Kesiapan Data Pajak Perusahaan: Insight Compliance dari Tax Manager Perusahaan Ritel Terbesar di Indonesia

Banyak tim pajak di perusahaan besar yakin data mereka sudah siap: laporan rutin terbit tepat waktu, faktur pajak lengkap, rekonsiliasi berjalan seperti biasa. Tapi kesiapan yang terlihat di permukaan tidak selalu sama dengan kesiapan yang lolos uji ketika pemeriksa pajak datang, atau ketika perusahaan mengajukan klaim restitusi bernilai besar.

Sermin E. N. Situmorang, Tax Manager salah satu perusahaan ritel terbesar di Indonesia, yang sudah lebih dari satu dekade menangani pajak lintas industri, dalam wawancara bersama tim Mekari Klikpajak, berbagi praktik compliance pajak yang sesungguhnya terjadi di lapangan, termasuk titik rawan yang sering luput dari radar tim finance dan manajemen.

Ilusi Kesiapan: Rapi di Atas Kertas, Belum Tentu Lolos di Lapangan

Menurut Sermin, salah satu jebakan paling umum adalah asumsi bahwa data sudah “aman” hanya karena dokumen sudah lengkap.

Kenyataannya, ketidaksesuaian kecil bisa muncul kapan saja, misalnya nominal di invoice berbeda dengan nominal di faktur pajak, sehingga transaksi tidak bisa diproses hingga vendor menerbitkan faktur pajak pengganti.

Masalah lain yang kerap terjadi: dokumen pendukung terlambat dikirim vendor, padahal kredit pajak punya batas waktu klaim. Begitu lewat tiga bulan sejak tanggal terbit, maka prosedur pengkreditan faktur pajak menjadi lebih panjang. Misalnya, harus dilaporkan pada SPT Masa PPN pembetulan, atau bisa saja dilakukan pembatalan.

Ada juga persoalan yang lebih halus: deskripsi transaksi yang tidak konsisten. Contohnya, bulan ini tertulis “tagihan listrik Mei PT ABC”, bulan berikutnya cuma “biaya listrik Juni”, yang mana perbedaan redaksional sekecil ini bisa menjadi celah bagi pemeriksa untuk menelusuri lebih dalam, meski transaksinya sebenarnya sederhana.

Sermin juga mencontohkan kasus miskomunikasi antar tim: faktur pajak yang sudah dibatalkan secara akuntansi, tapi tetap dilaporkan karena informasi pembatalannya belum sampai ke tim pajak. Hasilnya, perusahaan jadi kelebihan bayar di SPT (Surat Pemberitahuan) Pajak.

Kasus semacam ini ternyata bukan hanya dialami satu-dua perusahaan. Direktorat Jenderal Pajak (DJP) sendiri mengonfirmasi adanya persoalan sinkronisasi serupa pada sistem Coretax: faktur pajak yang sudah dibatalkan di sistem e-Faktur lama, tapi statusnya masih tercatat aktif di Coretax karena proses migrasi data yang belum sepenuhnya mulus.

Kondisi ini membuat banyak wajib pajak mengalami ketidaksesuaian yang persis seperti digambarkan Sermin, yang mana bukti bahwa celah semacam ini adalah risiko sistemik, bukan sekadar kelalaian satu perusahaan.

Baca Juga: Cara Pilih Tarif Pajak Perusahaan yang Tepat

Ekspektasi Manajemen: Bukan Sekadar Lapor Tepat Waktu

Di level manajemen, ekspektasi terhadap fungsi pajak sebenarnya cukup jelas: harus patuh (compliance), datanya lengkap (completeness), dan semua dilakukan tepat waktu (timely report).

Tidak ada toleransi untuk keterlambatan pelaporan maupun pembayaran. Perusahaan umumnya menetapkan target rasio pengembalian pajak (tax return) di atas 95%.

Namun, target setinggi itu hanya bisa tercapai jika data dari setiap divisi sudah lengkap sejak awal, bukan baru dilengkapi di tengah atau akhir proses.

“Ekspektasi manajemen itu compliance, completeness, dan timely report – zero tolerance untuk keterlambatan pelaporan maupun pembayaran. Tax return kita targetkan di atas 95 persen, tapi itu cuma bisa tercapai kalau data dari user sudah lengkap dan akurat.” — Sermin E. N. Situmorang, Tax Manager dari salah satu Perusahaan Ritel Terbesar di Indonesia.

