Mengenal Proforma Invoice dalam Transaksi Jual Beli

Hai, sobat, ketika Anda melakukan transaksi secara online maupun offline, Anda akan mendapatkan sebuah dokumen. biasanya, dokumen tersebut memuat beberapa informasi mengenai produk, barang atau jasa yang Anda beli di suatu transaksi. Nah, pernahkah Anda berpikir dokumen apa itu? Faktanya, dalam dunia bisnis mungkin masih banyak orang yang tidak mengenal apa itu istilah Proforma Invoice atau faktur proforma.

Istilah tersebut merupakan sebuah faktur atau suatu dokumen yang diberikan oleh pemasok (supplier) sebelum pengiriman barang atau jasa. Proforma Invoice dikirimkan kepada pelanggan sebelum produk diterima karena produk yang diinginkan pelanggan akan segera dikirim atau belum lengkap.

Untuk pelanggan, dokumen faktur proforma dapat membantu Anda menemukan pembaruan terbaru dan melihat penawaran transaksi seperti biaya produk, pengiriman, dan penanganan. Oleh karena itu, dokumen tersebut mungkin dapat diartikan sebagai faktur sementara dalam istilah yang sudah disederhanakan.

proforma invoice

Pengertian Proforma Invoice

Proforma Invoice adalah salah satu dokumen terpenting dan sekilas terlihat seperti faktur biasa. Namun, faktur kutipan ini pada dasarnya berbeda dari faktur pembelian biasa. Sobat, definisi umum yang masyarakat kenal dari Proforma Invoice adalah satu faktur yang diterbitkan oleh penjual atau pemasok kepada pelanggan sebelum barang atau jasa dikirimkan.

Dokumen invoice ini hanya merupakan dokumen pendahuluan atau Ivoice karena barang atau jasa yang dikirim oleh pemasok belum diterima oleh customer. Artinya, Anda hanya perlu membaca semua informasi dari proforma invoice sebelum melakukan konfirmasi harga, total invoice, atau jumlah yang akan dibayar pembeli nantinya.

Selain itu, Proforma Invoice hanya dapat digunakan sebagai faktur pertukaran sementara. Hal ini dikarenakan Proforma Invoice dikeluarkan pada saat penjual atau pemasok menyediakan barang atau jasa secara bertahap.

Oleh karena itu, berkas Proforma Invoice ini berfungsi sebagai invoice reminder pembeli yang dikeluarkan oleh penjual untuk setiap pengiriman barang, memantau keakuratan barang dan jumlah yang diterima dari pembeli.

Perbedaan Antara Proforma Invoice dengan Invoice

Mungkin jika hanya mengetahui pengertian saja tidaklah cukup untuk memahami apa sih maksud dari kedua jenis invoice ini. Maka dari itu, kami akan memberikan informasi bahwa ada beberapa perbedaan dasar dari Proforma Invoice dan Invoice umum yakni pada Invoice biasa, isi dokumen terkait dengan produk atau layanan yang Anda beli.

Selain itu, pembeli akan menerima informasi tentang jumlah faktur dan syarat pembayaran yang harus dilunasi. Oleh karena itu, jika menilik dari uraian ini, kita dapat menyimpulkan bahwa perbedaan utama antara Proforma Invoice dan Invoice biasa atau umum adalah pada saat jangka waktu dokumen itu diterbitkan.

Kelola faktur pajak perusahaan menjadi lebih praktis menggunakan e-Faktur dari Klikpajak. Terintegrasi dengan fitur perpajakan online lainnya.

Dokumen Proforma Invoice diterbitkan pada saat proses transaksi masih berupa faktur pertukaran, sedangkan invoice biasa diterbitkan pada saat proses transaksi antara penjual dan pembeli telah selesai.

Fungsi Proforma Invoice

Fungsi penting yang sudah banyak orang tahu dari penerbitan Proforma Invoice ini tentunya untuk meningkatkan kepercayaan antara penjual dan pembeli, dan agar tidak terjadi penipuan yang dapat merugikan salah satu pihak.

Nah, di bawah ini akan kami sajikan fungsi-fungsi penerbitan Proforma Invoice antara penjual dan pembeli:

  • Indikator harga: Fitur lain dari penerbitan Proforma Invoice ialah indikator harga atau informasi tentang jumlah harga yang akan segera dibayar pembeli.
  • Seller bisa mengira berapa jumlah semua produk. Proforma Invoice memungkinkan penjual atau pemasok untuk memperkirakan jumlah produk yang akan dibeli pelanggan.
  • Bantuan memverifikasi produk pembeli. Selain itu, menggunakan Proforma Invoice memudahkan pembeli untuk memverifikasi kesesuaian dan harga produk.
  • Referensi: Proforma Invoice juga dapat digunakan sebagai referensi valid yang nantinya dapat dimasukkan ke dalam catatan keuangan pembeli atau penjual. Selain itu, pembeli dapat menggunakan Proforma Invoice ini sebagai pengingat jumlah barang yang diterima pada saat dijual kembali.
  • Dalam beberapa kasus, Anda dapat menggunakan dokumen Proforma Invoice sebagai dokumen faktur pajak.
  • Fungsi utama terakhir dari interim exchange invoice atau dikenal sebagai Proforma Invoice adalah sebagai jaminan terhadap segala kesalahan yang mungkin terjadi dalam aktivitas perdagangan Anda, baik di pihak pembeli maupun pihak penjual.

Oleh karena itu, berdasarkan berbagai fitur tersebut, banyak perusahaan membuat faktur alternatif sementara (faktur proforma) dalam kegiatan komersial mereka.

Jenis Transaksi yang Memerlukan Proforma Invoice

Sebetulnya, umumnya Proforma Invoice atau faktur proforma bukanlah invoice yang perlu dikeluarkan untuk berbagai aktivitas transaksi. Namun, ada beberapa syarat bahwa penjual harus mengeluarkan faktur proforma tersebut dan menunjukkannya kepada pembeli. Salah satunya ketika bentuk transaksinya adalah titipan oleh pembeli.

Jika ini terjadi, penjual harus menerbitkan faktur pertukaran sementara atau Proforma Invoice untuk membuktikan bahwa aktivitas perdagangan dijamin dan proses pemesanan dapat diselesaikan nanti.

Berikutnya, Proforma Invoice (faktur pertukaran sementara) dapat diterbitkan jika penjual meminta pembeli untuk membayar pembayaran awal. Oleh karena itu, penjual juga ingin memastikan bahwa pembeli berurusan dengan mereka dengan mengeluarkan faktur pertukaran sementara (Proforma Invoice).

Penerbitan dan penyediaan faktur pertukaran sementara (Proforma Invoice) sering dilakukan oleh penjual, seperti yang dilakukan pada contoh di atas. Mengapa itu bisa terjadi? Secara umum, karena ada banyak penjual yang mencurangi customernya, pembeli banyak menyesali dan umumnya mencari harga dan kualitas yang dianggapnya paling tepat.

e-Faktur PPN dari Klikpajak untuk kelola faktur pajak hingga lapor PPN hanya di satu aplikasi saja.

Oleh karena itu, jika penjual tidak dihubungi oleh pembeli untuk waktu yang lama, memberikan faktur pertukaran interim atau Proforma Invoice yang telah dieksekusi sebelumnya dapat menjadi tanda bahwa aktivitas perdagangan masih berlanjut.

Informasi yang Harus Disiapkan dalam Membuat Proforma Invoice

Agar Proforma Invoice (faktur pertukaran sementara) ini berfungsi dengan baik, dokumen tersebut harus memuat informasi yang lengkap dan terperinci tentang aktivitas transaksi yang dilakukan. Oleh karena itu, penjual nantinya akan memberikan informasi lebih lanjut kepada pembeli tentang aktivitas perdagangan yang sedang berlangsung.

Catat Identitas atau Data Diri Pengirim

Saat membuat faktur Proforma Invoice), hal pertama yang Anda miliki adalah ID penjual atau perusahaan yang mengirimkan barang atau jasa. Informasi ini dianggap sangat penting untuk dapat menunjukkan kepada pembeli informasi di mana aktivitas perdagangan dilakukan.

Perhatikan Tanggal Terbitnya

Selain ID, Proforma Invoice (faktur pertukaran sementara) juga harus mencantumkan tanggal penerbitan dokumen tersebut. Hal ini dilakukan sebagai penanda saat aktivitas transaksi dilakukan, meminimalkan pencatatan keuangan oleh masing-masing pihak.

Berikan Rincian Produk di Dokumen

Proforma Invoice juga harus mencakup rincian nama dan deskripsi produk atau layanan sebagai indikator produk atau layanan yang dikirim ke pembeli. Selain itu, harga, jumlah barang, bea masuk, dan jumlah pajak harus dirinci pada dokumen tersebut. Terakhir, Anda harus memberikan perincian dan tanggal jatuh tempo berdasarkan perjanjian sebelumnya dengan pembeli dan menentukannya dalam informasi faktur pertukaran sementara.

Jangan Lupakan Pula Informasi Tambahan

Saat menerbitkan faktur pertukaran sementara, penjual juga harus memberikan informasi lain yang mungkin atau mungkin tidak perlu dimasukkan, seperti: Informasi penjualan dan pemasaran. Dengan cara ini, semua pihak dapat menerima informasi penting tentang aktivitas perdagangan yang sedang berlangsung.

Perbedaan antara Proforma Invoice dan Purchase Order

Proforma Invoice atau faktur proforma seringkali sama dengan pesanan. Kedua jenis dokumen tersebut meliputi deskripsi, jumlah, harga, diskon, syarat pembayaran, dan syarat lain. Perbedaannya, bagaimanapun, adalah bahwa Performa Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan dikirim ke pembeli. Pesanan, di sisi lain, adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli dan dikirim ke penjual.

Selain itu, pesanan dapat dianggap sebagai dokumen komersial. Ini berarti konfirmasi resmi dari penjualan. Faktur proforma, di sisi lain, adalah penawaran penjualan, bukan konfirmasi. Untuk alasan ini, pesanan adalah kontrak yang mengikat secara hukum, tetapi ketentuan faktur proforma dapat berubah.

Unsur-Unsur Wajib dalam Pembuatan Proforma Invoice

Saat membuat Proforma Invoice (faktur proforma), ada beberapa hal yang perlu Anda sertakan dalam dokumen Anda. Ini termasuk identitas penjual, tanggal penerbitan faktur proforma, nama dan deskripsi produk atau layanan yang dibeli, harga pembelian, tarif pajak, pajak dan total harga pembelian, rincian pembayaran, tanggal yang disepakati, dan banyak lagi transaksi disertakan. Informasi yang dianggap penting oleh pembeli, termasuk informasi penjualan dan pemasaran.

Perbedaan dan Jenis Invoice Yang Biasanya Dikeluarkan

Umumnya yang diketahui ada dua jenis faktur yang dikeluarkan oleh penjual. Yang pertama adalah faktur yang membuktikan transaksi dan memiliki tanggal jatuh tempo. Yang kedua adalah invoice awal atau sering disebut dengan faktur proforma. Kedua invoice ini biasanya digunakan sebagai token, namun memiliki fungsi yang berbeda.

Proforma Invoice bersifat final dan biasanya tidak diubah. Dokumen tersebut, di sisi lain, bersifat sementara. Ini akan diganti dengan faktur yang sesuai ketika barang diterima, ketika layanan diberikan sesuai kesepakatan, atau ketika negosiasi berlangsung. Dokumen faktur proforma bersifat sementara dan akan diberikan sebelum pengiriman barang. Menyajikan faktur ini akan memperjelas barang mana yang akan dikirim dan layanan mana yang akan diberikan.

Manfaat dari Pembuatan Proforma Invoice

Manfaat terutama pembuatan Proforma Invoice atau faktur proforma adalah untuk memberikan informasi kepada pelanggan tentang jumlah total yang harus dibayar. Ini memberi pelanggan lebih percaya diri dalam bisnis Anda. Faktur proforma memiliki banyak manfaat bisnis. Umumnya, keuntungan dari perhitungan ini terdiri dari:

  • Menjadi alat untuk menampilkan penawaran harga. Untuk beberapa produk, harga bahan bisa berfluktuasi, sehingga seringkali tidak mungkin untuk mengetahui harga pastinya pada awalnya. Faktur proforma memungkinkan pembeli untuk memperkirakan harga barang yang telah mereka beli sebelum barang tersebut akhirnya selesai dan dikirim.
  • Catat kutipan untuk produk yang Anda beli. Item yang Anda beli mungkin kehabisan stok atau jumlahnya dapat berubah. Perubahan dapat dilakukan pada faktur proforma ini jika perubahan dilakukan dengan kesepakatan bersama.
  • Ubah jumlahnya. Pembeli mungkin dapat membuat perubahan sendiri karena mereka membutuhkan lebih banyak barang. Kami menyarankan Anda mengubah faktur sementara daripada membuat faktur terpisah. Dapat digunakan sebagai referensi untuk laporan keuangan. Faktur kutipan dapat digunakan sebagai alat yang sah untuk menyiapkan laporan keuangan. Dari kutipan invoice ini, Anda dapat menerbitkan faktur penjualan setelah beberapa kali mengubah harga jumlah produk atau layanan yang dibeli.
  • Referensi yang valid saat menjual kembali suatu barang. Proforma Invoice dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa produk yang dibeli berasal dari produsen tertentu dan asli. Oh ya ini referensi yang valid juga untuk faktur pajak. Faktur dapat digunakan untuk rujukan yang valid jika terjadi masalah atau kondisi tertentu.
  • Bukti kesalahan pengiriman barang. Misalnya, jika Anda kehabisan stok atau jika produk tidak sesuai dengan yang Anda inginkan.

Kesimpulan

Secara umum, Proforma Invoice atau faktur proforma dapat diartikan sebagai invoice sementara. Dokumen ini dibuat karena barang atau jasa belum ditawarkan atau diselesaikan. Selain itu, pembeli perlu mengetahui pembaruan terbaru, karena faktur ini juga akan dibuat jika ada masalah pengiriman.

Faktur akan dikirim setelah semua barang telah dikirim atau diservis. Faktur ini biasanya jatuh tempo dan barang atau jasa diterima sebelum batas waktu dan harus segera dibayar.

Jika Anda berada dalam bisnis, manfaatkan sistem ini dengan baik. Ini adalah bagaimana bisnis Anda tumbuh. Ketika masalah akuntansi ini menjadi kacau, menjadi sulit untuk menjalankan bisnis yang mereka jalankan.

Kategori : Tips Pajak

PUBLISHED03 Jun 2022
Mochammad Fadhil
Mochammad Fadhil

SHARE THIS ARTICLE: