Bayar tagihan, transfer uang hingga kirim invoice sekarang lebih praktis karena bisa lewat WhatsApp. Apakah kirim eFaktur via Whatsapp juga bisa dilakukan? Bagaimana caranya?
Terima kasih telah berkonsultasi pajak dengan , mitra resmi yang diawasi dan terdaftar di DJP. Silakan simak pembahasan pertanyaan di atas pada ulasan berikut.
Ya, kirim e-Faktur Keluaran ke lawan transaksi bisa melalui aplikasi WhatsApp.
Pengusaha Kena Pajak (PKP) dapat mengirimkan Faktur Pajak ke lawan transaksi dengan WhatsApp hanya melalui aplikasi e-Faktur Klikpajak.
Cara Kirim eFaktur via Whatsapp
Cara kirim Faktur Keluaran lewat WhatsApp sangat mudah, cukup lakukan pengaturan template pada akun e-Faktur Klikpajak Anda.
Ikuti langkah-langkah pengaturan template e-Faktur untuk kirim Faktur Keluaran via WhatsApp di bawah ini:
1. Klik “Profil Perusahaan”, kemudian pilih “Pengaturan”.
2. Pada tab “Perusahaan”, lanjutkan klik “Pengiriman Data Pajak”.
3. Setelah itu, klik tab “Faktur Keluaran” dan pilih “Via WhatsApp”.
4. Di sini dapat custom template pesan yang berisi variabel “Nama Pembeli, Nama Perusahaan, Nomor Faktur dan Link Faktur” yang nantinya akan otomatis terisi saat Faktur Keluaran dikirim melalui WhatsApp. Lalu klik “Simpan”.
Catatan:
Template pesan akan disimpan sebagai default pesan yang akan dikirim pada saat pengiriman pesan berikutnya.
5. Berikutnya masuk ke halaman “E-Faktur”, klik “Faktur” dan pilih “Faktur Keluaran”:.
6. Pilih salah satu nomor pajak yang fakturnya ingin dikirim melalui WhatsApp.
7. Lalu pada halaman detail Faktur Pajak, klik tombol “Tindakan”, kemudian pilih “Kirim Faktur via WhatsApp”.
8. Setelah itu akan muncul pop up “Kirim Faktur via WhatsApp”, lalu masukkan “Nama pembeli dan Nomor telepon”.
9. Apabila nomor yang menjadi tujuan bukan nomor telepon Indonesia, dapat memilih negara dengan klik dropdown “Negara”.
10. Selain itu juga dapat mengubah pesan apabila menginginkannya. Setelah diisi, klik “Kirim”.
11. Setelah itu akan diarahkan ke tab baru, yaitu halaman WhatsApp. Kolom chat dengan nomor telepon tujuan akan terbuka, setelah itu klik ikon “Kirim”.
12. Maka Faktur Keluaran pun berhasil terkirim ke lawan transaksi.
Manfaat Kirim e-Faktur via WhatsApp
Distribusi Lebih Cepat
Pengiriman e-Faktur melalui WhatsApp memungkinkan dokumen dikirim secara lebih cepat ke pihak pelanggan atau client.
Sehingga kita tidak perlu mencetak atau mengirimkannya via e-mail.
Meningkatkan Efisiensi Kerja
Melalui proses ini, tim finance tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengunduh, melampirkan hingga mengirimkan faktur satu per satu.
Hemat Biaya Operasional
Kemudian, cost operasional seperti kertas, tinta, hingga ongkos kirim dapat ditekan secara efektif. Seluruh distribusi dapat dilakukan dengan mudah secara digital.
Dokumen Selalu Tersimpan
e-Faktur yang dikirimkan dapat tersimpan di dalam aplikasi. Sehingga perusahaan memiliki dokumen atau arsip digital yang rapi untuk keperluan audit dan sebagainya.
Legalitas dan Kepatuhan
Lantas, bagaimana dengan aspek legalitas dan kepatuhan untuk pengiriman e-Faktur melalui WhatsApp?
- Sah di mata DJP: Selama faktur pajak dibuat melalui sistem e-Faktur yang resmi (aplikasi DJP atau PJAP mitra resmi), maka pengiriman via WhatsApp hanyalah media distribusi, bukan penerbitan. Faktur tetap sah secara hukum.
- Keaslian dokumen terjamin: e-Faktur sendiri telah dilengkapi dengan QR Code dan tanda tangan digital, sehingga pelanggan dapat memverifikasi validitasnya langsung ke sistem DJP.
Kelola Faktur Pajak Lebih Mudah dengan Mekari Klikpajak
Itulah cara kirim eFakur via WhatsApp melalui aplikasi e-Faktur Klikpajak mitra resmi Ditjen Pajak.
Untuk mengetahui detail pengelolaan eFaktur Keluaran, Anda dapat membaca artikel Beberapa Kemudahan Cara Kelola Faktur Pajak Keluaran di e-Faktur Klikpajak.