Ia juga mencatat, frekuensi SP2DK (Surat Permintaan Penjelasan atas Data dan/atau Keterangan) dari otoritas pajak belakangan meningkat, sejalan dengan target penerimaan pajak yang semakin agresif, menjadi alasan lain mengapa kesiapan data tidak bisa ditunda-tunda.

Data resmi DJP mengonfirmasi tren ini: sepanjang 2024, kasus pajak di seluruh Indonesia menangani sekira 688 ribu SP2DK, dan hanya dalam paruh pertama 2026 jumlahnya sudah mencapai sekira 250 ribu surat baru, seiring target penerimaan pajak nasional yang terus dipatok tinggi setiap tahun.

Pola yang Berulang: Mengapa Masalah Data Pajak Selalu Mirip

Dari pengalamannya lintas industri, Sermin melihat pola yang berulang di banyak bisnis, terutama yang baru berkembang, yakni filosofi “jualan dulu, urusan administrasi belakangan”. Pola pikir ini membuat banyak transaksi dicatat tanpa mempertimbangkan apakah sudah sesuai regulasi perpajakan yang berlaku.

Ia menilai, kesalahan paling sering terjadi pada penerapan pasal pemotongan pajak yang keliru, misalnya transaksi yang seharusnya kena PPh Pasal 4 ayat (2) malah dipotong dengan tarif PPh 23. Selisih tarif ini baru terlihat saat pemeriksaan, koreksinya bisa dihitung mundur hingga maksimum dua tahun.

Sektor yang paling rentan menurutnya adalah bisnis jasa, karena variasi tarifnya paling banyak, mulai dari PPh 21, 22, 23, hingga 26, sehingga ruang untuk salah klasifikasi juga lebih besar.

Batas waktu dua tahun ini bukan angka sembarangan. Berdasarkan Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP), sanksi administratif atas kekurangan bayar akibat kesalahan semacam ini dihitung berdasarkan tarif sanksi bunga administrasi perpajakan per bulan, dengan batas maksimum 24 bulan.

Artinya, makin lama kesalahan klasifikasi tarif tidak terdeteksi, makin besar pula sanksi bunga yang harus ditanggung perusahaan.

Titik Rawan: Bagian Data yang Paling Sering Meleset

Ditanya soal bagian data mana yang paling sering tidak akurat, jawaban Sermin konsisten: tarif pajak. Disusul deskripsi transaksi yang terlalu singkat atau tidak jelas, sehingga sulit ditelusuri ulang. Apalagi jika pemeriksa menanyakan transaksi dari lima tahun lalu.

“Data yang paling sering tidak akurat itu pertama tarif pajaknya, dan yang tak kalah penting adalah penjelasan transaksinya. sederhananya, ketika mencatat penjelasan transaksi, seharusnya bukan cuma tim pajak atau akuntansi yang bisa memahami transaksi tersebut.” — Sermin E. N. Situmorang, Tax Manager dari salah satu Perusahaan Ritel Terbesar di Indonesia.

Sementara mismatch antara data pajak dan laporan keuangan, menurutnya, relatif jarang terjadi di perusahaan dengan sistem review berlapis, biasanya baru muncul masalah saat ada jenis transaksi yang benar-benar baru dan belum pernah ditangani sebelumnya.

Baca Juga: Penerapan Pajak Perusahaan Cabang dan Ketentuannya

Akar Masalah: Proses Manual dan Kesenjangan Kesadaran Antar Divisi

Saat diminta menilai seberapa besar peran proses manual dalam menyebabkan masalah data pajak, Sermin memberi skor 5 dari 10 — porsi yang cukup signifikan untuk memicu human error, terutama ketika volume dan kompleksitas transaksi terus bertambah.

Skala persoalan ini terlihat jelas di level nasional. Menteri Keuangan Sri Mulyani pada masanya pernah menyebut sistem Cortex yang menaungi lebih dari 8 miliar transaksi pajak sebagai salah satu sistem paling kompleks yang pernah dibangun pemerintah, dan otoritas pajak sendiri mencatat puluhan kendala teknis sejak sistem ini diluncurkan awal 2025. Kompleksitas serupa, dalam skala yang lebih kecil, adalah yang dihadapi setiap tim pajak perusahaan sehari-hari.

