Panduan Rekonsiliasi: Pengertian, Proses, dan Faktor Penting

Rekonsiliasi merupakan proses untuk menyelaraskan atau menyamakan perbedaan data dari dua hal yang memiliki keterkaitan.

Mekari Klikpajak akan mengulas seputar rekonsiliasi untuk memudahkan Anda memahaminya sebagai dasar pengelolaan akuntansi dan keuangan, fiskal, hingga perpajakan.

Pengertian Rekonsiliasi

Merujuk Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), definisi rekonsiliasi adalah pencocokan data antara dua akun atau lebih yang memiliki hubungan satu dengan lain.

Melalui rekonsiliasi ini, diharapkan kedua data yang dicocokkan memiliki kesamaan dan keselarasan, sehingga keduanya menjadi data yang konsisten dan akurat.

Proses rekonsiliasi sering digunakan dalam akuntansi dan keuangan untuk memastikan seluruh transaksi tercatat dengan benar dan sesuai.

Namun pengertian rekonsiliasi sendiri secara khusus tergantung dari masing-masing konteks yang akan dilakukan penyelarasan. Oleh karena itu, selain dalam bidang akuntansi-keuangan, juga dikenal dengan istilah rekonsiliasi pajak, dan lainnya.

Teori rekonsiliasi sendiri dilandaskan dari beberapa pendapat pakar, seperti Soemarso S.R., Rizal Effendi, dalam bukunya “Prinsip-Prinsip Akuntansi” yang menjelaskan dasar-dasar akuntansi dan prosedur rekonsiliasi dalam bisnis, maupun oleh Jerry J. Weygandt, Paul D. Kimmel, Donald E. Kieso, dalam buku “Accounting Principles” dan beberapa pakar lainnya.

Proses Rekonsiliasi

Secara umum, prosesnya dilakukan secara berurutan mulai dari mengumpulkan data, mencocokkan, mengidentifikasi perbedaan, mengoreksi, menyesuaikan hingga data siap dilaporkan.

Langkah-langkah dalam proses rekonsiliasi

Kumpulkan data pada semua catatan yang diperlukan untuk dibandingkan.
Cocokkan data setiap transaksi dari masing kedua sumber data yang dibandingkan.
Identifikasi penyebab perbedaan data transaksi yang ada, apakah adanya kesalahan penulisan atau adanya transaksi yang tidak tercatat dan lainnya.
Koreksi kesalahan yang ada untuk menyamakan perbedaan yang ditimbulkan.
Catat penyesuaian yang dilakukan dari setiap koreksi yang dilakukan.
Lakukan review dan verifikasi dari hasil koreksi tersebut untuk memastikan data sudah benar dan tidak ada kesalahan lagi.
Buat dokumentasi laporan rekonsiliasi yang berisi rincian hasil proses rekonsiliasi yang terdiri dari perbedaan dan penyesuaiannya.

Contoh:

Salah satu contoh gambaran rekonsiliasi yang mudah dijumpai dalam kehidupan sehari-hari untuk memudahkan pemahamannya dapat Anda simak pada contoh berikut:

Tuan A merupakan pada tanggal 1 September memperoleh tagihan kartu kredit dari Bank BBB atas transaksi yang dilakukannya selama bulan Agustus.

Kemudian Tuan A mengumpulkan data transaksi penggunaan kartu kreditnya yang ada pada email pemberitahuan transaksi maupun pada bukti pembayaran atau struk dari toko/merchants tempat barang/jasa yang dibelinya secara offline maupun online.

Berikutnya Tuan A mencocokkan data-data transaksi tersebut dengan lembar transaksi yang ada ditagihkan penerbit Bank BBB.

Apabila ternyata ada transaksi yang sebelumnya telah dibatalkan di merchants, maupun tidak pernah melakukan transaksi tersebut, namun tetap ditagihkan oleh pihak Bank BBB, maka Tuan A dapat mengajukan sanggahan atas transaksi yang telah dibatalkan ataupun tidak pernah dilakukan tersebut.

