Transaksi yang melibatkan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak memiliki kewajiban untuk mencantumkan faktur pajak. Faktur ini berfungsi sebagai catatan transaksi, serta catatan kewajiban pajak yang telah dilaksanakan berupa Pajak Pertambahan Nilai. Namun bisa saja Anda suatu saat kehilangan faktur pajak Anda. Untuk mengembalikan faktur yang terhapus atau tidak dapat ditemukan, terdapat prosedur yang dapat dilakukan.

Untuk Anda yang berstatus PKP, kehilangan data terkait faktur pajak tentu akan sangat merepotkan. Apalagi jika data tersebut masih diperlukan untuk melakukan klaim lebih bayar pajak atau urusan lainnya, tentu diperlukan faktur pajak asli untuk melakukan proses tersebut. Biasanya, kehilangan ini bisa disebabkan oleh beberapa hal mulai dari human error hingga kerusakan perangkat yang Anda gunakan.

Penyebab Umum

Karena faktur pajak kini dibuat menggunakan aplikasi eFaktur pajak milik Direktorat Jenderal Pajak, maka penyimpanan berkasnya sendiri bersifat digital. Keuntungannya jelas, berkas digital tidak akan mudah rusak karena faktor fisik seperti dimakan rayap, terkena air atau sobek. Namun demikian kerusakan yang mengintai data digital ini juga tetap ada.

Misalnya berupa kerusakan perangkat komputer yang digunakan untuk menyimpan data faktur pajak dari e-Faktur. Ketika perangkat mengalami permasalahan pada media penyimpanannya, resiko kehilangan faktur pajak akan meningkat. Selain itu, melakukan proses instal ulang juga dapat menghilangkan data faktur pajak yang tersimpan. Ini mengapa sangat penting untuk secara rutin melakukan back up pada data yang Anda miliki.

Selain dari hardware yang digunakan, data faktur juga dapat hilang akibat serangan virus atau malware yang menyerang aplikasi e-Faktur Anda. Ketika hal ini terjadi biasanya ada dua kemungkinan, file dihapus oleh virus, atau aksesnya dibatasi oleh virus atau software pengganggu. Hal lain yang mungkin terjadi, proses update aplikasi Anda tidak dilakukan dengan benar sehingga terdapat file yang mengalami crash atau corrupt.

Nah, yang juga tidak kalah sering terjadi, adalah Anda tidak dapat mengingat username dan password yang Anda miliki untuk mengakses akun Anda. Memang hal ini dapat dikatakan manusiawi, namun jika terlanjur terjadi, Anda tentu harus melakukan prosedur tertentu untuk mengembalikan faktur yang terhapus atau hilang bukan? Satu pekerjaan tambahan untuk Anda.

Prosedur Pengembalian Faktur Pajak

Jika Anda tidak memiliki data cadangan, Anda harus berurusan dengan KPP tempat Anda terdaftar untuk mengembalikan faktur yang terhapus. Berikut langkah-langkah yang harus Anda lakukan.

• Buat surat permohonan secara formal yang ditujukan pada KPP dimana Anda terdaftar. Formatnya dapat Anda lihat pada Pasal 8 Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pelaporan Faktur Pajak Berbentuk Elektronik.
• Sertakan surat penting yang Anda miliki saat pertama kali mendaftar di aplikasi e-Faktur milik DJP. Jika Anda masih ingat username dan password, sertakan juga data tersebut.
• Bawa media penyimpanan data digital, berupa flashdisk atau yang lainnya untuk menyimpan data dalam bentuk ZIP. Perlu diingat, data ini harus dibuka pada komputer yang Anda gunakan dengan terlebih dahulu diekstrak melalui aplikasi e-Faktur.
• Anda sebagai Pengusaha Kena Pajak harus hadir sendiri tanpa bisa diwakilkan ke KPP tempat Anda terdaftar. Untuk PKP berbentuk badan, pengurusan ini harus dilakukan oleh direktur perusahaan.
• Data e-Faktur yang diminta hanya terbatas pada pengembalian e-Faktur yang sudah pernah diunggah dan memperoleh persetujuan dari Direktorat Jenderal Pajak.

Demikian proses untuk mengembalikan faktur yang terhapus atau hilang karena kendala tertentu.

Baca juga: Syarat Faktur Pajak Gabungan bagi PKP

Pencegahan

Cara paling sederhana untuk mencegah terjadinya kehilangan data ini tentu adalah backup yang dilakukan secara rutin. Memang mungkin merepotkan, namun memiliki salinan data e-Faktur sangat direkomendasikan agar Anda tidak kehilangan informasi berharga dan penting ketika diperlukan. Anda bisa mengunduh file tersebut melalui aplikasi yang Anda miliki.

Selain itu, tentu Anda harus selalu mengingat username dan password yang digunakan untuk masuk ke akun e-Faktur yang Anda miliki. Untuk wajib pajak pribadi, Anda bisa mencatatnya di penyimpanan pribadi Anda, sedangkan untuk wajib pajak badan, tentu Anda memiliki petugas khusus yang diberikan pekerjaan untuk mengelola faktur pajak, hal ini akan lebih mudah dikelola sehingga tidak terjadi kesalahan atau kelalaian untuk username dan password-nya.

Mengelola faktur pajak untuk Pengusaha Kena Pajak merupakan satu kewajiban penting yang tidak boleh dilalaikan. Selain sebagai syarat transaksi, dokumen ini juga penting ketika PKP ingin mengajukan klaim pada lebih bayar yang terjadi dalam transaksi tersebut.

Untuk mengembalikan faktur yang terhapus Anda bisa melakukan prosedur di atas. Namun untuk melaksanakan kewajiban perpajakan agar dapat terarsip dengan rapi dan aman, Anda cukup menggunakan Klikpajak. Mitra resmi DJP ini menyediakan layanan pengarsipan sistematis untuk setiap akun. Sehingga setiap transaksi dapat tercatat dengan rapi dan aman tanpa perlu khawatir data hilang.

[adrotate banner=”4″]