Di luar soal sistem, ada faktor manusia yang menurutnya jauh lebih krusial: kesadaran tim non-pajak terhadap kebutuhan compliance.

Ia mencontohkan bagaimana tim seperti marketing — yang punya target dan tenggat sendiri — kerap menganggap kelengkapan dokumen sebagai penghambat, bukan kebutuhan.

Pada saat pemeriksaan pajak, maupun sengketa pajak di pengadilan pajak, kelengkapan dokumen fisik dengan meterai dan tanda tangan basah adalah bukti yang diakui sah.

Tanpa dokumen yang sah, koreksi fiskal dan denda pajak menjadi konsekuensi yang sulit dihindari, termasuk berpotensi mengurangi nilai restitusi pajak.

Risiko yang Paling Sering Tidak Disadari: Kecepatan Regulasi Berubah

Bagi Sermin, risiko terbesar yang jarang disadari manajemen bukan soal jumlah transaksi atau kerumitan bisnis, melainkan kecepatan mengikuti perubahan regulasi.

Perubahan regulasi perpajakan bisa terjadi beberapa kali dalam setahun, dan yang menentukan bukan kondisi hari ini, tapi regulasi mana yang berlaku pada tanggal transaksi terjadi. “Kalau kita ketinggalan, artinya kita kalah,” ujarnya.

Kekhawatiran ini bukan tanpa dasar. Kenaikan tarif PPN dari 11% menjadi 12% yang berlaku sejak Januari 2025 baru mendapat aturan teknis pelaksanaannya – PMK Nomor 131 Tahun 2024 – pada 31 Desember 2024, hanya sehari sebelum tarif baru itu resmi berlaku. Perusahaan yang tidak segera menyesuaikan sistem pencatatannya berisiko salah menetapkan tarif sejak hari pertama peraturan itu berjalan.

Ia juga mengingat masa ketika transaksi lintas negara, seperti berlangganan layanan digital dari luar negeri, sempat berada di area abu-abu, sebelum aturan PMSE (Perdagangan Melalui Sistem Elektronik) resmi mengatur kewajiban pemungutan pajak platform asing.

Kasus semacam ini menggambarkan bagaimana teknologi bisnis kerap melangkah lebih dulu dibanding regulasi yang mengaturnya.

Baca Juga: Tax Planning: Kurangi Beban Pajak Perusahaan Anda

Dampak Nyata Ketika Data Tidak Siap Mendekati Deadline

Ketika masalah data baru ketahuan menjelang tenggat pelaporan, dampaknya menurut Sermin bisa signifikan, terutama pada posisi tawar perusahaan saat diperiksa.

Klaim lebih bayar yang seharusnya bisa didukung penuh, berisiko terpangkas jauh hanya karena data pendukungnya tidak lengkap atau tidak bisa dibuktikan tepat waktu.

Sermin memberi ilustrasi konkret: bayangkan perusahaan punya klaim lebih bayar senilai Rp100 miliar di restitusi pajak Pasal 28a. Jika saat diperiksa perusahaan tidak bisa membuktikan angka tersebut secara lengkap, nilai restitusi yang dikembalikan bisa berkurang dari nilai yang sudah diajukan, bisa saja bukan karena transaksinya salah, tapi karena datanya tidak cukup kuat untuk dipertahankan di depan pemeriksa.

Skenario ini semakin relevan mengingat restitusi pajak nasional yang terus membesar. Berdasarkan Laporan Tahunan DJP, nilai restitusi pajak sepanjang 2025 mencapai Rp361,14 triliun, melonjak 35,9% dibandingkan Rp265,67 triliun pada 2024, didorong terutama oleh klaim lebih bayar PPN dan PPh Badan.

Semakin besar nilai yang diklaim perusahaan, semakin besar pula risiko finansial jika data pendukungnya tidak siap dipertahankan saat diperiksa.

Berapa Besar Pengaruh Kualitas Data terhadap Kecepatan dan Akurasi Compliance?

Standar ini bukan sekadar target administratif. Bagi Sermin, kualitas data yang solid adalah fondasi keberanian perusahaan untuk fight saat diperiksa, dan salah satu alasan timnya konsisten berhasil mendapatkan tax refund.

Solusi: Bagaimana Sistem Membantu Kesiapan Data

Ketika data ditemukan belum siap, langkah pertama menurut Sermin selalu sama: revisi secepat mungkin, idealnya sebelum masuk ke laporan manajemen. Jika sudah telanjur dilaporkan dan terlalu sensitif untuk direvisi, perusahaan tetap wajib mengakui dan mengomunikasikan koreksi tersebut ke manajemen.

Di perusahaannya saat ini, kesiapan data dijaga lewat sistem yang mewajibkan registrasi vendor dan customer sebelum transaksi bisa berjalan sama sekali, sehingga potensi data tidak lengkap tersaring sejak awal. Begitu data masuk, transaksi berjalan otomatis di backend hingga menjadi jurnal dan laporan, meminimalkan proses manual yang rawan human error.

Setelahnya, ada filter berlapis: review tim finance melalui three-way matching, review tim pajak, review cash management sebelum pembayaran, hingga tahap filing, semua berjalan harian, bukan hanya menjelang deadline.

Bagaimana Mekari Klikpajak Membantu Menerapkan Prinsip Ini

Prinsip “clear by system” yang diterapkan Sermin ini tidak harus dibangun dari nol. Aplikasi pajak online Mekari Klikpajak, yang terintegrasi langsung dengan software akuntansi Mekari Jurnal, memungkinkan data transaksi — mulai dari faktur, rekonsiliasi, hingga perhitungan dan pelaporan pajak — mengalir otomatis dalam satu ekosistem, tanpa input ganda dan tanpa celah miskomunikasi antara tim finance dan tim pajak. 

Kontrol berlapis yang biasanya membutuhkan effort manual besar pun bisa berjalan by design, membantu tax director, tax manager, hingga finance controller menjaga kesiapan data setiap hari — bukan hanya menjelang deadline pelaporan.

Saya Mau Coba Gratis Mekari Klikpajak Sekarang!

Tiga Checklist Sederhana Kesiapan Data Pajak

✅ Kualitas data — mencakup data penjualan ke customer dan pembelian dari vendor.

✅ Dokumentasi dan rekonsiliasi — dokumen fisik dan pencatatan jurnal harus benar-benar selaras.

✅ Kontrol proses — mulai dari review berlapis, pemantauan tenggat waktu, hingga yang paling penting: kemampuan mengikuti perkembangan regulasi pajak.

Kesimpulan: Ketika “Data Sudah Aman” Ternyata Belum Pernah Diuji

Dari seluruh pengalamannya, satu hal yang menurut Sermin paling sering diabaikan bisnis adalah dokumentasi yang belum benar-benar lulus uji rekonsiliasi. Dokumen yang secara administratif tampak lengkap, tapi belum tentu selaras dengan pencatatan jurnal saat benar-benar diperiksa silang.

Saran tambahannya untuk tim pajak dan finance di perusahaan mana pun: terus perbarui pengetahuan regulasi, kurangi ketergantungan pada proses manual dengan bantuan sistem, dan lakukan audit internal secara periodik.

Evaluasi berkala setiap kuartal atau semester jauh lebih efektif untuk menangkap potensi masalah sebelum menjadi temuan besar saat pemeriksaan resmi tiba.

Bagi tax director, CFO, hingga CIO yang menaungi fungsi pajak di perusahaan skala besar, insight ini punya satu pesan inti: kesiapan data pajak bukan status yang dicapai sekali lalu selesai. Ia adalah disiplin harian yang perlu terus diuji, jauh sebelum pemeriksa pajak yang mengujinya lebih dulu.

Referensi

• Direktorat Jenderal Pajak (DJP) Kemenkeu. “Laporan Tahunan DJP 2025: data realisasi SP2DK dan restitusi pajak”
• Kontan.co.id & Ikatan Konsultan Pajak Indonesia (IKPI). “Pemberitahuan volume SP2DK 2024-2026”
• DDTC & Ortax. “Ketentuan teknis kenaikan tarif PPN 11% menjadi 12% (PMK 131/2024)”
• Tempo.co & MUC Consulting. “Skala transaksi dan kendala teknis implementasi sistem Coretax”
• IKPI & Bisnis.com. “Data realisasi restitusi pajak nasional 2024-2025”