Simplifikasi Alur Kerja Karyawan Keuangan di Era ‘New Normal’

Simplifikasi Alur Kerja Karyawan Keuangan di Era ‘New Normal’

Pandemi Covid-19 bukan masa yang mudah bagi dunia usaha. Klikpajak by Mekari akan menyajikan studi kasus bagaimana simplifikasi alur kerja karyawan keuangan di era ‘New Normal’ ini bisa diwujudkan dalam menjalankan bisnis.

Kali ini, studi kasus yang diambil adalah bidang industri percetakan digital offset.

PT Louie Jaya Perkasa dengan nama merek Louie Printing didirikan pada 2010 oleh Aloysius Budi Laksana Hadimulyono, sebagai pemilik sekaligus direktur utama.

Bermula dari perusahaan jasa cetak digital offset (digital printing) untuk perusahaan-perusahaan korporasi skala besar, Louie Printing mulai menjangkau konsumen kalangan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) untuk bisa menggunakan jasa cetaknya meski dalam skala kecil.

Strategi Bisnis di era ‘New Normal’

Jika tanpa inovasi sebuah usaha akan kalah saing dan terbelakang bahkan berakhir gulung tikar, dalam menjalankan usaha juga dibutuhkan strategi untuk menjawab tantangan terbaru.

Salah satu tantangan bagi dunia usaha adalah pesatnya perkembangan teknologi digital dan ‘moral hazard’ dari pandemi Virus Corona atau Covid-19.

Di masa pandemi Covid-19 ini, hampir sebagian besar bisnis mengalami penurunan omzet. Tapi juga memunculkan banyak UMKM baru.

Meski perlahan, UMKM dari sektor industri rumah tangga seperti makanan olahan beku, peralatan kesehatan hingga pabrik masker dan lainnya terus tumbuh.

Kondisi ini membuat permintaan jasa cetak kemasan dari pangsa pasar UMKM terus meningkat di era ‘New Normal’.

“Pasar kita sebelumnya memang perusahaan besar dan ini masih tetap kita perlukan. Tapi di tengah Covid-19 ini kita memang lebih fokus ke retail karena semenjak Covid-19 banyak pengusaha-pengusaha baru,” kata Aloysius.

Menyusun strategi bisnis yang efektif di era ‘New Normal’ tidaklah mudah.

Perusahaan harus menyesuaikan proses bisnis dengan berbagai regulasi baru yang mengharuskan merombak beberapa proses internal, mulai dari cara melayani konsumen hingga proses administrasi yang mendukung penjualan.

Era 4.0

Tanpa mengimbangi berkembangnya teknologi canggih yang kini memasuki era 4.0, sebuah usaha akan sulit bersaing dan tertinggal.

Tantangan ini pun diamini Louie Printing dengan memperluas jangkauan pangsa pasar yang bisa menggunakan jasa percetakan digitalnya.

Perubahan ini jadi salah satu tantangan bagi perusahaan dalam memenuhi administrasi dari berbagai transaksi dengan konsumen.

Seperti halnya wajib membuat Faktur Pajak berbentuk elektronik atau e-Faktur yang ditetapkan pemerintah melalui Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-136/PJ/2014 berlaku 1 Juli 2014.

Juga dalam hal menjaga arus kas perusahaan melalui kelancaran penagihan dari banyaknya transaksi yang masuk, dan masih banyak lagi tantangan lain yang perlu diperhatikan. Semua itu butuh penanganan dan cara yang tepat.

Bisa dibayangkan jika berbagai kebutuhan administrasi perusahaan itu tidak bisa dipenuhi dengan baik.

Dampaknya, selain perusahaan sulit capai target pendapatan dari pasar yang dibidik, tidak efektif dan efisien dalam menjalankan operasional perusahaan. Juga urusan pemenuhan kewajiban perpajakan sebagai pengusaha yang dikenakan pajak menjadi sulit terpenuhi.

Ilustrasi menjalankan bisnis di era ‘New Normal’

Konsekuensi Perluasan Pasar di Era ‘New Normal’

Keputusan Louie Printing menjaring segmen UMKM bukan tanpa konsekuensi, terlebih lagi dihadapkan pada era ‘New Normal’.

Meningkatnya permintaan layanan berbagai produk cetak menyisakan pekerjaan rumah yang harus bisa diselesaikan, seperti banyaknya Faktur Pajak yang dibuat. 

Di sisi lain, perusahaan juga dihadapkan pada kondisi adanya pembatasan aktivitas masyarakat secara langsung (physical distancing) untuk menghindari dan menekan penyebaran Covid-19.

Aturan ini dikenal sebagai Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) yang ditetapkan pemerintah melalui Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/Menkes/239/2020.

Sejumlah pemerintah daerah menerapkan PSBB terutama di beberapa wilayah yang dianggap sebagai gugus baru penyebaran Covid-19 seperti DKI Jakarta, Surabaya, dan sejumlah kota lainnya.

Artinya, mulai dari tempat umum hingga perkantoran tutup dan berbagai layanan tatap muka ditiadakan sementara waktu. Hingga masyarakat harus terbiasa melakukan berbagai aktivitas termasuk bekerja dari rumah (work from home).

Kondisi ini tentunya memengaruhi aktivitas bisnis karena interaksi tersekat oleh ruang dan waktu. Sedangkan bagi Louie Printing, Faktur Pajak tentunya tetap harus dibuat.

Tapi pembuatan Faktur Pajak itu sendiri selama ini juga menghadapi banyak hambatan, seperti:

  • Harus menunggu pengumpulan data terlebih dahulu
  • Menunggu mitra memasukkan data pada tagihan (invoice)
  • Harus memasukkan ulang data pesanan pembelian
  • Rumit saat mencocokkan jenis barang dengan pesanan pembelian
  • Kesulitan saat harus melakukan pembetulan hingga pembatalan Faktur Pajak

Aloysius menyebutkan, banyak tagihan yang didapatkannya dan harus mengerjakan satu per satu saat membuat Faktur Pajak.

Katakanlah ada 10 tumpuk dengan setiap lembar tagihan terdiri dari 20 barang (item), kata Aloysius, maka akan ada 200 barang yang harus dimasukkan dalam Faktur Pajak.

"Kalau masih manual dicatat satu per satu, lalu ada kesalahan pembuatan Faktur Pajak itu, maka menghapusnya juga satu per satu. Itu butuh waktu lama. Jadi sering lembur kalau bikin Faktur Pajak," ungkapnya.

Penggunaan Sistem Informasi Berbasis Online di Era ‘New Normal’

Peran teknologi seolah menjadi jawaban atas gerak terbatas akibat pandemi Covid-19 dan menuntut manusia beradaptasi dengan era ‘New Normal’ demi kelangsungan hidup.

Sistem informasi berbasis daring ini mempermudah manusia dalam menjalankan aktivitasnya sehari-hari.

Inovasi teknologi kian hari terus berkembang. Seperti layanan transportasi online di Indonesia atau layanan keuangan berbasis cloud jadi bukti inovasi teknologi yang semakin memudahkan pekerjaan dan bisnis. Hal inilah yang dimanfaatkan Louie Printing untuk membangun dan mengembangkan bisnisnya.

PT Louie Jaya Perkasa mengadopsi model bisnis digital printing dan mengaplikasikan sistem bisnis online untuk mengoptimalkan jalannya usaha seperti penggunaan aplikasi kasir, media pelayanan konsumen melalui WhatsApp Business, hingga pembukuan secara daring.

“Teknologi itu berperan sekali mengurangi waktu-waktu terbuang. Maka saya mengoptimalisasikan proses bisnis melalui Moka POS sebagai sistem pencatatan kasir, Jurnal.id sebagai sistem pembukuan akuntansi, dan Klikpajak.id sebagai sistem kelola pajak online,” jelasnya.

Ilustrasi melakukan aktivitas perpajakan secara online di era ‘New Normal’

Mencari Solusi untuk Administrasi Perpajakan

Saat dihadapkan berbagai masalah administrasi perusahaan terutama urusan perpajakan sekaligus terbatasnya dalam melakukan aktivitas usaha, di sisi lain kebutuhan akan pemenuhan permintaan dari konsumen tinggi, maka yang jadi pertanyaan adalah:

  • Adakah cara yang lebih efektif untuk melakukan administrasi perpajakan?
  • Apakah ada perangkat yang bisa mempermudah operasional usaha di bidang keuangan?

Louie Printing memerlukan perangkat lunak yang disebut aplikasi perpajakan yang bisa mengakomodasi kebutuhan mereka di tengah situasi yang serba terbatas akibat pandami Covid-19.

Sehingga mereka bisa memenuhi kebutuhan pasar dengan baik, sekaligus bisa melakukan efisiensi usaha karena terbantu adanya sistem informasi teknologi yang digunakan perusahaan.

Apa yang dibutuhkan Louie Printing itu ditemukan pada aplikasi pajak online Klikpajak.id.

Bermula dari pencarian perangkat lunak (software) yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis atau biasa disebut Enterprise resource planning (ERP) yang dilakukannya.

Kemudian Louie Printing menemukan Jurnal.id yang merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan lengkap seperti, neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya.

Dari situlah ia menemukan bahwa pembukuan Jurnal.id bisa tersambung langsung dengan software perpajakan berbasis online, yakni Klikpajak.id.

"Setelah demo dan diskusi banyak dengan tim support Klikpajak.id, saya dan tim pajak mulai beralih dan mencoba fitur e-Faktur online Klikpajak.id. Saya lihat Klikpajak itu membuat kita tidak perlu lagi mengetik ulang invoice, kita cuma menarik data keuangan dari Jurnal.id. Nah, itu menghemat waktu," tutur Aloysius.

Software e-Faktur Online Permudah Pembuatan Faktur Pajak

Klikpajak menggunakan teknologi cloud sehingga pembuatan Faktur Pajak bisa dilakukan di mana saja dan tidak perlu khawatir Faktur Pajak atau bukti lapor pajak hilang jika terjadi kerusakan maupun kehilangan komputer juga laptop.

Bukan hanya itu, Louie Printing juga memerlukan pembuatan Faktur Pajak yang mudah dan simpel serta menghindarkan dari kesalahan pencatatan yang mengharuskan membuat pembetulan Faktur Pajak.

Di Klikpajak, hal ini bisa dihindari dengan pembuatan Faktur Pajak Draft dan bisa lebih cepat. Karena hanya mengimport data dari Jurnal.id yang akan dibikin Faktur Pajaknya, ini merupakan teknologi canggih yang semakin mempermudah pengolahan data pajak.

Menurut Louie, penggunaan tools seperti Klikpajak, dapat membantunya mempermudah mengerjakan pekerjaan-pekerjaan pembukuan dan perpajakan dengan para mitranya. Mulai dari pembuatan Invoice penjualan dan Faktur Pajak, penerbitan ID Billing, penagihan piutang, pengelolaan perpajakan hingga pelaporan Surat Pemberitahuan (SPT) Masa/Tahunan Pajak Penghasilan (PPh).

“Saya lihat setelah menggunakan Klikpajak.id, kita tidak perlu lagi mengetik ulang (invoice). Kita cuma menarik data dari Jurnal.id. Jadi menghemat waktu. Saya lihat aplikasi ini cukup membantu sekali ya, dari one apps can do everything,” ujar Louie.

Keputusan Louie Printing yang memanfaatkan aplikasi e-Faktur Klikpajak telah membuahkan hasil signifikan dalam penerbitan Faktur Pajak untuk menjalankan bisnis digital printing ini.

Ingin melihat bagaimana Klikpajak dapat membantu bisnis Anda dalam membuat Faktur Pajak secara efektif yang dapat menghemat banyak waktu Anda? Kami senang berbicara dengan Anda. Jadwalkan demo dan kami dapat menunjukkan caranya.

Tentang Perusahaan

Industri: Percetakan Digital (Digital Printing)

Lokasi: Jakarta

Total Faktur Pajak: Lebih dari 1000 per tahun

Titik Masalah:

Pandemi Covid-19 membuat aktivitas usaha bisa saja terhambat dan tidak bisa mengimbangi tingginya transaksi keuangan perusahaan, seiring banyaknya permintaan dari klien.

Sehingga berdampak pada inefisiensi dan tidak efektifnya urusan administrasi keuangan perusahaan. Seperti dalam pembuatan Faktur Pajak, penagihan piutang, pengarsipan data perpajakan, pembayaran dan pelaporan pajak.

Solusi Klikpajak:

Klikpajak.id menyediakan solusi pembuatan faktur pajak elektronik melalui fitur e-Faktur yang terintegrasi dengan sistem pembukuan akuntansi online Jurnal by Mekari yang berbasis aplikasi integrasi antarmuka pemrograman (an application programming interface/API integration).

Melalui sistem yang terintegrasi ini, pengolahan data pajak mulai dari proses pembuatan, pembayaran hingga pelaporan pajak bisa lebih cepat dan mudah.


PUBLISHED11 Aug 2020
Fitriya
Fitriya

SHARE THIS ARTICLE: