6 Cara Membuat NPWP: Online Coretax, KPP, Notaris, hingga Registrasi Massal Karyawan

Banyak yang mengira membuat NPWP hanya bisa dilakukan satu cara: login ke Coretax, isi data, selesai. Padahal ada setidaknya enam jalur berbeda untuk mendapatkan identitas pajak, dan jalur mana yang tepat untuk Anda tergantung siapa Anda: karyawan baru, pendiri PT, HR yang mengurus ratusan pegawai, atau perusahaan yang baru membuka cabang.

Mekari Klikpajak akan membahas keenam metode tersebut secara terpisah dan spesifik, lengkap dengan dasar hukum, siapa yang cocok memakainya, dan langkah praktisnya untuk Anda.

Dasar Hukum Pembuatan NPWP Terbaru

Dasar hukum yang melandasi keenam metode pembuatan NPWP di antaranya:

• UU No. 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan (UU HPP)
• PMK No. 112/PMK.03/2022 sebagaimana diubah dengan PMK No. 136 Tahun 2023, Peraturan Dirjen Pajak PER-6/PJ/2024
• PER-7/PJ/2025 yang menjadi aturan pelaksana terbaru administrasi NPWP pasca-Coretax.

Enam Metode Pembuatan NPWP

Keenam metode pembuatan Nomor Pokok Wajib Pajak tersebut antara lain:

Baca Juga: NIK & NPWP 16 Digit: Format Baru Identitas Pajak

Syarat Membuat NPWP Sesuai Jenisnya

Baca Juga: Cara Cek dan Aktifkan NPWP NE di Coretax

Checklist Daftar NPWP yang Perlu Disiapkan

Guna memudahkan Anda menyiapkan dokumen yang diperlukan sebelum melakukan proses pembuatan NPWP, Anda dapat mengunduh checklist-nya pada tautan di bawah ini:

6 Cara Membuat NPWP Berdasarkan Jenisnya

Berikut enam metode pembuatan NPWP sesuai dengan jenisnya yang perlu dipahami sebelum mengajukan:

1. Pendaftaran Mandiri Online Lewat Coretax DJP

Ini jalur yang paling umum dipakai orang yang benar-benar baru pertama kali menjadi wajib pajak, baik karena belum pernah punya penghasilan kena pajak, baru pindah domisili dari luar negeri, atau warga negara asing (WNA) yang mulai bekerja di Indonesia.

Siapa yang memakai jalur ini?

• WNA yang bekerja atau berusaha di Indonesia (perlu NPWP tersendiri, karena NIK tidak berlaku untuk mereka).
• Orang pribadi yang berstatus “hanya registrasi” tanpa mengaktifkan NIK sebagai NPWP, misalnya istri yang penghasilannya digabung dengan suami tapi tetap butuh akun Coretax untuk menandatangani faktur pajak atau bukti potong atas nama jabatannya.
• Wajib pajak badan baru yang proses pendiriannya tidak lewat OSS (jarang terjadi untuk PT, tapi bisa untuk badan seperti yayasan tertentu).

Dokumen yang disiapkan:

• KTP (WNI) atau paspor plus KITAS/KITAP (WNA),
• email aktif
• nomor ponsel untuk verifikasi OTP

Langkah-langkah cara membuat NPWP online melalui Coretax DJP:

1. Masuk ke sistem Coretax DJP: Akses layanan Coretax DJP  dan pilih menu pendaftaran wajib pajak baru.
2. Membuat akun Coretax: Lakukan registrasi akun dengan mengisi NIK, alamat email aktif, serta nomor ponsel untuk proses verifikasi.
3. Mengisi data wajib pajak: Lengkapi data identitas sesuai jenis wajib pajak, termasuk alamat domilisi dan informasi pekerjaan atau usaha.
4. Mengunggah dokumen pendukung: Unggah dokumen yang dipersyaratkan, seperti paspor untuk orang pribadi non-penduduk atau dokumen legal usaha untuk wajib pajak badan.
5. Mengajukan permohonan: Setelah seluruh data diisi dengan benar, kirim permohonan pendaftaran NPWP melalui Coretax untuk diproses oleh DJP.
6. NPWP aktif: Apabila permohon disetujui, NPWP akan langsung aktif dan dapat digunakan untuk seluruh kebutuhan administrasi perpajakan.

NPWP yang terbit berbentuk dokumen elektronik yang dikirim ke email terdaftar, tidak ada lagi kartu fisik yang otomatis dicetak.

2. Migrasi dan Aktivasi NIK Menjadi NPWP

Metode ini yang paling sering terlewat dari pembahasan “cara membuat NPWP”, padahal berlaku untuk mayoritas WNI. Sejak UU HPP dan PMK 112/2022, Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada dasarnya sudah berfungsi sebagai NPWP bagi orang pribadi penduduk.

Tapi ada satu langkah yang sering disepelekan, yakni status ini baru aktif setelah dilakukan validasi/aktivasi di Coretax. Jadi, NIK tidak otomatis aktif sebagai NPWP hanya karena tercantum di KTP.

Siapa yang memakai jalur ini?

• karyawan baru pertama kali bekerja
• freelancer yang baru mulai menerima penghasilan kena pajak
• siapa pun yang NIK-nya belum pernah divalidasi di sistem DJP.

Tutorial selengkapnya baca: Panduan Lengkap Cara Padankan NIK-NPWP

Perlu diperhatikan, sebelum aktivasi ini rampung, jika Anda menerima bukti potong pajak (misalnya PPh 21 dari kantor), sistem sering menandai Anda dengan “NPWP sementara” berformat 999xxx, dan tarif pemotongan pajak untuk kondisi ini bisa lebih tinggi dibanding jika NIK Anda sudah tervalidasi.

3. Kunjungan Langsung ke KPP atau KP2KP

Meski hampir semua proses kini digital, opsi datang langsung ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) atau Kantor Pelayanan, Penyuluhan, dan Konsultasi Perpajakan (KP2KP) tetap tersedia, dan untuk sebagian orang justru lebih relevan.

Siapa yang cocok memakai jalur ini?

• Wajib pajak yang mengalami kendala teknis saat mendaftar online (misalnya data KTP tidak padan dengan Dukcapil, atau verifikasi wajah berulang kali gagal).
• Orang yang kurang familiar dengan proses digital dan lebih nyaman dengan pendampingan petugas secara langsung.
• Pendaftaran yang memerlukan dokumen fisik tambahan yang sulit diunggah (misalnya legalisasi dokumen tertentu untuk WNA).

Langkah-langkah cara daftar NPWP langsung di kantor pajak:

1. Wajib pajak mendatangi KPP atau KP2KP sesuai wilayah domisili atau tempat kegiatan usaha
2. Membawa dokumen persyaratan (KTP/paspor, dan dokumen pendukung sesuai kategori)
3. Lalu petugas membantu proses pendaftaran atau aktivasi langsung di sistem
4. Pendaftaran melalui pos/jasa ekspedisi dengan bukti pengiriman juga dimungkinkan sebagai alternatif bagi yang tidak bisa datang langsung.

Perbedaan utamanya dengan pendaftaran mandiri: di sini petugas KPP yang mengoperasikan sistem dan memverifikasi kelengkapan dokumen secara langsung, sehingga cocok untuk kasus-kasus yang butuh penyelesaian manual.

4. Otomatis Saat Pendirian Badan Usaha (Notaris → AHU → OSS)

Metode ini yang paling sering tidak disadari oleh pendiri usaha baru. Padahal, saat mendirikan PT, NPWP badan, tidak perlu didaftarkan terpisah. NPWP akan terbit otomatis sebagai bagian dari rangkaian proses legalitas usaha.

Perlu diperhatikan, proses NIB di OSS bisa gagal terbit kalau NPWP badan yang baru terbit ternyata bermasalah, misalnya data alamat di NPWP tidak sinkron dengan data di akta, atau ada catatan tunggakan pajak dari pendiri yang tertaut.

Karena itu, meski NPWP badan otomatis, pendiri tetap perlu memastikan seluruh data legal (akta, KTP pengurus, alamat domisili usaha) konsisten sejak awal agar tidak menghambat proses penerbitan NIB setelahnya.

Metode ini tidak berlaku untuk perseorangan yang berjualan tanpa mendirikan badan hukum, pelaku usaha perorangan tetap memakai NPWP pribadi (lewat Metode 1 atau 2), bukan NPWP badan.

5. Pendaftaran NITKU untuk Cabang atau Tempat Kegiatan Usaha

Sejak Januari 2025, konsep NPWP Cabang sudah tidak berlaku lagi. Kalau dulu setiap cabang perusahaan perlu mendaftar sendiri ke KPP untuk mendapat NPWP cabang yang terpisah (proses yang butuh penelitian manual oleh petugas), sekarang cabang cukup diberi Nomor Identitas Tempat Kegiatan Usaha (NITKU), format 22 digit, gabungan dari 16 digit NPWP pusat ditambah 6 digit nomor urut cabang yang di-generate otomatis oleh sistem.

Siapa yang memakai jalur ini?

• perusahaan dengan lebih dari satu lokasi usaha, kantor cabang, kantor perwakilan, gudang, unit pemasaran, atau lokasi produksi/distribusi terpisah dari kantor pusat.

Langkah pendaftarannya, seluruhnya lewat akun Coretax milik kantor pusat, dengan cara berikut:

1. Masuk ke akun Coretax badan, buka menu Portal Saya → Informasi Umum, lalu klik Edit.
2. Gulir ke bagian “Tempat Kegiatan Usaha (TKU)/Sub Unit”, lalu klik Tambah.
3. Isi detail TKU, jenis tempat usaha, nama, alamat lengkap, dan pihak yang ditunjuk sebagai Penanggung Jawab (PIC) cabang tersebut.
4. Centang pernyataan wajib pajak, lalu submit.
5. NITKU akan muncul di profil cabang tersebut dan langsung bisa dipakai untuk menerbitkan faktur pajak atau bukti potong atas nama cabang.

Kenapa ini penting untuk bisnis multi-cabang?

Sebab semua kewajiban perpajakan tetap terpusat di NPWP kantor pusat, tapi NITKU dibutuhkan untuk mengidentifikasi di lokasi mana sebuah transaksi atau pemotongan pajak terjadi, termasuk untuk pelaporan SPT Masa PPh 21 karyawan yang bekerja di cabang tertentu.

Kalau NITKU cabang tidak muncul atau bermasalah di sistem, penerbitan faktur dan bukti potong untuk cabang tersebut bisa ikut terhambat, jadi memastikan data TKU lengkap sejak awal cukup krusial bagi perusahaan yang berencana ekspansi.

Kelola NPWP pusat, cabang, dan NITKU perusahaan Anda dalam satu dasbor terpadu, coba kemudahan administrasi pajak online bersama Mekari Klikpajak.

6. Pendaftaran NPWP Instansi Pemerintah

Instansi pemerintah adalah bukan badan usaha maupun orang pribadi, punya jalur pendaftaran NPWP tersendiri dengan dokumen yang berbeda dari kategori lain, karena sumber kewenangan dan anggarannya juga berbeda.

Kategori dan dokumen yang dibutuhkan:

• Pemerintah Pusat: salinan dokumen daftar isian pelaksanaan anggaran dan surat keputusan penunjukan kuasa pengguna anggaran.
• Pemerintah Pusat berbentuk Badan Layanan Umum (BLU): dokumen di atas ditambah surat penetapan instansi yang menerapkan pola pengelolaan keuangan BLU.
• Pemerintah Daerah: salinan dokumen pelaksanaan anggaran dan surat pengangkatan kepala satuan kerja perangkat daerah/kabupaten/kota sebagai pengguna anggaran.
• Pemerintah Daerah berbentuk BLU Daerah: dokumen di atas ditambah surat keputusan bupati/wali kota/gubernur soal penetapan pola pengelolaan keuangan BLUD
• Pemerintah Desa: surat pengangkatan kepala desa.

