Mengenal Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

Surat Perintah Pencairan Dana atau SP2D merupakan salah satu kelengkapan berkas yang penting terutama untuk ranah perkantoran yang berfungsi sebagai syarat dalam pencairan dana oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yang telah disesuaikan dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).

Apa itu SP2D?

Surat Perintah Pencairan Dana atau biasa disebut SP2D merupakan surat perintah pencairan dana yang diterbitkan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) selaku badan yang bertanggung jawab terhadap Kuasa Bendahara Negara (BUN). Surat Perintah Pencairan Dana diterbitkan dengan tujuan untuk melakukan pelaksanaan pembayaran atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dengan nominal yang disesuaikan dengan Surat Perintah Membayar (SPM).

Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana diatur dalam peraturan Menteri Keuangan RI No. 190/PMK.05/2012 yang menjabarkan terkait prosedur pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, Surat Perintah Membayar atau SPM.

Surat Perintah Pencairan Dana atau SP2D didalamnya mencakup gaji bulanan yang terdiri dari pembayaran gaji bulanan termasuk di dalamnya gaji terusan dan gaji ke-13. Untuk surat Perintah Perintah Pencairan Dana non gaji bulanan mencakup pembayaran gaji bulanan (termasuk kekurangan gaji dan gaji susulan), pembayaran kredit/hibah luar negeri beban rekening khusus serta, uang persediaan, dana Perhitungan Pihak Ketiga (PPK),

Ketentuan Penyerahan Berkas Surat Perintah Membayar (SPM)

Penerbitan Surat Perintah Pencairan (SP2D) dapat ditolak apabila kelengkapan berkas SPM yang digunakan sebagai persyaratan atau dasar penerbitan tidak sesuai dengan ketentuan. Pengiriman SPM dilakukan oleh petugas sah yang ditetapkan oleh KPA dengan ketentuan sebagai berikut:

Petugas yang bertugas mengantar SPM menyerahkan SPM beserta dengan dokumen pendukung dan ADK SPM yang telah ter-injeksi dengan PIN PPSPM melalui Front Office penerimaan SPM pada KPPN.
Petugas pengantar SPM wajib menunjukan Kartu Identitas Satker (KIPS) yang valid pada petugas front Office KPPN
Apabila SPM tidak dapat dikirimkan secara langsung pada KPPN, maka penyerahannya SPM beserta dokumen pendukung dapat melalui Kantor Pos ataupun jasa pengiriman resmi lainnya. Dengan catatan bahwa petugas pengantar SPM atau KPA terlebih dahulu melakukan konfirmasi pada kepala KPPN bahwa penyampaian SPM tidak dapat dilakukan secara langsung.

Adapun kelengkapan berkas SPM yang harus disediakan adalah SPM UP/TUP/GUP nihil/PTUP/LS/KP/IB/KBC diserahkan sebanyak dua rangkap bersama dengan ADK SPM yang diberikan kepada KPPN dengan ketentuan sebagai berikut:

Pengiriman SPM-UP dilakukan dengan melampirkan surat pernyataan dari KPA yang dibuat sesuai format sebagaimana terdapat dalam lampiran XIV PMK Nomor 190/PMK.05/2012
Penyampaian SPM-TUP juga melampirkan surat persetujuan pemberian TUP dari Kepala KPPN
Penyampaian SPM-LS juga melampirkan dengan Surat Setoran Pajak (SSP) dan/atau bukti setor lainnya, dan/atau daftar nominatif untuk yang lebih dari 1 (satu) penerima

Setor pajak online lebih praktis menggunakan e-Billing dari Klikpajak. Coba Sekarang!

Khusus untuk pengiriman SPM-LS yang digunakan untuk jaminan pembayaran uang muka atas perjanjian kontrak, maka harus dilampiri berkas sebagai berikut:

Dokumen Asli surat jaminan uang muka
Dokumen Asli surat kuasa bermaterai cukup dari PPK kepada Kepala KPPN untuk pencairan jaminan uang muka
Dokumen Asli konfirmasi tertulis dari pimpinan penerbit jaminan uang muka yang disesuaikan dengan Peraturan Presiden mengenai pengadaan barang/jasa pemerintah

Khusus untuk penyampaian SPM atas beban pinjaman hibah, juga dilampiri dengan faktur pajak:

Pengiriman SPM-KP dilengkapi dengan SKPKPP dan SSP
Pengiriman SPM-IB dilengkapi dengan SKPIB dan SSP
Pengiriman SPM-KBC dilengkapi dengan SKPBC

Untuk kelengkapan berkas SPM yang dananya bersumber dari PNBP untuk satker pengguna PNBP yang tidak terpusat, Penyampaian SPM UP/TUP/GUP/GUP Nihil/ PTUP/LS, juga harus dilengkapi dengan bukti setor PNBP yang telah terkonfirmasi oleh KPPN dan dengan Daftar Perhitungan Jumlah Maksimum Pencairan (MP) dibuat sesuai format sebagaimana tercantum dalam Lampiran XVII PMK Nomor 190/PMK.05/2012.

Jika seluruh berkas yang dikirimkan telah sesuai dengan kelengkapan yang ditetapkan maka selanjutnya KPPN akan mengeluarkan surat perintah pencairan olen yang digunakan untuk pembayaran uang muka, tetapi apabila terdapat satu atau lebih pegawai dalam satuan kerja terkait tidak menyertakan sata kontrak atau perjanjian atau data terkait perubahan data dan perjanjian pada penyedia jasa maka KPPN tidak akan bisa menerbitkan Surat Perintah Pencairan dana.

Waktu untuk Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana

Adapun waktu yang diperlukan untuk melakukan penerbitan dan pencairan dana dari KPPN sesuai dengan Keputusan Jenderal Perbendaharaan No. KEP-66/PB/2013 yang berisi tentang standar Prosedur Operasional yaitu sebagai berikut:

SP2D LS non gaji paling lama diproses untuk penerbitan selama 1 jam sejak ADK SPM diterima oleh KPPN
Surat perintah penerbitan dana Up/TUP/GUP/PTUP paling lama diterbitkan sejak 1 jam setelah sejak SDK SPM diterima oleh pihak KPPN
Proses penerbitan surat perintah pencairan dana gaji induk/kekurangan gaji/terusan penghasilan gaji/uang duka tewas/uang duka wafat/uang muka gaji paling lambat diproses selama 5 hari kerja sebelum tenggat waktu pembayaran gaji
Penolakan/persetujuan pembayaran permintaan tambahan gaji paling lambat diproses selama 1 hari kerja
Pengiriman data pengawasan kontrak diproses selambat-lambatnya sejak 1 jam berkas terupload/dikirimkan
Proses penerbitan surat pemberitahuan pemotongan uang persediaan (UP) paling lambat dilakukan selama 1 hari kerja
Surat pemberitahuan pengajuan penggantian uang persediaan paling lambat diproses selama 1 hari kerja
Pemberitahuan ralat/koreksi surat perintah pencairan dana paling lambat diproses selama 1 hari kerja

Apakah Surat Perintah Pencairan Dana dapat diubah/Ralat?

Jika terjadi kekeliruan dalam pembuatan ataupun pemrosesan Surat Perintah Pencairan Dana. Maka selama kesalahan yang terjadi tidak bersangkutan dengan besaran dana yang akan dikeluarkan maka masih dapat dilakukan koreksi atau ralat. Contohnya tidak membuat sisa anggaran anggaran pada DIPA/POK menjadi minus, atau terdapat perubahan kode Bagian Anggaran, Satuan Kerja dan eselon I.

Peralatan Surat Perintah Pencairan Dana atau SP2D dapat dilakukan untuk memecahkan masalah pengeluaran dan kode BAS selain perubahan koden lain, ataupun terkait dengan pencantuman kode pada SPM yang meliputi jenis SPM, cara bayar, tahun anggaran, jenis pembayaran, sifat pembayaran, cara penarikan, nomor register, atau pembetulan penulisan nomor dan nama rekening, nama bank yang mencantumkan dokumen pendukung lain yang disebabkan terjadinya kegagalan transfer dana.

Cara Pengembalian Surat Perintah Pencairan Dana

Surat perintah pencairan dana dapat di retur dengan alasan:

Terdapat kesalahan dalam penulisan nomor/ nama pada rekening tujuan
Terjadi kesalahan penulisan pada nama bank penerima
Rekening yang disetorkan telah tidak aktif/di tutup

Ketentuan yang berlaku untuk melakukan pengembalian surat perintah pencairan dana adalah:

Pengajuan pengembalian masih bisa dilakukan apabila laporan dikirimkan selama satu periode/laporan belum disetorkan pada kas negara sehingga pembayaran dapat dilakukan kembali dengan melakukan penerbitan ralat rekening surat perintah pencairan dana.
Kesalahan retur yang terjadi selama/setelah laporan telah disetorkan pada kas negara maka akan dapat dibayarkan kembali dengan menggunakan penerbitan SPM-PP/SP2D yang dikeluarkan oleh KPPN dengan syarat telah terleng.kapinya surat pengajuan permohonan pembayaran kembali dari satuan kerja/KPA.

Pengiriman surat perbaikan SP2D dapat diberikan ke KPPN dengan melampirkan beberapa dokumen dibawah ini:

Dokumen asli surat pertanggungjawaban mutlak
Fotocopy buku rekening/ Rekening giro yang telah mendapatkan legalisir oleh bank yang bersangkutan
Surat pernyataan dari kantor pos/atau bank bersangkutan yang menerangkan bahwa rekening yang tercantum masih aktif dan digunakan minimal 1 bulan setelah permohonan surat ralat dibuat oleh KPA
Revisi surat kontrak apabila ralat mengakibatkan adanya perubahan rekening dalam dokumen kontrak
Sertakan dokumen ADK, SPM asli dan Copy serta SP2D yang masih dalam kondisi belum direvisi/salah dan sertakan surat perintah pencairan dana yang telah direvisi apabila revisi mengakibatkan adanya perubahan dalam Surat perintah membayar (SPM) dan Surat perintah pencairan dana (SP2D)

Prosedur yang berkaitan dengan revisi/perbaikan/ralat surat perintah membayar telah tertuang dalam dalam peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan dengan nomor PER-89/PB/2011 yang disahkan pada tanggal 21 Desember 2011 yang mengatur tentang prosedur dan mekanisme pengiriman dan koreksi data pada KPPN.

Satuan kerja yang hendak melakukan perubahan atau revisi pada surat perintah membayar yang surat perintah pencairan dana telah diterbitkan maka berkewajiban berpedoman pada beraturan diatas. Adapun prosedur yang harus diikuti oleh satuan kerja untuk memproses revisi surat perintah membayar yang surat perintah pencairan dananya telah diterbitkan adalah sebagai berikut:

Pengajuan data yang dikirimkan pada KPPN harus berupa:

Dokumen data keterangan setoran penerimaan negara melalui kantor pos/bank yang bersangkutan
Dokumen pengeluaran atau potongan melalui proses penerbitan surat perintah pencairan dana (SP2D)

Persyaratan yang harus dipenuhi untuk mengajukan revisi/ralat surat perintah membayar (SPM) adalah sebagai berikut:

Dokumen yang berisikan list revisi/ralat yang telah ditandatangani kuasa hukum pengguna anggaran
Copy file SPM dan SP2D yang belum diralat
SPM yang telah sesuai
Dokumen pertanggungjawaban mutlak
Surat perintah membayar yang telah dikoreksi

Revisi/ perbaikan/ralat pada surat perintah membayar tidak dapat diajukan atau diproses apabila data yang diubah berkaitan dengan nominal uang abiak jumlah pengeluaran, potongan ataupun pemasukan yang tertulis dalam surat perintah membayar.

KPPN akan memeriksa dan meneliti hal apa saja yang diubah/diperbaiki dalam SPM dan memutuskan apakah hal tersebut bisa disetujui sesuai dengan ketentuan PER-89/PB/2011. Apabila nantinya perbaikan/ralat yang diajukan telah sesuai dengan ketentuan maka KPPN akan mengeluarkan surat penyesuaian. Apabila ralat/revisi dari surat perintah membayar tidak dapat diterima ataupun disetujui maka KPPN akan menerbitkan surat pengembalian atau ralat yang telah diajukan oleh satuan kerja.

Surat Perintah Pencairan Dana dengan Sistem Online

Mengikuti arus teknologi yang berkembang pesat dalam masyarakat, sehingga sistem pemerintahan telah menyesuaikan diri dan menyediakan pelayanan pengajuan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang dapat dilakukan dengan Online. Keuntungan dari sistem ini membuat tiap-tiap satuan kerja dapat melakukan proses pengajuan atau pengiriman SPM dengan lebih mudah dan Real-Time sehingga menghemat waktu dan kesalahan selama dilakukannya proses pengajuan.

Surat perintah pencairan dana online juga mempermudah monitoring terhadap kinerja dan realisasi kegiatan-kegiatan di tiap-tiap tingkatan masyarakat. Sistem ini juga dapat memonitoring waktu yang diperlukan untuk pengembalian modal atau payback period.

Selain beberapa hal di atas, sistem Surat Perintah Pencairan Dana Online ini juga memiliki beberapa kelebihan antara lain:

Menjadi tempat penyimpanan data pencairan yang diklasifikasikan sesuai dengan kategori dan data otentik scan melalui sistem ini
Data yang tampilkan lebih real-time dan lebih akurat apabila terdapat perubahan atau pembaruan data yang dilakukan oleh sistem surat perintah pencairan dana online yang dikeluarkan oleh KPPN pusat, provinsi dan kabupaten
Mempermudah proses pengembalian dana, pertanggungjawaban data kepada pemberi pinjaman

Selain mempermudah pekerjaan dengan sistem yang tersedia, surat perintah pencairan dana online ini memiliki beberapa manfaat, antara lain:

Waktu proses pencairan aka terpangkas dan lebih cepat karena proses pencairan dilakukan dengan prosedur online
Meminimalisir adanya kesalahan pada rekening, seperti kesalahan pemberian nomor rekening ataupun nama rekening tujuan yang mana jika terjadi kesalah seperti ini surat perintah pencairan dana akan dibatalkan dan harus memproses ulang
Dapat digunakan untuk mengawasi rekening kas daerah yang dilakukan oleh kantor-kantor yang berada pada naungan badan pengelolaan keuangan setempat
Pemrosesan surat perintah pencairan dana secara online akan mengurangi beban kerja pegawai sehingga pegawai dapat bekerja dengan lebih optimal dan efektif dalam penggunaan jam kerja tanpa harus mengurus berkas-berkas rumit yang akan memakan waktu cukup lama