Faktor-Faktor yang Memengaruhi Rekonsiliasi

Berikut apa saja faktor-faktor yang memengaruhi dalam melakukan rekonsiliasi keuangan agar dapat berjalan lancar dan menghasilkan data yang benar serta akurat:

Kelengkapan data: Pastikan data lengkap dan akurat agar prosesnya mudah dan cepat.
Ketersediaan dokumen: Sediakan dokumen pendukung, seperti struk, faktur, laporan bank, dan dokumen pendukung lainnya untuk memudahkan verifikasi.
Penggunaan sistem: Gunakan software akuntansi seperti Mekari Jurnal yang dapat membantu memudahkan proses rekonsiliasi fiskal.
Frekuensi rekonsiliasi: Lakukan rekonsiliasi secara berkala untuk mengetahui kesalahan yang timbul dan menghindari penumpukan masalah pencatatan.
Sumber daya manusia: Pastikan staf yang melakukan rekonsiliasi memang berkompeten di bidangnya untuk menghindari kesalahan.
Koordinasi antar departemen: Lakukan koordinasi antar departemen terkait, seperti bagian keuangan, perpajakan, dan pihak terkait lainnya, untuk memastikan data dapat diperoleh secara lengkap.

Penyebab Kegagalan

Proses rekonsiliasi bisa saja gagal atau mengalami kendala apabila:

Kesalahan pencatatan dan perhitungan dari pihak-pihak yang berkaitan.
Data pendukung lainnya tidak ada atau kurang lengkap.
Data tidak konsisten dan tidak sesuai dengan yang terbaru.
Pihak yang melakukan rekonsiliasi tidak terlatih atau tidak kompeten di bidangnya.
Tidak memanfaatkan teknologi yang dapat membantu mempermudah prosesnya atau masih melakukannya secara manual.
Kurangnya koordinasi dengan pihak terkait yang mendukung kelengkapan data yang diperlukan.

Pihak yang Melakukan

Pada sebuah perusahaan, biasanya ada pihak ketiga dalam rekonsiliasi sesuai dengan fungsi dan perannya masing-masing, di antaranya:

Penyedia jasa: Perusahaan dapat menggunakan jasa akuntansi atau jasa keuangan yang secara khusus memiliki keahlian dalam melakukan rekonsiliasi.

Auditor eksternal: Auditor eksternal yang melakukan audit keuangan hingga verifikasi atas rekonsiliasi yang dilakukan perusahaan sudah benar dan sesuai dengan ketentuan serta regulasi yang berlaku.

Penyedia teknologi: Proses rekonsiliasi didukung oleh penggunaan perangkat lunak yang disediakan oleh penyedia teknologi akuntansi online seperti Mekari Jurnal yang terintegrasi dengan aplikasi pajak online Mekari Klikpajak, agar prosesnya dapat dilakukan secara otomatis.

Konsultan: Berperan sebagai pihak yang memberikan konsultasi atau pengarahan untuk memperbaiki proses rekonsiliasi dan panduannya.

Fasilitator sengketa: Fasilitator bertindak sebagai pihak yang memfasilitasi apabila terjadi perselisihan antara pihak yang terlibat dalam rekonsiliasi. Biasanya hal ini terjadi pada dua perusahaan yang akan melakukan akuisisi atau merger.

Penilai: Jasa penilai biasanya dibutuhkan dalam hal rekonsiliasi aset atau valuasi untuk menilai atau memastikan liabilitas aset sudah akurat.

Otoritas atau regulator: Pihak otoritas atau regulator yang akan menentukan bahwa hasil rekonsiliasi yang dilakukan suatu perusahaan sudah benar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Jenis-Jenis Rekonsiliasi dalam Berbagai Konteks

Berikut beberapa jenis dari masing-masing konteksnya yang dirangkum dari buku prinsip dasar hingga pedoman rekonsiliasi fiskal dan perpajakan:

Rekonsiliasi Keuangan

Merupakan pencocokan catatan keuangan dari dua sumber yang berbeda untuk memastikan data pada laporan keuangan suatu perusahaan sudah sesuai dan akurat.

Data yang dicocokkan dapat berupa piutang usaha, transaksi yang dilakukan, hingga pendapatan dari beberapa sumber yang diperoleh perusahaan.

Rekonsiliasi Sosial

Mengingat rekonsiliasi dapat diartikan sebagai pemulihan hubungan atau penyelesaian perbedaan antara kedua belah pihak sebagaimana didefinisikan dalam KBBI, maka yang dimaksud rekonsiliasi sosial adalah upaya penyelesaian suatu konflik antara kedua belah pihak yang sedang berseteru.

Sehingga ini tidak ada kaitannya dengan akuntansi atau keuangan maupun perpajakan, melainkan penyelesaian konflik sosial antara pihak yang berseteru untuk menjaga keamanan bersama di suatu lingkungan, atau lebih tepat merupakan konsep mediasi.