Langkah pendaftaran NPWP instansi pemerintah:

• pada dasarnya sama seperti pendaftaran badan lewat Coretax, yakni mengisi data instansi dan mengunggah dokumen sesuai kategori di atas.
• bedanya ada di jenis dokumen legal yang dijadikan dasar, karena instansi pemerintah tidak punya “akta pendirian” seperti badan usaha swasta.

Baca Juga: Apakah Kantor Cabang Wajib Memiliki NPWP? Berikut Penjelasannya

DJP Sediakan Registrasi Massal NIK Pegawai

Direktorat Jenderal Pajak (DJP) menyediakan layanan bernama Validasi & Registrasi Massal NIK Pegawai di portalnpwp.pajak.go.id.

Namun perlu dipahami bahwa Layanan Validasi & Registrasi Massal NIK Pegawai ini bukan merupakan “cara kolektif membuat NPWP karyawan”.

Berikut poin-poin yang perlu diperhatikan terkait layanan registrasi massal NIK pegawai ini:

• Layanan registrasi NIK massal karyawan ini dipakai perusahaan/instansi untuk memvalidasi data NIK banyak karyawan sekaligus.
• Tapi hasilnya cuma status “Belum Aktif”, bukan NPWP aktif, dan karyawan tidak dapat akses Coretax otomatis.
• Fungsinya cuma bantu perusahaan bikin bukti potong pakai NIK asli, bukan NPWP sementara.
• Karyawan tetap harus aktivasi NPWP-nya sendiri kalau mau benar-benar aktif sebagai wajib pajak.

Jadi, kalau Anda HR yang ingin karyawan Anda “benar-benar punya NPWP aktif”, layanan ini bukan penggantinya, tapi hanya alat bantu administrasi pemotongan pajak di sisi perusahaan, sementara aktivasi status wajib pajak tetap ada di tangan masing-masing karyawan.

Tutorial Langkah-Langkah Daftar NIK Massal Karyawan

Registrasi NIK karyawan secara massal ke sistem DJP dilakukan dalam tiga tahap berikut sebagaimana tertuang dalam panduan yang diterbitkan Ditjen Pajak:

1. Daftar & Akses Portal NPWP

• Buka portalnpwp.pajak.go.id, klik “Daftar di sini”. (User lama layanan Pemadanan NIK-NPWP bisa langsung pakai layanan Validasi NIK tanpa daftar ulang.)

• Data Instansi/Perusahaan: masukkan NPWP 15/16 digit pemberi kerja, lalu email aktif pemberi kerja (email ini jadi username login).

• Data Penanggung Jawab: NPWP, NITKU, nama, dan NIK penanggung jawab terisi otomatis dari masterfile DJP. Lengkapi NIP/ID, jabatan, dan no HP penanggung jawab. (Jika data penanggung jawab tidak lengkap, sistem akan menolak dan Anda harus mengajukan pemutakhiran data ke KPP terdaftar dulu.)

• Data Staf: masukkan NPWP 16 digit staf yang ditunjuk sebagai PIC, staf ini wajib sudah berstatus NPWP aktif, dan kalau wanita kawin harus berstatus Pisah Harta/Memilih Terpisah (wanita kawin yang gabung NPWP suami tidak bisa jadi staf/PIC). Lengkapi NIP, jabatan, dan no HP staf.

• Data Lainnya: pilih jenis registrasi “Validasi NIK” (bukan “Pemadanan NIK-NPWP”, kalau salah pilih, prosesnya masuk penelitian manual DJP dan berisiko ditolak). Buat kata sandi dan PIN (PIN wajib angka). Unduh format dokumen permohonan (.docx), tanda tangani oleh penanggung jawab & staf, lalu scan jadi PDF.

• Unggah PDF permohonan tersebut, centang pernyataan kebenaran data, klik Submit.

• Cek email pemberi kerja untuk email “Verifikasi Registrasi” dari portalnpwp@pajak.go.id, klik “Verifikasi Permohonan”.

• Login ke portal pakai email dan kata sandi yang dibuat.

2. Unggah Excel Validasi

• Masuk ke tab “Validasi”, unduh template FormatValidasiNIK.xlsx.

• Isi kolom: No urut, NIK, Nama, No HP (diawali “08”), dan Email pegawai yang akan divalidasi. Nama dan NIK harus cocok 100% dengan data Dukcapil (termasuk huruf besar/kecil dan gelar).

• Rename file dengan format <15/16 digit NPWP pemberi kerja>.xlsx (contoh: 012345678961500.xlsx; kalau upload lebih dari satu file, tambahkan ._001.xlsx, ._002.xlsx, dst).

• Klik “Pilih File” → pilih file → Upload. Sistem akan memberi nomor tiket permohonan.

3. Monitoring Validasi & Registrasi

• Masuk ke tab “Monitoring” untuk memantau status per tiket: Diproses (sedang divalidasi), Selesai (sudah diproses), atau Gagal (error server, ulangi).

• Klik “Detail Monitoring” untuk melihat status per NIK: VALID – by data Dukcapil/portal (cocok), atau TIDAK VALID (nama tidak cocok atau NIK tidak ditemukan, cek ke Dukcapil di 168 atau dukcapil.kemendagri.go.id).

• NIK yang sudah VALID akan dimigrasi ke Coretax secara harian, maksimal H+3. Kolom “Migrasi Coretax” akan berubah jadi “Ya” setelah selesai.

• Setelah status “Ya”: batalkan Bupot lama yang masih pakai NPWP sementara → terbitkan ulang Bupot dengan NIK yang sudah tervalidasi → lakukan pembetulan SPT Masa PPh 21 untuk masa pajak saat pembatalan/penerbitan ulang itu dilakukan.

Kesimpulan

Enam jalur di atas melayani kebutuhan yang sebenarnya cukup berbeda, dan memilih jalur yang salah biasanya berarti proses jadi lebih lambat atau malah gagal di tengah jalan.

Memahami perbedaan keenamnya membantu individu maupun perusahaan memilih cara yang paling efisien sesuai posisi mereka, sekaligus tetap sesuai dengan aturan terbaru pasca-implementasi Coretax DJP.

Dengan memahami ketentuan dan langsh pendaftaran terbaru, wajib pajak dapat memenuhi kewajiban perpajakan secara lebih tertib, praktis, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Bagi Anda yang mengurus administrasi perpajakan, dapat menggunakan aplikasi pajak online Mekari Klikpajak karena sudah terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal ERP untuk pengelolaan keuangan dan pajak secara otomatis, serta integrasi software payroll HCM Cloud Mekari Talenta untuk kelola gaji dan pajak karyawan dengan proses yang otomatis.

Saya Mau Coba Gratis Mekari Klikpajak Sekarang!

Mekari Klikpajak adalah software manajemen pajak bisnis & karyawan bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari yang menyediakan fitur lengkap untuk kelola e-Faktur, e-Bupot, e-Billing, dan e-Filing, dengan proses otomatis karena terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal dan software payroll HCM Cloud Mekari Talenta.

Referensi

JDIH Kemenkeu.go.id. “Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. PER-7/PJ/2025 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi NPWP, PKP, dan PBB“
Database Peraturan JDIH BPK. “Undang-Undang No, 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Perpajakan“
Database Peraturan JDIH BPK. “Peraturan Menteri Keuangan No. 112/PMK.03/2022 s.t.d.d. PMK No. 136 Tahun 2023 tentang NPWP dan NITKU”
Pajak.go.id. “Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. PER-6/PJ/2024 tentang Penggunaan NIK sebagai NPWP Orang Pribadi dan NITKU”
Database Peraturan JDIH BPK. “Peraturan Pemerintah No. 5 Tahun 2021 yang dicabut dengan PP No. 28 Tahun 2025 tentang Perizinan Berusaha Berbasis Risiko (dasar sistem OSS)”
Pajak.go.id. “Panduan Validasi & Registrasi Massal NIK, sebagai rujukan status ‘Belum Aktif (SPDN)‘”