- Lonjakan transaksi itu terjadwal, kontrolnya sering tidak. Peak time berulang setiap tahun: product launching, penurunan harga produk lama, dan libur akhir tahun.
- Hal pertama retak bukan hitungan pajak, tapi identifikasi transaksi, dan pengumpulan dokumen dari vendor yang jumlahnya membengkak dan semuanya mendesak.
- Lima titik buta: faktur vendor telat lewat 3 bulan, salah identitas lawan transaksi saat penerbitan massal, salah tarif potong, vendor orang pribadi tanpa dokumen, dan bottleneck di divisi lain.
- Sistem dan manual bukan pilihan biner. Sistem menahan error berskala besar; manusia menangkap konteks yang salah dibaca mesin sebagai duplikasi.
- Hal paling sering diabaikan: kapasitas orang dan kecocokan sistem. Generalis administrasi tak lagi cukup, dan spreadsheet berhenti relevan saat transaksi menuntut jejak audit.
Ada satu pola yang jarang disadari tim keuangan, yakni masalah compliance hampir tidak pernah muncul saat transaksi sedang normal. Ia muncul justru ketika bisnis sedang bagus-bagusnya; saat penjualan naik, toko baru dibuka, dan vendor bertambah dua kali lipat dalam satu kuartal.
Untuk memahami apa yang sebenarnya terjadi di balik lonjakan itu, Sermin E. N. Situmorang, Tax Manager dari perusahaan ritel multi-brand berskala nasional, memberikan insight yang penting untuk dipahami Tax Director, Tax Manager, CFO, CIO, Finance Controller, AP/AR Head, dan wajib pajak pada umumnya.
Ia tidak menyebut “volume” sebagai masalah utama. Melainkan kesiapan pengelolaan perpajakan saat menghadapi lonjakan transaksi.
Lonjakan Transaksi itu Terjadwal, Kontrolnya yang Sering Tidak
Bagi perusahaan ritel berskala besar, lonjakan transaksi bukan kejutan. Ia punya kalender.
Menurut Sermin, peluncuran produk baru hampir selalu diikuti gelombang pre-order yang membuat volume transaksi melonjak berkali-kali lipat dibandingkan bulan reguler sebelumnya. Dua pemicu lain berulang setiap tahun:
- Penurunan harga produk generasi sebelumnya
- Periode libur akhir tahun
Data makro mengonfirmasi pola ini. Survei Penjualan Eceran Bank Indonesia mencatat Indeks Penjualan Riil Desember 2025 berada di level 229,8, naik dari 222,9 pada November 2025, dengan pertumbuhan 3,5% secara tahunan.
Artinya, puncak beban administrasi perpajakan bagi peritel praktis bisa diprediksi dari kalender bisnis.
Implikasinya untuk pengambil keputusan cukup tajam: jika titik jenuh bisa dipetakan, maka setiap kegagalan compliance di periode puncak bukan lagi persoalan volume, melainkan persoalan perencanaan kapasitas.
Menariknya, Sermin justru menolak istilah “titik jenuh”. Alasannya struktural: setiap PIC di timnya sudah memegang tanggung jawab spesifik, dan penambahan headcount diajukan sebelum kapasitas benar-benar terlampaui, bukan sesudah.
Bagian yang Pertama Retak Bukan Perhitungan Pajak
Ketika ditanya perubahan apa yang paling terasa saat transaksi naik signifikan, jawabannya bukan “beban hitung” atau “jam kerja”. Melainkan, kemampuan mengidentifikasi transaksi.
Macam-macam transaksinya, kemudian kita juga harus mengumpulkan vendor atau pendukungnya. Ada macam-macam vendor, semua serba urgent. Nah, di situ ter-challenge compliance kita.
Contoh konkretnya: tim business development dikejar manajemen untuk membuka toko dalam tiga hari.
Pertanyaannya bukan apakah tokonya bisa buka, tapi bagaimana seluruh dokumen dan data pendukungnya bisa lengkap dalam tiga hari. Di saat yang sama, vendor menuntut pembayaran cepat, minimal uang muka.
Di sinilah fungsi pajak berubah peran, dari pemroses laporan menjadi negosiator dokumen: uang muka boleh cair, dengan syarat data yang dibutuhkan diserahkan.
Baca Juga: Dasar Cara Menyusun Tax PlanningLima Titik yang Paling Sering Lolos dari Kontrol
Dari pengalaman timnya, ada lima celah yang paling konsisten muncul saat volume naik, dan tidak semuanya berada di wilayah kerja tim pajak.
1. Faktur pajak vendor datang terlambat
Rantai ini mulai retak di titik paling awal, yaitu dokumen dari vendor, dan justru di sini masalahnya paling mahal karena konsekuensinya langsung menyentuh arus kas.
Sermin menggambarkan polanya: pembayaran sudah cair karena pekerjaan mendesak, vendor sudah diminta jalan, tetapi faktur pajaknya baru dikirim mepet tenggat, atau bahkan sudah lewat tiga bulan.
Batas waktunya bukan kebijakan internal, melainkan ketentuan undang-undang. Berdasarkan Pasal 9 ayat (9) UU PPN jo. PMK No. 81/2024, Pajak Masukan harus dikreditkan pada masa pajak yang sama dengan penerbitan faktur, dengan toleransi maksimal tiga masa pajak setelahnya.
Lewat dari itu, hak kredit tidak otomatis hilang, meski pengkreditan masih dapat dilakukan melalui pembetulan SPT Masa PPN, tetapi biayanya berupa pekerjaan tambahan, keterlambatan, dan eksposur saat pemeriksaan.
Alih-alih menanggung risiko itu, timnya memindahkan konsekuensinya ke hulu, ke dalam kontrak.
Kami membuat agreement di awal: jika dokumen dikirim lebih dari tiga bulan setelah transaksi atau pembayaran terjadi, faktur pajaknya kami waive. Kami hanya bayar invoice tanpa PPN. Karena vendor kami banyak sekali, kami tidak mau kalah oleh vendor yang terlambat mengirim dokumen.
Ini adalah quick win yang bisa langsung direplikasi: klausul dokumen di dalam kontrak vendor jauh lebih murah daripada rekonsiliasi di belakang.
2. Salah input identitas saat penerbitan faktur massal
Pada volume tinggi, faktur tidak mungkin diterbitkan satu per satu. Penerbitan dilakukan secara bulk melalui unggahan berkas, dan di situlah kesalahan kecil lahir.
“Ketika meng-copy NPWP, ternyata keketiknya kebanyakan ke bawah. Jadi yang keluar faktur pajak atas nama NPWP lain, tapi pencatatan di sales-nya berbeda,” jelasnya. Faktur terbit untuk PT B, padahal transaksinya milik PT A.
Skalanya bukan hal sepele. DJP mencatat Coretax telah mengadministrasikan 198.859.058 faktur pajak untuk masa pajak Januari–April 2025, dengan 60,3 juta faktur pada masa Januari, 64,3 juta pada Februari, dan 62,6 juta pada Maret.
Pada volume nasional sebesar itu, kesalahan berbasis salin-tempel adalah risiko sistemik, bukan anomali.
Hal yang membuat kesalahan ini mahal adalah jalan keluarnya yang sempit. Menurut DJP melalui Kring Pajak, kesalahan pengisian NPWP/NIK dan nama lawan transaksi tidak bisa diperbaiki dengan faktur pajak pengganti, tetapi faktur harus dibatalkan terlebih dahulu, dan setelah dibatalkan, Pengusaha Kena Pajak (PKP) perlu membuat faktur pajak baru dengan identitas lawan transaksi yang sesuai.
Bila kesalahan baru ketahuan berbulan-bulan kemudian, seperti dalam kasus yang diceritakan narasumber, konsekuensinya berujung pada kurang bayar dan sanksi.
3. Salah tarif pemotongan karena beban volume
Kesalahan identitas terjadi di sisi penerbitan. Di sisi pemotongan, tekanan volume melahirkan kesalahan yang lebih sederhana tetapi sama berlipatnya.
Misalnya, satu orang bisa memegang ratusan transaksi dalam sehari, dan yang seharusnya dipotong 2% justru terpotong 10%.
Kesalahan ini tampak remeh per transaksi, tetapi berlipat ganda ketika dikalikan volume harian dan baru terdeteksi saat rekonsiliasi bulanan, atau lebih buruk, saat pemeriksaan.
4. Transaksi dengan orang pribadi dan UMKM
Tiga titik sebelumnya masih berurusan dengan lawan transaksi yang identitas pajaknya jelas. Persoalannya berubah bentuk ketika lawan transaksinya perorangan. Inilah karakteristik khas pasar Indonesia yang jarang muncul di playbook compliance global.
Vendor korporasi cukup diberi daftar dokumen yang harus dilengkapi dan umumnya sudah paham konteksnya. Vendor perorangan, menurut perorangan (orang pribadi), kerap perlu dijelaskan lebih dahulu mengapa dokumen itu diminta dan untuk apa digunakan.
Masalahnya bukan hanya edukasi, tapi kelengkapan identitas. Vendor perorangan yang tidak menyerahkan KTP atau NPWP membuat transaksi berdiri di atas dokumen yang tidak sah secara pajak.
Di sisi administrasi, sistem sudah memberi jalur: untuk faktur pajak yang diterbitkan kepada orang pribadi yang belum terdaftar NPWP, kolom NPWP diisi 0000000000000000 dan NIK diinput pada nomor dokumen pembeli.
Namun jalur teknis itu tidak menggantikan kebutuhan akan dokumen pendukung yang benar.
Kompleksitas bertambah ketika penerima dana berbeda dari pemilik usaha. Misalnya, pemilik usahanya orangtua, tetapi dana diminta ditransfer ke anaknya, atau bahkan ke notarisnya.
Solusi yang diterapkan timnya: surat pernyataan sebagai underlying, ditambah dokumen pendukung lain, lalu dikonfirmasi tim legal sebelum pembayaran berjalan.
5. Bottleneck-nya sering bukan di tim pajak
Empat poin sebelumnya tampak seperti persoalan tim pajak. Kenyataannya, sebagian besar sudah ditentukan nasibnya sebelum berkasnya sampai ke meja tim pajak.
Ini mungkin temuan paling penting untuk CFO dan Finance Controller. “Secara teknikal, mungkin terjadinya di Finance. Kalau di pajak tidak terlalu, karena pajak itu result dari yang sudah terjadi di Finance,” jelas Sermin.
Artinya, memperkuat tim pajak tanpa memperbaiki proses hulu, yakni penerbitan invoice, kelengkapan dokumen vendor, koordinasi business development, hanya memindahkan antrean, bukan menghilangkannya.
Sistem Menahan Kesalahan, Manusia Menangkap Konteks
Pertanyaan klasik “otomasi atau manual?” ternyata salah kerangka. Menurut Sermin, keduanya saling menutup celah.
Ini pengamatan operasional yang sejalan dengan kondisi fungsi pajak secara global. Laporan Corporate Tax Technology 2025 dari Thomson Reuters Institute menemukan 60% responden memperkirakan hanya 10% hingga 50% pekerjaan departemen pajak mereka yang terotomasi, dan mayoritas profesional pajak menyebut perusahaan mereka (70%) masih berada dalam masa transisi dari sistem lama menuju sistem yang lebih terpusat dan terotomasi.
Untuk CIO dan Tax Director, implikasinya jelas: target bukan menghapus intervensi manusia, melainkan memindahkan manusia dari pekerjaan input ke pekerjaan penilaian.
Beda Perusahaan yang Siap dan yang Kewalahan
Menurut Sermin, pembedanya bukan besar kecilnya volume. Perusahaan yang siap sudah tahu arah dan prosedurnya sejak awal, sehingga lonjakan transaksi hanya berarti pekerjaan lebih banyak, bukan kebingungan.
Pada organisasi yang belum matang, prosedurnya sendiri sering tidak jelas: tim pajak dan finance tidak pernah diberi info, transaksi sudah terlanjur terjadi, dan mereka tinggal menerima lalu membereskannya di belakang.
Tekanan itu terukur secara global. Survei State of the Corporate Tax Department 2025 Thomson Reuters mencatat 58% departemen pajak menyatakan kekurangan sumber daya, naik dari 51% pada 2024, sementara profesional pajak menghabiskan 56% waktunya untuk tugas dasar yang bersifat reaktif, padahal mereka ingin mengalokasikan hingga 70% waktu untuk perencanaan dan analisis strategis.
Ujung dari ketidaksiapan itu biasanya adalah sengketa. Setelah turun empat tahun berturut-turut sejak 2021, berkas sengketa yang masuk ke Pengadilan Pajak naik lagi pada 2025 menjadi 12.238 berkas atau tumbuh 3,4%. Sekira 75,56% di antaranya berhadapan dengan DJP.
Menariknya bukan angka, melainkan jedanya. Sengketa yang masuk tahun ini berasal dari tahun pajak yang sudah lama lewat.
Penurunan pada 2021–2024 terjadi ketika yang diperiksa adalah tahun-tahun dengan transaksi sepi.
Kenaikan pada 2025 muncul ketika giliran tahun-tahun ramai yang diperiksa, periode saat banyak perusahaan, seperti digambarkan Sermin, memproses transaksi lebih dahulu dan melengkapi dokumennya belakangan.
Pola ini belum bisa disebut bukti sebab-akibat. Tetapi maknanya cukup jelas: lonjakan transaksi tidak menagih ongkosnya sekarang, melainkan beberapa tahun kemudian.
Perusahaan yang siap membayarnya dengan menyerahkan dokumen. Sedangkan bagi perusahaan yang tidak siap akan membayarnya dengan koreksi pajak.
Dua Hal yang Paling Sering Diabaikan
Ketika diminta menyebut satu hal yang paling sering luput saat transaksi meningkat, jawabannya tidak menyentuh sistem sama sekali.
Yang paling sering diabaikan adalah kemampuan karyawannya. Kalau bisnis masih kecil, kita bisa hire karyawan yang bisa general administration. Tapi ketika transaksi sudah meningkat, kita perlu spesialisnya, seperti spesialis finance, accounting, tax, supaya lebih detail dan lebih akurat.
Hal kedua adalah kecocokan sistem dengan skala bisnis. Perusahaan kecil mungkin masih cukup dengan spreadsheet atau aplikasi akuntansi sederhana.
Begitu transaksi menjadi kompleks, kebutuhannya berubah: sistem harus mampu menarik penjualan harian, menghasilkan laporan, menampilkan riwayat bank, bahkan terhubung langsung dengan bank.
Uji sederhananya: jika untuk menjawab satu pertanyaan pemeriksa tim Anda perlu menggabungkan tiga file dari tiga divisi, sistem Anda sudah tertinggal dari volume transaksi Anda.
Tiga Prioritas saat Volume Naik
Sermin menutup dengan tiga hal yang wajib diperhatikan, dan Mekari Klikpajak terjemahkan menjadi langkah yang bisa langsung dieksekusi:
| Prioritas | Pertanyaan kunci | Aksi konkret |
|---|---|---|
| Manajemen waktu | Apakah beban puncak sudah dipetakan ke kalender bisnis? | Ajukan penambahan kapasitas sebelum peak season, bukan saat backlog munculUpdate regulasi |
| Update regulasi | Siapa yang bertanggung jawab memantau perubahan aturan? | Tetapkan PIC regulasi dan jadwal review berkala per jenis pajak |
| Kesadaran atas volume | Apakah penjualan, pembelian, dan pembayaran tercatat serta terlapor dengan benar? | Bangun rekonsiliasi berkala antara data sales, faktur, dan pelaporan |
Tiga hal ini ditopang empat praktik yang berjalan di organisasinya:
- PIC dengan tanggung jawab yang jelas
- alur eskalasi terbuka ke atasan untuk transaksi yang tidak familiar
- klausul dokumen di dalam kontrak vendor
- kebiasaan divisi lain untuk bertanya lebih dulu ke tim pajak dan legal, sebelum transaksi terjadi, bukan sesudah.
Baca Juga: Kesiapan Data Pajak Perusahaan: Insight Compliance dari Tax Manager Perusahaan Ritel Terbesar di IndonesiaCompliance Bukan Soal Volume, Tapi Soal Kesiapan
Benang merah dari seluruh penjelasan ini sederhana: lonjakan transaksi tidak menciptakan masalah baru. Ia hanya membuat kelemahan yang sudah ada menjadi terlihat, dan menjadi mahal.
Perusahaan yang siap tidak berarti tidak pernah salah. Ia hanya tahu prosedurnya, tahu siapa yang bertanggung jawab, dan tahu dokumen apa yang harus ada sebelum uang berpindah.
Perusahaan yang kewalahan mengetahui semua itu belakangan, biasanya berakhir di ruang pemeriksaan.
Pertanyaan yang layak dibawa ke rapat manajemen berikutnya bukan “berapa banyak transaksi yang bisa kita tangani?”, melainkan “pada volume berapa proses kita mulai gagal, dan siapa yang akan tahu lebih dulu?”
Kesimpulan: Siapkan Sistemnya Sebelum Volume Menguji Prosesnya
Sebagian besar titik buta dalam pembahasan ini punya akar yang sama: data transaksi dan data pajak hidup di dua tempat berbeda.
Invoice terbit di satu sistem, faktur pajak diterbitkan di sistem lain, lalu keduanya baru dipertemukan saat rekonsiliasi bulanan.
Biasanya sudah terlambat untuk memperbaiki identitas lawan transaksi atau mengejar faktur vendor sebelum batas tiga bulan terlewat.
Integrasi Mekari Jurnal dan Mekari Klikpajak dirancang untuk menutup jarak itu.
Data penjualan, pembelian, dan pembayaran yang tercatat di Mekari Jurnal mengalir langsung ke Mekari Klikpajak untuk penerbitan faktur pajak, pembuatan bukti potong, hingga pelaporan SPT tanpa ekspor-impor spreadsheet di antaranya.
Untuk tim pajak dan finance yang menghadapi lonjakan transaksi, integrasi ini menutup tiga celah sekaligus:
- Identitas lawan transaksi tervalidasi di hulu, sehingga risiko faktur terbit atas NPWP yang salah, kesalahan yang hanya bisa diperbaiki lewat pembatalan, dapat ditekan sejak input.
- Penerbitan faktur dan bukti potong secara massal tetap punya jejak audit, sehingga rekonsiliasi antara data sales, faktur pajak, dan SPT tidak lagi bergantung pada file yang disalin antar divisi.
- Visibilitas real-time atas status dokumen vendor, agar faktur masukan yang mendekati batas pengkreditan bisa dikejar sebelum haknya hangus.
Ketika volume transaksi naik, yang membedakan perusahaan siap dan yang kewalahan bukan seberapa keras timnya bekerja, melainkan seberapa jauh sistemnya bisa menahan kesalahan sebelum menjadi sengketa.
Jadwalkan demo Mekari Klikpajak dan Mekari Jurnal untuk melihat bagaimana pencatatan akuntansi dan kepatuhan pajak dapat berjalan dalam satu alur terintegrasi.
Saya Mau Tanya Ke Sales Mekari Klikpajak Sekarang!
Referensi
- Bank Indonesia. “Survei Penjualan Eceran Desember 2025”
- Bloomberg Technoz. “Realisasi Indeks Penjualan Riil Desember 2025”
- Direktorat Jenderal Pajak. “Pengkreditan Pajak Masukan per 1 Januari 2025” https://www.pajak.go.id/en/node/113196
- DDTCNews. “Salah Isi Identitas Lawan Transaksi, Faktur Pajak Perlu Dibatalkan”
- DDTCNews. “Faktur Pajak bagi OP yang Belum Terdaftar NPWP”
- Thomson Reuters Institute. “State of the Corporate Tax Department 2025”
- Thomson Reuters. “Why effective tax data management is non-negotiable (Corporate Tax Technology 2025)”