Rekonsiliasi Bank

Merupakan pencocokan data yang ada pada laporan keuangan internal perusahaan atau individu dengan catatan transaksi keuangan yang bersangkutan yang diberikan oleh bank.

Hal ini untuk memastikan seluruh transaksi keuangan, baik yang dilakukan oleh pihak internal telah sama dengan pencatatan transaksi yang ada atau dilaporkan bank.

Rekonsiliasi Fiskal

Ini merupakan penyelarasan antara laba rugi yang tercatat dalam laporan keuangan komersial dengan laba rugi fiskal yang digunakan untuk perpajakan.

Timbulnya perbedaan lebih dikarenakan aturan pengakuan pendapatan, biaya, dan aset, pada akuntansi berbeda dengan peraturan pada perpajakan. Penjelasan selengkapnya baca: Rekonsiliasi Fiskal dan Contohnya.

Rekonsiliasi Faktur Pajak

Merupakan pencocokan data antara faktur pajak keluaran dengan faktur pajak masukan maupun menyelaraskan antara faktur/invoice dengan faktur pajak. Penjelasan selengkapnya baca artikel: Rekonsiliasi Pajak Keluaran Online.

Manfaat dan Tantangan

Dalam konteks ekonomi-bisnis dan keuangan, manfaat rekonsiliasi untuk mendeteksi adanya potensi ketidaksesuaian dalam pencatatan keuangan, mendeteksi adanya kesalahan, hingga mencegah terjadinya penipuan.

Selain itu, peran rekonsiliasi juga penting untuk memastikan seluruh transaksi telah tercatat dengan baik dan sebagai dasar suatu perusahaan untuk mengambil sebuah keputusan bisnis.

Sementara itu, dalam konteks perpajakan, rekonsiliasi penting untuk memenuhi syarat pelaporan kewajiban pajaknya, bahwa perhitungan dalam laporan keuangan perusahaan sudah sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perundang-undangan perpajakan yang berlaku.

Sedangkan tantangan yang sering dihadapi pada saat melakukan rekonsiliasi, seperti tingginya volume transaksi yang diimbangi dengan penggunaan sistem atau perangkat lunak untuk pengelolaannya.

Selain itu sumber daya manusia yang tidak kompeten atau mahir di bidangnya juga dapat memengaruhi proses rekonsiliasi yang baik dan benar.

Perbedaan dengan Konsep Lainnya

Kendati ada kesamaan tujuan, yakni sama-sama untuk menyelesaikan perbedaan, namun rekonsiliasi dengan konsep lainnya seperti mediasi, arbitrase, dan negosiasi merupakan hal berbeda.

Karakteristik dan metode hingga pengaplikasian antara rekonsiliasi dengan konsep lainnya sangat berbeda.

Apabila rekonsiliasi lebih kepada proses penyelarasan perbedaan antara dua atau lebih catatan transaksi, sedangkan mediasi merupakan proses penyelesaian konflik.

Mediasi dilakukan oleh mediator untuk membantu pihak-pihak yang berkonflik mencapai kesepakatan bersama.

Begitu juga negosiasi merupakan konsep mencari titik temu untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak.

Sedangkan konsep arbitrase adalah penyelesaian sengketa yang dilakukan oleh pihak ketiga sebagai arbiter terhadap dua belah pihak yang bersengketa dan membuat membuat keputusan mengikat.

Kesimpulan

Rekonsiliasi merupakan proses penyelarasan data antara dua atau lebih sumber yang berkaitan untuk memastikan konsistensi dan akurasinya.

Melakukan rekonsiliasi biasanya digunakan dalam akuntansi dan keuangan atau perpajakan, yang dapat dilakukan melalui sistem atau perangkat lunak pengelolaan administrasi perpajakan dan keuangan.

Rekonsiliasi keuangan dalam suatu perusahaan berfungsi sebagai dasar untuk mendeteksi ketidaksesuaian dan memastikan keakuratan pencatatan, hingga pengambilan kebijakan.

Sedangkan rekonsiliasi fiskal dan pajak merupakan penyelarasan data keuangan dan transaksi perpajakan untuk memenuhi kewajiban perpajakannya sesuai peraturan perundang-undangan perpajakan.

Agar lebih mudah mengelola laporan keuangan perusahaan sekaligus administrasi perpajakan melalui sistem yang otomatis, gunakan aplikasi pajak online Mekari Klikpajak yang terintegrasi akuntansi online Mekari Jurnal.