Buat e-Faktur Mudah dengan Sertifikat Elektronik

Sertifikat elektronik pajak adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menujukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang diberikan langsung kepada PKP sebagai bukti otentifikasi pengguna layanan pajak elektronik berupa:

1. Layanan permintaan Nomor Seri Faktur Pajak melalui laman (website) yang ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak.
2. Penggunaan aplikasi atau sistem elektronik yang ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak untuk pembuatan e-Faktur Pajak.

Dengan pemberlakuan e-Faktur Nasional mulai 1 Juli 2016, wajib pajak yaitu Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menggunakan aplikasi e-faktur untuk kegiatan perpajakan yang meliputi administrasi faktur pajak serta Pembuatan SPT Masa PPN 1111 yang dilaporkan setiap bulan paling lambat akhir bulan berikutnya.

PKP harus memiliki Sertifikat Elektronik terlebih dahulu untuk memperoleh layanan perpajakan elektronik termasuk e-faktur yang berfungsi sebagai otentifikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik.

Syarat e-Faktur: Buat Sertifikat Elektronik Terlebih Dahulu

Persyaratan awal e-faktur yang harus dilakukan adalah mengajukan Sertifikat elektronik terlebih dahulu sebagai prasyarat untuk mendapatkan layanan perpajakan secara elektronik (melalui akun PKP) seperti penggunaan aplikasi e-Faktur, permintaan nomor seri Faktur Pajak secara online dan layanan lainnya.

Fungsi sertifikat elektronik adalah sebagai pengganti tanda tangan dan dijadikan sebagai sertifikat (pengenal) yang memuat tanda tangan elektronik serta identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yaitu pembuatan e-faktur. Jadi, sebelum aplikasi e-faktur diberikan dan dapat digunakan Anda harus mengajukan sertifikat elektronik.

Masa Berlaku Sertifikat Elektronik

1. Masa berlakunya adalah 2 Tahun dihitung sejak tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh DJP.
2. Sebelum masa berlaku berakhir, PKP diperkenakan untuk meminta Sertifikat Elektronik baru.
3. Masa berlaku lama berakhir setelah adanya Sertifikat Elektronik baru.

Syarat Permintaan Sertifikat Elektronik

Syarat utama pengajuan sertifikat elektronik untuk e-faktur adalah pengurus PKP harus mengajukan secara langsung ke Kantor Pelayanan Pajak atau Pengurus PKP dan tidak boleh diwakilkan kepada kuasa, karyawan, atau konsultan pajak.

Pengurus PKP adalah orang yang secara nyata memiliki wewenang ikut menentukan kebijaksanaan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan (UU KUP). Namanya tercantum dalam SPT tahunan PPh Badan tahun pajak sebelum tahun diajukannya surat permintaan sertifikat elektronik.

Pastikan sebelum meminta surat elektronik Anda telah:

• Menjadi Pengusaha Kena Pajak
• Memiliki kode aktivasi dan password
• Mengaktifkan akun Pengusaha Kena Pajak

Alur Permintaan Sertifikat Elektronik

Ada 2 cara memperoleh sertifikat elektronik:

• Offline, yaitu langsung datang ke KPP tempat PKP dikukuhkan.
• Online, yaitu melalui laman (website) yang ditentukan oleh Direktorat jenderal Pajak dengan mengikuti petunjuk pengisian yang disediakan.

Permintaan sertifikat elektronik bisa diajukan langsung ke KPP atau secara online via website DJP yaitu efaktur.pajak.go.id.  Namun walaupun secara online, PKP tetap harus menyerahkan fisik berkas-berkas yang dipersyaratkan. Bagaimana cara mendapatkan surat elektronik? Berikut langkah lengkapnya.

Cara Mendapatkan Sertifikat Elektronik

a. PKP (Umum)

1. Menyerahkan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik.
2. Menyerahkan fotokopi SPT Tahunan beserta bukti penerimaan surat atau tanda terima pelaporan SPT Tahunan.
3. Menunjukkan dan menyerahkan identitas asli Pengurus beserta fotokopinya. Untuk WNI menyerahkan KTP dan KK dan WNA menyerahkan paspor/KITAS/KITAP.
4. Softcopy pas foto pengurus pengajuan sertifikat elektronik yang disimpan di compact disk (CD) dan file diberi nama dengan format: “NPWP PKP-nama pengurus-nomor identitas kependudukan pengurus“.
5. Sebagai pelengkap persyaratan, bawalah dokumen-dokumen lain seperti Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi dari KPP dan email yang berisi Password aktivasi akun PKP dari KPP atau surat pemberitahuannya.

b. PKP Cabang

• Pengurus menyerahkan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik yang telah ditandatangani. Pengurus menunjukkan dan menyampaikan fotokopi surat penunjukan dari pengurus pusat PKP cabang. Pengurus pusat harus tercantum dalam laporan SPT PPh Badan.
• Menyampaikan fotokopi SPT Tahunan PPh Badan pusat tahun pajak terakhir dan dibuktikan dengan fotokopi bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
• Dokumen asli beserta fotokopi pendirian perusahaan dan surat pengangkatan pengurus cabang.

c. PKP Kerjasama Operasi

• Syarat pengajuan sertifikat sama halnya dengan PKP Cabang tetapi terdapat tambahan yaitu harus menunjukkan dan menyampaikan akta asli beserta fotokopi kerja sama operasi tersebut.

d. PKP Orang Pribadi

1. Surat Permintaan Surat Elektronik Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan dikuasakan ke pihak lain.
2. Fotokopi SPT Tahunan PPh Orang Pribadi tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan permintaan Sertifikat Elektronik, beserta fotokopi Bukti Penerimaan Surat atau Tanda Terima Pelaporan SPT.
3. WNI: Asli e-KTP dan KK pengurus PKP cabang dan pusat serta menyampaikan fotokopinya.
4. WNA: Asli paspor dan KITAS/KITAP, serta menyampaikan fotokopinya.
5. Softcopy pas foto yang disimpan di CD atau media lainnya dan diberi nama: NPWP-nama pengurus-nomor KTP pengurus.

Setelah syarat pengajuan lengkap, pegawai KPP akan meminta foto langsung pengurus dan pengurus akan diminta memasukkan passphrase yang digunakan sebagai kode keamanan selain password. Passphrase sangat penting karena digunakan untuk instalasi kode sertifikat dari KPP dan registrasi e-faktur.

Bagaimana Jika Sertifikat Elektronik Hilang?

Apabila Anda kehilangan file Sertifikat Elektronik, Anda dapat mengunduh ulang melalui akun PKP. Tetapi apabila Anda kehilangan passphrase, maka Anda harus mengajukan pencabutan ke KPP tempat Anda dikukuhkan. Setelah sertifikat elektronik lama dicabut, Anda dapat mengajukan permintaan sertifikat elektronik yang baru dengan tata cara yang sama.