Cara Mendapatkan Sertifikat Elektronik e-Faktur - Klikpajak

Cara Mendapatkan Sertifikat Elektronik e-Faktur

Bila Anda telah mendapatkan status sebagai Pengusaha Kena Pajak, maka Anda harus mengetahui atau malah sudah mengenal sertifikat elektronik. Sesuai namanya, sertifikat elektronik merupakan sertifikat yang berbentuk elektronik atau menyimpan tanda tangan elektronik. Tujuannya untuk menunjukkan sebuah identitas atau status subjek hukum pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi elektronik. Sertifikat elektronik ini dinaungi oleh Direktorat Jenderal Pajak sebagai penyelenggara sertifikat elektronik.

Anda bisa menemukan definisi resmi tentang sertifikat elektronik di SE-69/PJ/2015 mengenai Prosedur Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik. Sertifikat elektronik merupakan identitas wajib dalam dunia perpajakan yang penggunaannya diatur oleh Direktorat Jenderal Pajak. Penerbitan sertifikat elektronik juga dilakukan oleh Lembaga tersebut.

Sertifikat elektronik merupakan bukti otentifikasi untuk menggunakan layanan pajak

Bila Anda adalah seorang Pengusaha Kena Pajak, maka sudah bisa dipastikan layanan pajak yang digunakan pasti memiliki sertifikat elektronik. Sertifikat elektronik menjadi tanda otentifikasi pengguna layanan pajak. Layanan pajak ini dapat berupa hal-hal berikut ini.

  • Permintaan nomor seri faktur pajak (NFSP) melalui halaman dalam jaringan (daring) atau situs web yang telah diatur dan/atau difasilitasi oleh Direktorat Jenderal Pajak.
  •  Aplikasi dan sistem elektronik yang telah diatur serta difasilitasi oleh Direktorat Jenderal Pajak dalam pembuatan faktur elektronik (eFaktur).
  • Sertifikat elektronik dalam layanan perpajakan sendiri memiliki dua sifat sebagai berikut.
  • Bisa menjadi jaminan keseluruhan data dengan melihat keadaan dan perubahan dokumen yang telah diotentifikasi atau ditandatangani.
  • Tidak bisa disangkal atau anti penyangkalan, yang berarti bisa langsung terbukti ketika ditandatangani serta memiliki kemampuan menyangkal pemalsuan suatu data utuh.

Kegunaan sertifikat elektronik

Sertifikat elektronik memiliki kegunaan sebagai alat permintaan atau pembuatan e-Faktur dan e-Nofa dalam dunia perpajakan. Apabila status Anda telah menjadi Pengusaha Kena Pajak, maka pemakaian e-Faktur adalah kewajiban. Sementara untuk bisa membuat e-Faktur, Anda harus mempunyai Nomor Seri Faktur Pajak. Untuk mendapatkan Nomor Seri Faktur Pajak tidak perlu dilakukan secara manual. Anda cukup memanfaatkan aplikasi e-Nofa untuk memperolehnya. e-Nofa merupakan aplikasi yang berguna untuk mendapatkan Nomor Seri Faktur Pajak secara online dari mana saja dan kapan saja. Nah, agar bisa memperoleh Nomor Seri Faktur Pajak tersebut, maka Anda harus memiliki sertifikat elektronik.

Cara mendapatkan sertifikat elektronik

Mari mengulik cara untuk mendapatkan sertifikat elektronik berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-28/PJ/2015. Peraturan tersebut memuat tata cara pemberian dan pencabutan sertifikat elektronik. Seorang Pengusaha Kena Pajak bisa memperoleh sertifikat elektronik dengan mengajukan permohonan ke Kantor Pelayanan Pajak di mana wajib pajak tersebut harus melengkapi dokumen terkait. Kelengkapan dokumen ini tidak bisa dikerjakan atau diisi oleh orang selain wajib pajak, meski telah melibatkan surat kuasa atau perwakilan.

Permohonan ini diajukan oleh pengurus yaitu direktur atau pihak yang namanya tercantum di dalam akta Pengusaha Kena Pajak. Syarat dan dokumen yang harus dilengkapi adalah sebagai berikut.

  • Mengajukan surat permohonan sertifikat elektronik yang telah dicap atau ditandatangani perusahaan atau wajib pajak yang terdaftar di PKP. Surat permohonan itu harus disampaikan oleh pihak yang tercantum dalam akta PKP ke Kantor Pelayanan Pajak.
  • Gunakan alamat surat elektronik khusus lengkap dengan kata sandi yang akan dipakai dalam pendaftaran sertifikat elektronik.
  • Sertakan juga surat pernyataan persetujuan pemakaian sertifikat elektronik.
  • KTP/paspor/KITAS/KITAP, sekaligus C1 (Kartu Keluarga) pengurus dilengkapi dengan kopiannya.
  • Pas foto terbaru baik berbentuk fisik dan soft copy.

Jika syarat-syarat sudah dilengkapi, maka Anda bisa meminta sertifikat elektronik ke Kantor Pelayanan Pajak di mana Pengusaha Kena Pajak didaftarkan.

Sertifikat elektronik e-Faktur

Mari kita simak kembali peraturan dari Direktur Jenderal Pajak pada SE-20/PJ/2014. Peraturan ini juga berisi tentang bagaimana sertifikat elektronik didefinisikan. Sertifikat elektronik berdasarkan peraturan ini berarti sertifikat yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas status subjek hukum para pihak, di dalam transaksi elektronik yang diurus oleh penyelenggara sertifikasi. Kita sudah mengulas tentang bagaimana memperoleh sertifikat elektronik pada poin ketiga. Namun ternyata, masih ada pendalaman bila melihat turunan dari SE-20/PJ-2014.

  • Pertama, adalah mengenai pengurus PKP yang diperbolehkan mengurus sertifikat elektronik di Kantor Pelayanan Pajak. Pengurus PKP tersebut haruslah pihak yang memiliki wewenang dalam penentuan arah kebijakan dan/atau pengambilan keputusan ketika perusahaan dijalankan. Dasarnya adalah Undang-Undang KUP yang namanya juga tertulis di SPT tahunan PPh Badan tahun pajak sebelum mengajukan surat permintaan sertifikat elektronik.
  • SPT tahunan Pajak Penghasilan Badan yang jatuh tempo semestinya telah disampaikan ke Kantor Pelayanan Pajak. Hal ini perlu dibuktikan dengan SPT tahunan asli Pajak Penghasilan Badan ditambah bukti telah diterimanya surat/tanda terima laporan SPT.
  • Bila nama pengurus tidak tertulis di SPT Tahunan PPh Badan, dia harus bisa menunjukkan surat asli pengangkatan pengurus terkait. Sebagai tambahan, juga harus bisa menunjukkan akta pendirian perusahaan asli sebagai tanda permanent establishment dan memberikan fotokopi dokumen itu.
  • Jika pengurus berstatus sebagai Warga Negara Asing, maka harus bisa menunjukkan paspor asli, Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) asli, atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP) asli sekaligus menyerahkan fotokopi dokumen yang disebutkan.
  •  Semua berkas di poin nomor tiga dan nomor empat, diberikan seluruhnya ke Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) di KPP di mana PKP tercatat. Proses selanjutnya adalah menunggu konfirmasi. Bila permohonan telah disetujui, maka akan dikirimkan pemberitahuan melalui surat elektronik alamat yang telah dimasukkan saat registrasi atau pendaftaran sertifikat elektronik.

Proses tidak berhenti sampai pada pembuatan, tetapi berlanjut juga ke perpanjangan sertifikasi elektronik

Pasal 6 PER-28/PJ/2015 mengungkapkan bahwa sertifikat elektronik memiliki masa berlaku yang berarti Anda harus melakukan perpanjangan, bila masa berlakunya telah habis. Masa berlaku sertifikat elektronik adalah dua minggu, dengan hitungan awal di saat sertifikat elektronik diterbitkan dan diberikan kepada pemohon. Berdasarkan peraturan di atas, PER-28/PJ/2015 juga mengatur apa saja yang harus dipersiapkan untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat elektronik e-Faktur. Berikut rincian persyaratan perpanjangan sertifikat elektronik untuk badan, cabang, serta joint operation.

  • Surat permintaan sertifikat elektronik
  • Surat pernyataan persetujuan penggunaan sertifikat elektronik, ditandatangani sekaligus bermaterai
  • e-KTP/Paspor/KITAS/KITAP asli milik pengurus
  • Fotokopi e-KTP/Paspor/KITAS/KITAP pengurus
  • Kartu keluarga asli milik pengurus
  • Fotokopi kartu keluarga asli milik pengurus yang diajukan
  • Softcopy pas foto terbaru milik pengurus yang mengajukan perpanjangan
  • SPT asli tahunan badan
  • Tanda penerimaan surat/bukti terima pelaporan SPT Tahunan PPh Badan
  • Nama pengurus tertulis dalam SPT Tahunan PPh Badan.

Bila pemohon berada di posisi PKP cabang, maka harus menyertakan:

  • Fotokopi SPT Tahunan PPh Badan Pusat
  • Dokumen asli penunjukkan pengurus pusat pada PKP cabang
  • Fotokopi penunjukkan pengurus pusat pada PKP cabang

Bila pemohon berada dalam status PKP dengan bentuk operasi kerja sama, dokumen tambahannya adalah sebagai berikut.

  • Fotokopi tahunan SPT PPh seluruh anggota kerja sama operasi
  • Akta asli kerja sama operasi ditambah dengan fotokopinya

Anda juga bisa menggunakan aplikasi Klikpajak untuk mengurus e-Faktur. Klikpajak hadir sebagai mitra resmi Ditjen Pajak Indonesia yang menyediakan solusi perpajakan yang mudah, aman dan terintegrasi. Manfaatkan segera Klikpajak sehingga segala urusan perpajakan Anda segera tuntas dengan lebih efisien.


PUBLISHED12 Feb 2020
Ageng Prabandaru
Ageng Prabandaru

SHARE THIS ARTICLE: