Spesimen tanda tangan Faktur Pajak sebagai bukti sah siapa saja yang berwenang menandatangani Faktur Pajak dalam suatu perusahaan. Tanpa adanya pelaporan spesimen tanda tangan ke Ditjen Pajak, Faktur Pajak yang diterbitkan bisa dianggap tidak lengkap atau bahkan cacat secara hukum.
Oleh karena itu, setiap Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib memahami aturan ini agar terhindar dari risiko sanksi administrasi. Mekari Klikpajak akan mengulas tentang spesimen tanda tangan faktur pajak ini untuk memudahkan Anda memahaminya.
Apa itu Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak?
Spesimen tanda tangan adalah contoh tanda tangan yang didaftarkan ke DJP sebagai bukti siapa saja yang berhak menandatangani Faktur Pajak dalam suatu perusahaan.
Artinya, tidak semua orang bisa sembarang menandatangani Faktur Pajak. Hanya pejabat atau pegawai yang sudah ditunjuk oleh PKP dan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) dengan menyertakan contoh tanda tangan (spesimen) yang sah.
Baca Juga:Â Cara Mengajukan Permohonan Sertifikat Digital Coretax
Dasar Hukum Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak
Ketentuan mengenai spesimen tanda tangan diatur dalam beberapa peraturan Direktorat Jenderal Pajak (DJP), yaitu:
- PER-13/PJ/2010
- PER-65/PJ/2010 (perubahan)
- PER-24/PJ/2012 (perubahan terakhir
Dalam Pasal 13 PER-24/PJ/2012 dijelaskan bahwa PKP wajib menyampaikan “Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak” ke KPP, dilampiri dengan:
- Contoh tanda tangan (spesimen)
- Fotokopi KTP pejabat/pegawai yang ditunjuk
PKP juga boleh menunjuk lebih dari satu orang untuk menandatangani, Faktur Pajak. Jadi, tidak harus direktur-pegawai administrasi pun boleh, asalkan sudah dilaporkan ke KPP.
Jika terjadi pergantian pejabat/pegawai yang berhak menandatangani, maka PKP wajib kembali melaporkan perubahan tersebut ke KPP. Jika tidak, Faktur Pajak yang diterbitkan dianggap tidak lengkap.
Baca Juga:Â Deret Peran Penting PJAP Era Coretax bagi Wajib Pajak
Bagaimana dengan Spesimen Tanda Tangan dalam e-Faktur?
Sama seperti Faktur Pajak manual, Faktur Pajak elektronik (e-Faktur) juga wajib mencantumkan spesimen tanda tangan. Aturan ini tertuang dalam PER-16/PJ/2014 yang mengatur tentang tata cara pembuatan dan pelaporan faktur pajak elektronik.
Perbedaannya:
- Faktur manual menggunakan tanda tangan basa.
- e-Faktur menggunakan kode QR sebagai pengganti tanda tangan basah.
Apakah WNA Boleh Menandatangani Faktur Pajak?
Ya, orang asing (WNA) juga boleh menandatangani Faktur Pajak, dengan syarat:
- Melaporkan ke KPP tempat PKP terdaftar.
- Menyerahkan fotokopi paspor yang sudah dilegalisasi oleh kedutaan besar negara asal di Indonesia.
Kasus yang Sering Terjadi Berkaitan dengan Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak
1. Tidak menyerahkan spesimen tanda tangan
Jika PKP tidak melaporkan spesimen tanda tangan ke KPP, maka Faktur Pajak dianggap cacat sesuai Pasal 10 ayat (5) PER-13/PJ/2010.
2. Perubahan pejabat tidak dilaporkan
Jika PKP mengganti pejabat pendandatangan tetapi tidak melaporkan ke KPP, Faktur Pajak yang diterbitkan dinyatakan tidak lengkap. PKP bisa dikenakan sanksi administratisi berupa denda 2% dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP) sesuai PER-24/PJ/2012 Pasal 13 ayat 6.
3. Masih diperlukan dalam e-Faktur
Walaupun e-Faktur sudah menggunakan QR Code, spesimen tanda tangan tetap diperlukan untuk keperluan administrasi. Jika tidak sesuai, Faktur Pajak bisa dinyatakan cacat saat pemeriksaan.
Berikut ini contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak, yang bisa dijadikan referensi.
Baca Juga:Â Cara Membuat Faktur Pajak jika Pembeli Tidak Punya NPWP
Kesimpulan
Spesimen tanda tangan Faktur Pajak wajib dilaporkan oleh setiap Pengusaha Kena Pajak (PKP) ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP). Tujuannya agar jelas siapa saja pejabat atau pegawai yang berwenang menandatangani Faktur Pajak dalam perusahaan.
Baik faktur pajak manual maupun elektronik (e-Faktur), keduanya tetap memerlukan spesimen tanda tangan sebagai dasar legalitas. Meski e-Faktur menggunakan kode QR sebagai pengganti tanda tangan basah, spesimen tetap harus dilaporkan agar faktur pajak tidak dianggap cacat.
Dengan memahami ketentuan ini, PKP dapat menghindari masalah administrasi maupun denda yang berlaku. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya selalu memperbarui data pejabat penandatangan jika ada pergantian, serta memastikan semua prosedur sudah sesuai dengan aturan perpajakan terbaru.
Bagi Anda yang melakukan transaksi barang/jasa kena PPN, Anda dapat menggunakan e-Faktur Mekari Klikpajak yang sudah terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal ERP, sehingga proses pembuatan faktur pajak hingga rekonsiliasi PPN dapat dilakukan secara otomatis.
Referensi
Database Peraturan Mekari Klikpajak. “Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. PER-16/PJ/2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pelaporan Faktur Pajak Berbentuk Elektronik”
Pajak.go.id. “Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. PER-24/PJ/2012 tentang Bentuk, Ukuran, Tata Cara Pengisian Keterangan, Prosedur Pemberitahuan dalam Rangka Pembuatan, Tata Cara Pembetulan atau Penggantian, dan Tata Cara Pembatalan Faktur Pajak”
Pajak.go.id. “Peraturan DIrektur Jenderal Pajak No. PER-65/PJ/2010 tentang Perubahan atas PER-13/PJ/2010”
