Saat membeli barang atau menggunakan jasa, kamu mungkin menerima dokumen berisi rincian transaksi dan jumlah yang harus dibayar. Dokumen tersebut disebut invoice. Meski sering digunakan dalam kegiatan bisnis, invoice masih kerap disamakan dengan nota atau kuitansi.
Padahal, memahami apa itu invoice penting agar kamu mengetahui asal tagihan, batas pembayaran, hingga metode yang dapat digunakan. Bagi pemilik usaha, invoice juga membantu proses penagihan dan pencatatan keuangan menjadi lebih tertib.
Pengertian Invoice dalam Transaksi
Invoice adalah dokumen resmi yang dikirimkan penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Dokumen ini biasanya mencantumkan rincian transaksi, jumlah tagihan, tanggal penerbitan, batas pembayaran, dan metode pembayaran.
Invoice dapat diterbitkan dalam bentuk cetak maupun digital. Dalam transaksi modern, invoice digital lebih banyak digunakan karena mudah dikirim, disimpan, dan dibayar secara online.
Sedangkan dari sisi, dokumen tersebut disebut invoice penjualan. Sementara itu, pembeli dapat mencatat dokumen yang sama sebagai invoice pembelian.
Fungsi Invoice
Invoice memiliki peran penting dalam menjaga transaksi antara penjual dan pembeli tetap jelas, tercatat, dan mudah ditelusuri.
Sebagai Dokumen Penagihan
Invoice menjadi permintaan pembayaran resmi atas barang atau jasa yang telah diberikan. Dokumen ini mencantumkan total tagihan dan batas waktu pembayaran.
Mencatat Transaksi Penjualan
Setiap invoice membantu penjual mencatat barang atau jasa yang terjual, harga, jumlah, serta identitas pembeli secara teratur.
Memantau Pembayaran
Melalui nomor dan status invoice, penjual dapat mengetahui tagihan yang sudah dibayar, belum lunas, atau melewati jatuh tempo.
Memeriksa Rincian Pembelian
Bagi pembeli, invoice menjadi acuan untuk memastikan barang, jasa, harga, diskon, dan total tagihan sesuai dengan kesepakatan.
Mendukung Pembukuan Keuangan
Invoice dapat digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pencatatan pemasukan, pengeluaran, piutang, dan penyusunan laporan keuangan.
Menjadi Bukti Transaksi
Apabila terjadi perbedaan perhitungan atau perselisihan, invoice dapat membantu kedua pihak menelusuri kembali rincian transaksi.
Jenis Invoice
Jenis invoice dapat dibedakan berdasarkan waktu penerbitan, tujuan penggunaan, dan posisinya dalam transaksi. Untuk mengetahui perbedaannya secara lebih jelas, simak penjelasan berikut:
Invoice Penjualan
Invoice penjualan adalah tagihan yang dikirim penjual kepada pelanggan atas barang atau jasa yang telah diberikan.
Invoice Pembelian
Invoice pembelian adalah tagihan yang diterima pembeli dari pemasok. Dokumen ini biasanya dicatat sebagai utang usaha atau transaksi pembelian.
Invoice Lewat Jatuh Tempo
Invoice lewat jatuh tempo merupakan tagihan yang dikirim kembali karena belum dibayar sampai batas waktu yang ditentukan. Istilah invoice tertunggak juga dapat digunakan.
Invoice Termin
Invoice termin adalah tagihan yang diterbitkan secara bertahap selama pekerjaan atau proyek masih berlangsung. Jenis ini juga dikenal sebagai invoice progres atau invoice sementara.
Invoice Akhir
Invoice akhir merupakan tagihan terakhir dalam rangkaian pembayaran dan menandakan bahwa pekerjaan telah selesai.
Invoice Berkala
Invoice berkala diterbitkan secara otomatis dalam periode tertentu, misalnya setiap minggu, bulan, atau tahun. Jenis ini biasa digunakan untuk layanan berlangganan atau sewa.
Invoice Proforma
Invoice proforma adalah dokumen awal yang mencantumkan perkiraan biaya sebelum transaksi diselesaikan. Dokumen ini belum berfungsi sebagai tagihan akhir.
Invoice Komersial
Invoice komersial digunakan dalam perdagangan internasional. Dokumen ini berisi rincian barang, nilai transaksi, serta informasi yang diperlukan dalam proses ekspor dan impor.
Nota Kredit
Nota kredit adalah dokumen yang diterbitkan untuk mengurangi atau membatalkan sebagian nilai invoice sebelumnya, misalnya karena retur barang, kesalahan harga, atau pemberian potongan tambahan.
Informasi yang Tercantum dalam Invoice
Invoice yang jelas perlu memuat informasi lengkap agar tidak menimbulkan kebingungan. Beberapa bagian penting yang biasanya tercantum di dalamnya meliputi:
- identitas penjual dan pembeli;
- nomor invoice;
- tanggal penerbitan;
- tanggal jatuh tempo;
- deskripsi barang atau jasa;
- jumlah dan harga satuan;
- diskon, pajak, atau biaya tambahan;
- total yang harus dibayar;
- metode dan ketentuan pembayaran.
Nomor invoice sebaiknya berbeda untuk setiap transaksi. Nomor tersebut digunakan sebagai referensi ketika penjual mencatat pembayaran atau mencari dokumen tertentu. Informasi pembayaran juga harus ditulis dengan jelas. Apabila pembayaran dilakukan melalui transfer, invoice biasanya mencantumkan nama bank, nomor rekening, dan nama penerima dana.
Contoh Invoice Tagihan Sederhana
Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh invoice tagihan untuk jasa pembuatan desain:
Nomor invoice: INV-2026-071
Tanggal invoice: 21 Juli 2026
Tanggal jatuh tempo: 28 Juli 2026
Penjual: Studio Kreatif Nusantara
Pembeli: Toko Maju Bersama
Layanan: Desain katalog produk 10 halaman
Harga jasa: Rp2.500.000
Diskon: Rp250.000
Total tagihan: Rp2.250.000
Metode pembayaran: Transfer bank
Catatan: Cantumkan nomor invoice pada berita transfer
Format invoice dapat disesuaikan dengan jenis bisnis. Perusahaan tertentu mungkin menambahkan nomor pesanan, nomor kontrak, periode layanan, termin pembayaran, atau informasi perpajakan. Hal terpenting adalah seluruh informasi transaksi dapat dipahami oleh kedua pihak dan tidak menimbulkan perbedaan perhitungan.
Cara Bayar Invoice
Pembayaran invoice kini dapat dilakukan secara offline maupun online. Kamu dapat memilih metode yang paling sesuai dengan ketentuan dari penjual atau penyedia tagihan.
Bayar Invoice secara Offline
Pembayaran offline dilakukan tanpa menggunakan aplikasi atau halaman pembayaran digital. Beberapa cara yang umum digunakan antara lain:
- Membayar tunai langsung kepada penjual atau kasir.
- Melakukan transfer melalui teller bank.
- Menyetorkan uang melalui mesin ATM.
- Menyerahkan cek atau giro jika diterima oleh perusahaan.
Pastikan kamu memperoleh kuitansi atau bukti pembayaran setelah transaksi selesai. Cantumkan nomor invoice agar pembayaran lebih mudah dikenali oleh penjual.
Bayar Invoice secara Online
Pembayaran online memungkinkan kamu melunasi invoice tanpa perlu datang langsung ke kantor penjual atau bank. Metode yang dapat digunakan antara lain:
- Transfer melalui mobile banking atau internet banking.
- Pembayaran menggunakan virtual account.
- Pembayaran melalui aplikasi atau platform digital.
- Bayar invoice pakai kartu kredit atau kartu debit.
- Membayar melalui tautan pembayaran yang dikirimkan penjual.
Sebelum menyelesaikan transaksi, periksa kembali nomor invoice, nama penerima, dan jumlah tagihan. Setelah pembayaran berhasil, simpan bukti transaksi dan pastikan status invoice telah berubah menjadi lunas.
Invoice bukan sekadar lembar tagihan, melainkan dokumen penting yang membantu penjual dan pembeli memahami transaksi. Karena itu, sebelum bayar tagihan invoice, selalu periksa identitas penerbit, rincian transaksi, tanggal jatuh tempo, serta metode pembayaran yang digunakan.
Bagi pelaku usaha, proses bayar invoice penjualan juga perlu dicatat dengan benar agar status transaksi dan pembukuan tetap akurat. Untuk membayar tagihan dari mitra yang telah bekerja sama, kamu dapat menggunakan aplikasi bayar invoice melalui layanan Blibli. Pilih nama penyedia, masukkan nomor pembayaran, periksa kembali detail tagihan, lalu selesaikan transaksi menggunakan metode pembayaran yang tersedia.
