accounting Software.

Ini adalah teknologi canggih berbasis API integration yang membuat proses pengelolaan data pajak dari bagian keuangan (accounting) lebih cepat dan mudah.

Melalui e-Faktur Klikpajak, Anda bisa menarik data langsung dari pembukuan atau laporan keuangan Jurnal.id tanpa harus keluar masuk platform lagi.

Tentu saja, hal ini semakin menghemat waktu Anda, bukan?

Contoh membuat Faktur Pajak dan melaporkan SPT Masa PPN di e-Faktur Klikpajak

Cara Membuat e-Faktur dan Pelaporan SPT Masa PPN

Jadi, kemudahan berlipat Anda dapatkan dengan menggunakan e-Faktur Klikpajak adalah:

  • Langsung menggunakan aplikasi e-Faktur tanpainstall terlebih dahulu
  • Tidak perluinput data satu per satu secara manual saat membuat e-Faktur karena bisa langsung menarik data transaksi dari laporan keuangan ‘online’
  • Membuat e-Faktur dan menyampaikan SPT Masa PPN lebih praktis dengan sistem yang terintegrasi dengan Jurnal.id

Untuk mengetahui bagaimana cara membuat e-Faktur, bayar PPN dan melaporkan SPT Masa PPN, lihat tutorialnya di SINI.

Lebih jelasnya bagaimana cara membuat:

  • Cara membuat Faktur Keluaran
  • Membuat Faktur Pengganti
  • Cara membuat Faktur Pajak Pembatalan
  • Membuat Faktur Pajak Retur
  • Cara menghapus ‘Draft’ Faktur Pajak

Selengkapnya, lihat di sini Panduan Lengkap Penggunaan e-Faktur ‘Online’

Ilustrasi membuat e-Faktur dan lapor SPT Masa PPN

Bisa Membuat Bukti Potong PPh 23/26 di e-Bupot Klikpajak

Klikpajak juga dilengkapi fitur e-Bupot yang memudahkan Anda menerbitkan Bukti Potong dan mengelola bukti pemotongan dalam jumlah banyak lebih mudah.

Bahkan fitur e-Bupot yang semakin memudahkan Anda membuat bukti pemotongan PPh Pasal 23/26 dan melaporkan SPT PPh 23/26 melalui e-Bupot dengan menarik data langsung dari laporan keuangan elektronik.

Wajib e-Bupot

Seperti diketahui, baik WP Pengusaha Kena Pajak (PKP) maupun Non-PKP yang melakukan transaksi yang mengharuskan membuat bukti pemotongan PPh 23/26 wajib menggunakan e-Bupot mulai 1 Oktober untuk masa pajak September 2020.

Wajib e-Bupot bagi WP PKP dan Non-PKP ini diatur dalam Kepdirjen Nomor KEP-368/PJ/2020 tentang Penetapan Pemotong PPh Pasal 23/26 yang Diharuskan Membuat Bukti Pemotongan dan Diwajibkan Menyampaikan SPT Masa PPh Pasal 23/26 Berdasarkan PER-04/PJ/2017.

Keunggulan e-Bupot Klikpajak

Berikut keunggulan e-Bupot Klikpajak yang dapat membantu bisnis perusahaan:

  • Pengelolaan bukti pemotongan dalam jumlah banyak lebih mudah karena alur pembuatan yang efisien dan ramah penggunaan (user friendly).
  • Penghitungan pajak otomatis pada SPT Masa PPh 23/26.
  • Pengiriman bukti pemotongan pajak langsung ke lawan transaksi.
  • Bukti pemotongan serta pelaporan SPT Masa PPh 23/26 tidak perlu ditandatangani dengan tanda tangan basah.
  • Bukti pemotongan dan bukti pelaporan tersimpan aman, baik di PJAP dan DJP karena Klikpajak menggunakan teknologi cloud. Sehingga tak perlu khawatir bukti potong dan lapor pajak hilang jika terjadi kerusakan atau kehilangan komputer maupun laptop karena Anda tetap bisa mengaksesnya di mana pun.
  • e-Bupot Klikpajak juga terintegrasi dengan sistem pembukuan akuntansi online Jurnal.id,sehingga semakin mudah dalam pembuatan bukti potong.
  • e-Bupot Klikpajak juga memiliki performa yang dapat di-scale upsesuai kebutuhan.
  • Layanan support pajak yang dapat diandalkan dan tutorial dalam penggunaan aplikasi yang terus diperbarui.
  • Fitur e-Bupot Klikpajak juga menyediakan data untuk kebutuhan rekapitulasi dan rekonsiliasi data faktur pajak atas transaksi yang dilakukan.

Contoh fitur membuat bukti potong PPh 23/26 di e-Bupot Klikpajak

Bisa Membuat Kode Billing Sekaligus Bayar Pajak di e-Billing Klikpajak

Sebelum menyetor pajak, Anda perlu mendapatkan Kode Billing atau ID Billing terlebih dahulu dari DJP melalui e-Billing.

Anda juga bisa membuat Kode Billing sebagai syarat yang harus dipenuhi pada saat akan melakukan pembayaran pajak dengan mudah di Klikpajak.

Anda bisa membuat Kode Billing untuk semua jenis Kode Akun Pajak (KAP) dan Kode Jenis Setoran (KJS) dengan mudah dan gratis.

Semua riwayat ID Billing dan SSP akan tersimpan dengan aman sesuai jenis dan masa pajak yang diinginkan.

Begitu juga Nomor Transaksi Penerimaan Negara (NTPN) juga akan disimpan dengan rapi dan aman pada Arsip Pajak di Klikpajak.

Sistem e-Billing akan membimbing Anda mengisi Surat Setoran Pajak (SSP) elektronik dengan benar sesuai transaksi.

“Klikpajak akan menerbitkan ID Billing Anda resmi dari DJP dan Anda dapat langsung membayar pajak tanpa harus keluar dari platform.”

Karena e-Billing Klikpajak terintegrasi dengan bank persepsi yang ditunjuk DJP untuk menerima pembayaran/setoran pajak.

Setelah pembayaran pajak selesai, Anda akan langsung menerima Bukti Penerimaan Elektronik (BPE) resmi dari DJP.

Note: Langkah-langkah cara membuat Kode Billing dan Bayar Billing, selengkapnya lihat di SINI.

Contoh fitur e-Billing Klikpajak

Lapor SPT di e-Filing Klikpajak Gratis!

Melalui e-Filing Klikpajak, Anda dapat melaporkan semua jenis SPT Tahunan/Masa PPh dengan langkah-langkah yang mudah.

Lapor SPT pajak di e-Filing Klikpajak juga gratis selamanya, seperti:

  • SPT Tahunan Pajak Badan
  • SPT Masa (Bulanan) Pajak
  • SPT Tahunan Pajak Pribadi

Setelah menyampaikan SPT Pajak, Anda akan peroleh bukti lapor dalam bentuk elektronik, yakni Bukti Penerimaan Elektronik (BPE) dari DJP, yang berisi:

  • Informasi Nama Wajib Pajak (WP)
  • Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
  • Tanggal pembuatan BPE
  • Jam pembuatan BPE
  • Nomor Tanda Terima Elektronik (NTTE)

Melalui Klikpajak, Anda juga akan mendapatkan NTTE resmi dari DJP sebagai bukti lapor.

Ketahui Batas Waktu Bayar dan Lapor SPT Pajak

Tak perlu bingung kapan waktunya harus bayar dan lapor pajak.

Hindari sanksi atau denda telat bayar dan lapor pajak, lebih mudah lihat semua jadwal pembayaran dan pelaporan pajak pada kalender saku di Kalender Pajak Klikpajak

Data Terlindungi

Anda dapat nyaman menggunakan aplikasi Klikpajak karena keamanan dan kerahasiaan data terjamin.

Sebab Klikpajak sudah bersertifikat ISO 27001 dari Badan Standar Internasional ISO yang menjamin standar keamanan sistem teknologi informasi.

Ilustrasi sistem keamanan cloud yang terjamin

Makin Praktis karena Terhubung dengan Jurnal.id

Agar semakin mudah dan praktis dalam melakukan administrasi perpajakan Anda, gunakan juga pembukuan dan laporan keuangan dalam aplikasi akuntansi online Jurnal.id.

Karena aplikasi pajak online Klikpajak.id terintegrasi dengan aplikasi akuntansi online Jurnal.id.

Anda dapat menarik data transaksi dalam laporkan keuangan untuk langsung dibuatkan Faktur Pajaknya maupun Bukti Pemotongan pajaknya serta langsung saat diperlukan untuk melaporkan SPT pajaknya dengan cepat dalam satu platform.

Integrasi dengan Jurnal by Mekari ini merupakan teknologi canggih berbasis API integration yang membuat proses pengolahan data pajak dari bagian keuangan (accounting) lebih cepat dan mudah.

Proses pengelolaan pajak pun jadi makin gampang dan tepat hanya dengan Klikpajak.

Note: Ingin mengetahui bagaimana kemudahan dalam pengelolaan administrasi perpajakan Anda dari integrasi Klikpajak dan Jurnal.id, selengkapnya baca di SINI.

Tim Support Klikpajak Selalu Siap Membantu Anda!

“Fitur lengkap Klikpajak membantu mempermudah urusan perpajakan bagi Anda para pelaku usaha, konsultan pajak, maupun bagi Anda yang berprofesi pada bagian keuangan atau sebagai sebagai tax officer di perusahaan.”

Sebagai mitra resmi DJP, Klikpajak akan membantu Anda dalam menghitung, membayar hingga melaporkan kegiatan perpajakan Anda.

Tinggal klik, semua urusan pajak Anda selesai dalam sekejap!

Ingin melihat bagaimana Klikpajak dapat membantu bisnis atau aktivitas Anda dalam membuat Faktur Pajak, Bukti Pemotongan pajak, penyampaian SPT Tahunan/Masa PPh dan PPN, serta berbagai aktivitas perpajakan lainnya secara efektif yang dapat menghemat banyak waktu Anda?

“Jangan segan menghubungi kami, karena kami senang berbicara dengan Anda. Jadwalkan demo dan kami dapat menunjukkan caranya. Klikpajak mengerti yang Anda butuhkan.”

Cukup daftarkan email Anda di www.klikpajak.id dan temukan bagaimana Anda dapat melakukan urusan pajak dengan sangat menyenangkan. Lebih mudah dari sekadar yang Anda bayangkan.


PUBLISHED19 Oct 2020
Fitriya
Fitriya

SHARE THIS ARTICLE: